Dalam setiap organisasi perlu dilakukan serangkaian kegiatan agar perusahaan dapat bergerak maju, selain dapat memenuhi tujuan yang diajukan dan menawarkan produk dan jasa yang menjadi spesialisasinya.
Meskipun kita dapat berbicara tentang ratusan fungsi yang dilakukan dalam sebuah perusahaan, kenyataannya hanya ada dua minggu jika kita mengelompokkannya ke dalam fungsi yang lebih umum.
Selanjutnya, kita akan menemukan apa saja fungsi kantor utama dan apa pentingnya bagi seluruh organisasi secara keseluruhan.
- Artikel terkait: “Psikologi kerja dan organisasi: profesi dengan masa depan”
15 fungsi kantor (fitur dan ruang kerja)
Di setiap organisasi ada beberapa karyawan yang menjalankan fungsi yang berbeda. Masing-masing dari mereka terspesialisasi dalam bidangnya, yang mungkin memerlukan beberapa jenis pelatihan yang kurang lebih tinggi dan diperlukan untuk menjalankan fungsi yang mereka lakukan dalam organisasi. Fungsinya sangat beragam, menangani aspek-aspek seperti administrasi, inventaris, manajemen keuangan, seleksi karyawan atau distribusi surat.
Organisasi dapat digambarkan sebagai organisme di mana jika salah satu bagiannya tidak berfungsi dengan baik, keseluruhannya akan gagal atau kurang berfungsi. Itulah mengapa sangat penting bahwa pekerja perusahaan menguasai keterampilan yang diharapkan dari mereka ketika melaksanakan tugas yang diberikan kepada mereka, memanfaatkan komunikasi lisan yang baik, keterampilan organisasi, menulis dokumen dan pengetahuan otomatisasi kantor. Semua keterampilan ini terkait dengan 15 fungsi kantor teratas yang akan kita lihat selanjutnya.
1. Perencanaan
Perencanaan berada di urutan teratas daftar kita karena ini adalah tugas terpenting dalam sebuah organisasi. Ini menyiratkan mendefinisikan metode dan struktur organisasi apa yang akan dilakukan di perusahaan, dengan jelas menetapkan rencana bisnis yang diharapkan.
Meskipun ada alat teknologi yang membantu untuk menentukan metode yang digariskan dalam rencana bisnis dan mendistribusikan tugas di antara anggota staf, penting bahwa perencanaan yang baik telah ditetapkan sejak awal. Jika Anda tidak memulai dengan langkah yang benar, sulit untuk mencapai tujuan bisnis yang ingin dicapai organisasi.
Penanggung jawab perencanaan harus memiliki visi bisnis yang jelas, di samping memiliki pengetahuan mendalam tentang hierarki dalam perusahaan dan kekuatan dan kelemahan anggota yang diyakini memadai untuk tujuan. ditetapkan untuk mereka.
2. Penyusunan dokumen
Banyak yang tertulis di setiap kantor. Salah satu tugas yang paling memakan waktu bagi pekerja perusahaan adalah menulis laporan dan dokumen terkait seperti menyalin percakapan dan rapat penting, serta mencatatnya. Aspek-aspek seperti inspeksi dan tinjauan inventaris juga disusun dan dicatat.
Penyusunan dokumen juga mencakup pengembangan panduan dan protokol untuk membantu pekerja, pemula dan veteran, untuk memahami apa yang harus mereka lakukan dalam setiap kasus atau tugas yang diminta dari mereka. Mereka juga dapat merinci aspek-aspek seperti pendahuluan, kemajuan, hasil, keuntungan dan kerugian dari penerapan satu metode atau lainnya dalam situasi tertentu yang sangat penting bagi perusahaan.
- Anda mungkin tertarik: “Psikologi memberi Anda 6 tips untuk menulis lebih baik”
3. Menghadiri rapat
Apa itu perusahaan tanpa pertemuan bisnis yang terkenal? Di setiap organisasi, pertemuan diadakan antara anggota tim kerja, di mana ide-ide dipertukarkan, presentasi dibagikan, dan laporan disajikan pada proyek yang sedang berlangsung.
Pertemuan-pertemuan ini diadakan dengan tujuan untuk menempatkan sudut pandang yang sama dan menyelaraskan pandangan mereka untuk pencapaian tujuan atau penyelesaian proyek tertentu. Mereka mencoba untuk mengatur arah yang harus diikuti pekerja untuk bekerja menuju tujuan yang sama, dengan cara yang terkoordinasi dan tanpa perlu mengulangi tugas di antara mereka. Untuk alasan ini, rapat menetapkan peran, tugas dan tenggat waktu untuk masing-masing dari mereka.
