Dalam bisnis, sangat penting untuk memiliki catatan yang cermat tentang semua uang yang masuk dan keluar dari organisasi, dan berapa banyak yang diharapkan untuk dibelanjakan di masa depan.
Bagan akun adalah jenis dokumen yang berfungsi untuk memenuhi tujuan ini dan, meskipun mungkin tampak seperti kertas atau file digital sederhana di mana angka-angka diletakkan, kenyataannya adalah bahwa mereka mendasar bagi setiap perusahaan yang ingin terus bertahan..
Mari kita lihat lebih dekat apa itu, bagaimana cara membuatnya, jenis kode apa yang mereka gunakan dan apa strukturnya.
- Artikel terkait: ” 13 jenis teks dan ciri-cirinya “
Apa itu bagan akun?
Bagan akun adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat operasi organisasi. Dengan kata lain, ini digunakan untuk menetapkan struktur perusahaan saat melakukan akuntansi untuk kegiatan bisnis.
Jenis dokumen ini sangat penting dalam bidang akuntansi, karena sangat memudahkan pencatatan transaksi ekonomi, mensistematisasikan semua jenis pengeluaran dan pendapatan yang telah dilakukan. Umumnya, bagan akun diatur dalam urutan berikut: aset, kewajiban, modal, pendapatan, biaya, dan pengeluaran.
Peraturan masing-masing negara berarti bahwa perusahaan memiliki tingkat kebebasan yang bervariasi ketika menyiapkan jenis dokumen ini, menyesuaikannya dengan kebutuhan mereka dan lebih nyaman dengan realitas bisnis mereka. Ukuran katalog akan selalu tergantung pada seberapa kompleks bisnisnya.
Apa keuntungan utamanya?
Berkat fakta bahwa jenis dokumen ini biasanya sangat fleksibel, pekerja perusahaan dapat mencatat setiap operasi yang sama dengan cara yang ketat, dengan mempertimbangkan setiap perubahan masuk dan keluar uang dari organisasi.
Selain itu, berkat adanya catatan, baik dalam format kertas maupun digital, terdapat dokumen yang menunjukkan bagaimana aliran uang terjadi di perusahaan, baik saat masuk maupun saat keluar, dengan menjelaskan dengan cara apa uang itu mengalir. dan dalam jumlah berapa. Berkat ini, dalam hal penganggaran untuk berbagai tujuan, dimungkinkan untuk membuat perkiraan yang jauh lebih tepat tentang apa yang akan dibutuhkan atau apa yang akan dibelanjakan.
- Anda mungkin tertarik: ” 13 jenis teks dan karakteristiknya
Seperti yang diuraikan?
Saat merancang bagan akun, sangat penting untuk mengetahui transaksi apa yang terjadi dalam bisnis. Dengan cara ini, akan ada cukup data dari administrasi perusahaan.
Selain itu, karena setiap negara memiliki peraturan yang berbeda mengenai organisasi perusahaan dan pajak terkait (seperti PPN atau pajak penghasilan pribadi), penting untuk melihat peraturan saat ini dan melihat apakah perusahaan memiliki sesuatu yang tertunda untuk diselesaikan.
Aspek yang sangat penting ketika menyiapkan bagan akun adalah bahwa ia harus menerima perubahan di masa mendatang, karena selalu dapat terjadi bahwa suatu layanan telah dibebankan atau dibayar untuk itu pada akhirnya tidak diberikan atau telah diperkenalkan secara tidak benar. beberapa data.
Selama pengumpulan data, sangat penting untuk mempertimbangkan aspek-aspek berikut dari perusahaan :
- Data keuangan menurut departemen.
- Proyek.
- data daerah.
- Kewajiban pajak.
- Sumber penghasilan yang paling penting.
Untuk memudahkan penanganan data oleh akuntan dan pembukuan akun, biasanya digunakan pengkodean berikut dalam katalog akun:
- 1-000X untuk aset.
- 2-000X untuk kewajiban.
- 30.000X untuk modal.
- 4-000X untuk penghasilan.
- 5-000X untuk biaya.
- 6-000X untuk pengeluaran.
Fitur utama
Seperti yang telah kita lihat, bagan akun harus memenuhi serangkaian karakteristik agar benar-benar bermanfaat bagi perusahaan dan pekerjanya. Selanjutnya kita akan melihat lebih dalam apa saja ciri-ciri tersebut.