Apa yang dikomentari dalam rapat dicatat dalam risalah atau risalah untuk diarsipkan. Frekuensi, durasi, dan aspek yang akan dibahas ditentukan oleh organisasi itu sendiri dan peserta rapat. Misalnya, ada perusahaan yang rapat diadakan setiap hari, sedangkan di perusahaan lain ada yang mingguan, dua mingguan, bulanan… Frekuensi rapat akan tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan dan apa yang dibahas di dalamnya.
- Anda mungkin tertarik: “6 jenis komunikasi organisasi”
4. Penjadwalan pertemuan
Pertemuan, secara langsung atau online, hanyalah puncak gunung es. Di balik masing-masing dari mereka ada banyak persiapan, investasi waktu dan sumber daya untuk memperjelas apa yang akan dibicarakan atau apa yang akan dilakukan di dalamnya.
Kelihatannya sederhana, tetapi berhenti menjadi jika kita berpikir bahwa siapa pun yang bertanggung jawab untuk menjadwalkan pertemuan tersebut harus mengetahui proyek yang akan dibahas, siapa orang yang tertarik untuk hadir, dan jam berapa. baik untuk mereka.
Menjadwalkan rapat tidak hanya berarti menentukan tempat, waktu, dan peserta, tetapi juga memastikan bahwa peserta dapat hadir dan waktu yang dipilih tidak bertepatan dengan tugas atau rapat lain yang lebih penting. Selain itu, ini menyiratkan memutuskan apakah topik yang ingin Anda bicarakan cukup penting untuk dibahas dalam rapat, baik secara langsung atau online, karena tidak ada yang mau mengadakan rapat untuk hal-hal yang dapat didiskusikan melalui obrolan atau email.
- Anda mungkin tertarik: “Manajemen waktu: 13 tips untuk memanfaatkan jam-jam dalam sehari”
5. Tinjauan surat organisasi
Fungsi kantor lainnya adalah memeriksa email organisasi. Awalnya terdengar sederhana, tampaknya hanya melibatkan pembukaan email yang kita terima dari berbagai level perusahaan tempat kita bekerja. Namun, kenyataannya adalah bahwa itu adalah salah satu kegiatan yang dapat membawa kita paling lama, dan ada penelitian yang menunjukkan bahwa rata-rata kita menghabiskan rata-rata 20,5 jam seminggu untuk melakukan tugas ini.
Email yang dikirim oleh perusahaan kita harus dibaca secara mendalam, dengan memperhatikan aspek penting yang diberitahukan oleh atasan atau rekan kerja kita dan perhatikan bahwa tidak ada pesan penting yang salah tempat. Kita juga harus menanggapi mereka, karena tidak terlalu profesional atau ramah untuk tidak memberikan jawaban terima kasih atau komentar kecil bahwa kita telah menerima pesan seperti itu baik dari atasan maupun bawahan.
- Artikel terkait: “11 bagian email (dijelaskan dan dengan contoh)”
6. Distribusi surat perusahaan
Distribusi surat di perusahaan adalah tugas di mana pelatihan ekstensif tidak diperlukan, meskipun melibatkan banyak tanggung jawab. Anda harus memiliki rasa urgensi yang besar, organisasi yang baik dan mengetahui semua departemen, kantor, dan posisi penting dalam perusahaan untuk menyampaikan informasi kepada orang-orang yang cocok untuk Anda dan sesegera mungkin.
Dokumen dan item lain yang mungkin ditunggu oleh karyawan organisasi Anda termasuk faktur pemasok, surat tanggapan dari badan pemerintah, kartu kredit, tata letak, folio, perangkat elektronik seperti kartu grafis, dan bahan mentah.
7. Logistik
Logistik berkaitan dengan pengangkutan semua barang yang berhubungan dengan perusahaan, baik kedatangannya di perusahaan maupun keberangkatannya ke orang lain dan penyimpanan.
Fungsi ini juga mencakup interaksi dengan pemasok sehingga mereka memberi kita bahan baku penting dalam pembuatan produk dan layanan yang ditawarkan oleh organisasi. Siapa pun yang menangani logistik bertujuan untuk memastikan perusahaan memiliki semua yang dibutuhkan untuk menjaga produksi tetap berjalan.
8. Penyelesaian panggilan
Telepon terus menjadi salah satu alat komunikasi yang paling banyak digunakan dan dunia bisnis tidak asing dengan ini. Penyelesaian panggilan adalah fungsi mendasar di organisasi mana pun, menjadi cara Anda berkomunikasi dengan klien, pemasok, atau di antara rekan kerja Anda.
Fungsi ini tidak sesederhana kedengarannya. Untuk menjalankannya dengan benar, diperlukan tingkat protokol tertentu karena, terutama yang berkaitan dengan klien potensial, ini adalah bentuk kontak pertama bagi banyak dari mereka, baik mereka yang menelepon perusahaan maupun mereka yang dipanggil untuk memberi tahu mereka tentang penawaran Anda. (telemarketer). Aturan kesopanan harus dihormati, nada kelembagaan harus dipertahankan, dan volume suara dan kosa kata harus dipantau.
Siapa pun yang bertanggung jawab atas telepon harus menyadari apa yang dikatakan orang yang berbicara dengan mereka, baik itu pemasok atau pelanggan. Sementara fungsi ini sedang dilakukan, telemarketer harus menuliskan berapa banyak informasi lebih baik terkait dengan lawan bicaranya, untuk memperluas database kontak perusahaan dengan pelanggan potensial atau pemasok yang menarik.
- Artikel terkait: “Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya”
9. Layanan pelanggan
Layanan pelanggan terdiri dari perhatian fisik kepada pelanggan sehubungan dengan pertanyaan dan keraguan yang mungkin mereka miliki tentang layanan atau produk yang ditawarkan oleh organisasi.
Ini adalah salah satu fungsi yang paling sensitif di perusahaan, karena tergantung pada perlakuan yang diberikan kepada pelanggan dan seberapa efektifnya untuk menyelesaikan keraguan atau keluhan mereka tentang produk atau layanan, mereka akan puas atau tidak.
- Anda mungkin tertarik: “12 trik psikologis yang digunakan supermarket untuk membuat Anda menghabiskan lebih banyak uang”
10. Organisasi file
Organisasi file adalah aspek kunci dalam perusahaan, apakah itu dilakukan dalam format kertas atau digital.
Dengan satu atau lain cara, semua aktivitas di perusahaan menghasilkan beberapa jenis dokumen yang harus disimpan seperti faktur, risalah, catatan, risalah, laporan penjualan, laporan tercetak… Informasi ini harus dikatalogkan, diarsipkan dan dilindungi, tergantung pada tingkat kepentingannya dan apakah kueri Anda mungkin untuk masa depan.
11. Mencetak dan menyalin dokumen
Pencetakan dokumen hanya itu, cetak file yang diperlukan, miliki dalam format fisik dan kirimkan ke pekerja yang tepat.
Fungsi ini digabungkan dengan pengorganisasian file, karena mungkin juga diperlukan untuk mencetak dokumen yang disimpan sebelumnya dalam format digital untuk mendapatkan salinan fisik pengganti dan menyimpannya di tempat yang sesuai.
12. Pemilihan personel
Tidak ada perusahaan yang mempertahankan pekerjanya secara permanen, baik karena mereka sendiri yang memutuskan untuk keluar, dipecat atau mati begitu saja. Orang-orang datang dan pergi, dan Anda perlu merekrut karyawan baru agar mereka dapat bekerja sebaik mungkin. Seleksi personel terdiri dari memilih pekerja masa depan dari antara calon yang mungkin.
Tugas yang berkaitan dengan rekrutmen kita harus mewawancarai kandidat, melihat resume mereka, menyelidiki sidik jari mereka dan memastikan bahwa referensi mereka benar.
- Artikel terkait: “Pemilihan personel: 10 kunci memilih karyawan terbaik”
13. Inventaris
Fungsi persediaan melibatkan pencarian sumber daya apa yang dimiliki perusahaan dan apakah diperlukan objek atau unsur tertentu untuk dapat menjalankan fungsinya dengan baik. Pengambil inventaris bertanggung jawab untuk mencari tahu apakah perlengkapan kantor, peralatan, perabotan, perlengkapan kebersihan, atau barang lainnya hilang.
Ini juga merupakan bagian dari inventaris untuk menginformasikan tentang pendapatan dan pengeluaran sumber daya, seperti kegagalan atau kerusakan yang dialami sebagian dari mereka atau jika ada kecurigaan bahwa ada pekerja yang membawa pulang perlengkapan kantor. Semua ini akan dicatat dalam laporan yang merinci situasi sumber daya dan kemungkinan kebutuhan yang terjadi dalam menghadapi kelangkaan, jika ada.
14. Manajemen keuangan
Manajemen keuangan terdiri dari memastikan bahwa uang yang ditangani oleh organisasi memenuhi siklus hidup yang diharapkan, membeli dan menjual produk dan layanan yang dibutuhkan dan ditawarkan perusahaan dan menginvestasikannya dengan bijak. Ini juga berarti menyimpan semua faktur, mengirimkannya ke orang yang tepat, mendaftarkannya dan melakukan pembayaran administratif yang diperlukan.
15. Administrasi
Yang kita maksud dengan administrasi lebih banyak masalah yang berhubungan dengan dokumen, seperti masalah hukum dan birokrasi. Perusahaan perlu mengetahui dengan baik aspek hukum apa yang harus dipatuhi, selain memperhatikan caral dan dokumen yang harus diisi dan diajukan kepada administrasi negara untuk memastikan bahwa kegiatannya legal.