1. Fleksibilitas
Fleksibel dimaksudkan bahwa bagan akun harus dapat memungkinkan seseorang untuk menambahkan akun baru kepada mereka, sesuai dengan realitas perusahaan.
Kadang-kadang terjadi bahwa, ketika Anda sedang mempersiapkan jenis dokumen ini, Anda lupa untuk menambahkan beberapa biaya atau keuntungan. Karena itu, karena uang tidak pernah tertinggal dalam dunia bisnis, maka harus dicatat dalam dokumen, meskipun ditambahkan kemudian.
2. Akurasi
Adalah perlu bahwa transaksi-transaksi yang berbeda dari organisasi dikodekan secara tegas dan dengan ambiguitas seminimal mungkin. Simbol atau kode yang digunakan untuk biaya, kewajiban, aset, dll., harus paling sedikit mirip satu sama lain. Idenya adalah untuk menghindari segala jenis kebingungan.
3. Rasional
Bagan akun harus memfasilitasi kemampuan untuk mengelompokkan akun yang memiliki beberapa jenis hubungan, (misalnya, biaya bahan bangunan: kayu, batu bata, semen…)
4. Kesederhanaan
Bagan akun tidak boleh disiapkan seolah-olah itu adalah Codex Calixtino. Simbol-simbol yang digunakan harus mudah dihafal dan mudah diatur oleh para anggota perusahaan.
Katalog akun yang disiapkan sedemikian rupa sehingga pengguna harus berkonsultasi lagi dan lagi, apa arti kode atau huruf dalam manual tidak berfungsi sama sekali.
Jenis utama bagan akun
Ada berbagai jenis bagan akun tergantung pada jenis sistem enkripsi yang mereka gunakan. Di bawah ini adalah lima besar.
1. Dengan sistem abjad
Untuk merujuk pada aset, kewajiban, modal, pendapatan, biaya dan pengeluaran, huruf digunakan. Misalnya, ‘A’ untuk aset, ‘B’ untuk kewajiban, ‘C’ untuk ekuitas…
2. Dengan sistem desimal
Untuk merujuk pada istilah pajak yang berbeda yang disebutkan di atas, digunakan penomoran dari 0 hingga 9. Misalnya, 0 adalah aset, 1 adalah kewajiban…
3. Dengan sistem bilangan
Bagan akun yang menggunakan sistem nomor mengklasifikasikan semua akun dalam organisasi ke dalam kelompok dan subkelompok, menetapkan nomor untuk setiap jenis transaksi. Misalnya, 1 – aset, 11 – aset lancar, 11-10 kas…
4. Dengan sistem mnemonik
Rekening diklasifikasikan sedemikian rupa sehingga cara mereka dirujuk dalam katalog dapat dengan mudah dihafal. Misalnya, untuk aset Anda dapat menggunakan huruf ‘A’ dan untuk kewajiban huruf ‘P’, dan seterusnya. Kemudian, untuk merujuk ke subkelompok, huruf kecil digunakan. Misalnya, untuk aset lancar Anda bisa menggunakan ‘Ac’.
Harus dikatakan bahwa, meskipun memfasilitasi pembelajaran mereka, itu sedikit digunakan dalam kenyataan karena selalu ada risiko kecil ambiguitas, terutama di antara subkelompok.
5. Dengan sistem gabungan
Pada dasarnya, mereka adalah bagan akun yang menggunakan sistem pengkodean yang menggabungkan dua sistem yang disebutkan sebelumnya.
Apa strukturnya?
Ada tiga unsur penting dari katalog akun.
1. Kategori
Item akuntansi adalah apa yang memungkinkan membagi neraca perusahaan menjadi berbagai jenis akun, yaitu, apa itu aset, apa kewajiban, apa biaya…
2. Akun
Mereka adalah masing-masing garis yang membentuk aset, kewajiban, modal, dan lainnya.
3. Sub-akun
Sub- akun adalah semua unsur yang membentuk akun utama.
Referensi bibliografi:
- Marsden, SJ, (2010). Panduan Master Bookkeeper Australia. edisi ke-3 Sydney: CCH Australia Terbatas.
- Clarke, Edward A (2012). Akuntansi: pengantar prinsip dan praktik, Edisi ke-7. Cengage Learning Australia Pty Ltd. hal. 106-109.