Manajemen yang kita lakukan terhadap waktu kerja kita adalah salah satu aspek terpenting tidak hanya kinerja kerja, tetapi juga kepuasan kita di tempat kerja.
Sayangnya, ada “jebakan” tertentu yang kemungkinan besar akan terjadi pada pekerja di hampir semua posisi dalam bagan organisasi, dan penundaan adalah salah satunya. Di sini kita akan melihat apa kecenderungan untuk menunda-nunda ini dan bagaimana kaitannya dengan hukum Parkinson, ide yang sangat menarik tentang penggunaan yang cenderung kita buat dari jam yang tersedia.
- Artikel terkait: “3 aturan produktivitas terpenting (dan kunci psikologisnya)”
Apa itu penundaan?
Penundaan adalah, singkatnya, kecenderungan untuk meninggalkan tanggung jawab kita atau apa yang telah kita rencanakan untuk “sesaat lagi”. Ini adalah cara mengorbankan tujuan jangka menengah dan panjang demi kesejahteraan yang jauh lebih cepat dan itu berkaitan dengan penghindaran: fakta tidak menghadapi sesuatu yang akan membutuhkan upaya fisik dan / atau psikologis tertentu.
Tindakan memprioritaskan kesejahteraan saat ini di atas kesejahteraan masa depan adalah fenomena yang sangat sering terjadi yang dapat mengambil berbagai bentuk; Namun, dalam kasus penundaan, semacam fatamorgana tetap membuat kita percaya bahwa kita tidak meninggalkan apa yang telah kita usulkan, kita hanya menundanya. Namun, ini adalah penipuan diri sendiri, yang membuat kita melupakan fakta bahwa kita memang kehilangan sesuatu: waktu dan kemampuan untuk melakukan tugas ini dalam kondisi terbaik yang tersedia bagi kita ketika kita memutuskan untuk meninggalkannya di lain waktu.
Lebih jauh lagi, penundaan juga dapat menimbulkan biaya kualitatif, bukan hanya biaya kuantitatif. Pikirkan saat-saat ketika kita terlambat menyadari bahwa kita membutuhkan lebih banyak waktu untuk melakukan tugas ini daripada yang kita perkirakan sebelumnya. Dan tidak menunda-nunda juga berfungsi untuk mencegah kecelakaan semacam ini, memberi kita lebih banyak ruang untuk bermanuver untuk memperbaiki kejadian yang tidak terduga.
- Anda mungkin tertarik: “Manajemen waktu: 13 tips untuk memanfaatkan jam-jam dalam sehari”
Apa yang dikatakan hukum Parkinson?
Apa yang disebut hukum Parkinson, diusulkan oleh sejarawan Cyril Northcote Parkinson pada 1950-an, adalah gagasan bahwa, dalam kata-katanya sendiri, “pekerjaan diperluas untuk mencakup semua waktu yang kita miliki.” Dengan kata lain, secara default, kinerja aktivitas tertentu cenderung “meregangkan” hingga mencapai saat-saat terakhir dari periode yang telah kita rencanakan untuk didedikasikan untuk itu, praktis tanpa kita sadari.
Realitas yang diungkapkan melalui rumusan oleh Cyril Northcote Parkinson ini memiliki implikasi yang jelas dalam dunia perusahaan dan profesional pada umumnya: jika kita tidak melakukan sesuatu untuk menghindarinya, kita akan cenderung tidak memanfaatkan waktu secara optimal dan menyia-nyiakan menit, jam, dan hari. ditugaskan untuk suatu tugas. Di sana, kita berimprovisasi dan memutuskan bahwa keadaan akan menandai ritme kerja kita, kita tiba pada waktu atau tenggat waktu yang telah mencapai tujuan kita dengan susah payah, dan berkali-kali melihat diri kita perlu mencapai akselerasi akhir.
Dengan demikian, hukum Parkinson terkait erat dengan penundaan, karena ia mengungkapkan cara di mana kita bahkan tidak mencoba untuk menyelesaikan tugas dalam waktu kurang dari waktu maksimum yang diberikan untuk itu. Seperti dalam sebagian besar proses yang kita lihat bahwa kita punya banyak waktu, kita memutuskan untuk membuangnya melalui penundaan, mendorong situasi hingga batasnya. Selain itu, karena kita tidak melepaskan kewajiban atau tanggung jawab itu sampai akhir, kita bahkan tidak dapat sepenuhnya menikmati waktu yang terbuang dengan mengalihkan perhatian atau istirahat terlalu lama.
Beberapa tips untuk meningkatkan manajemen waktu saat bekerja
Untuk memerangi penundaan dan kecenderungan untuk membuang-buang waktu yang tersedia, disarankan untuk menerapkan strategi ini agar berhasil.
1. Bagilah tugas menjadi sub-tujuan
Memecah tujuan umum menjadi tujuan yang lebih kecil yang dapat dicapai dengan segera (dalam hitungan menit) adalah cara yang sangat baik untuk meningkatkan kinerja kerja kita.
Ini akan membuat kita semakin sulit untuk membuang waktu, terkena godaan untuk menyelesaikan tugas secara berurutan dengan melakukannya dalam waktu yang sangat singkat, bahkan tanpa perlu istirahat sejenak. Yang membawa kita ke tip berikutnya.
2. Masukkan istirahat pendek ke dalam sesi kerja
Sesi-sesi ini akan memungkinkan kita untuk selalu berada dalam kondisi yang baik untuk menangani tugas berikutnya, dan pada saat yang sama akan bertindak sebagai referensi sementara yang akan membantu kita untuk selalu menyadari kemajuan kita dan waktu yang tersisa.
3. Letakkan tugas yang terisolasi satu demi satu
Jika kita membuat tugas-tugas “longgar” menjadi sebuah blok, dalam waktu yang sangat singkat kita akan merasa bahwa kita telah melakukan banyak hal dan itu akan memotivasi kita untuk melanjutkan ritme kerja itu.
4. Atur pemicu untuk tindakan
Agar tidak membuang waktu, ada baiknya menciptakan pemicu untuk bertindak. Ini terdiri dari mentalisasi diri kita dengan gagasan bahwa, pada saat tertentu yang sangat spesifik, tugas berikutnya yang harus dilakukan tanpa alasan adalah memulai blok pekerjaan lain. Misalnya: “setelah saya selesai makan, saya akan kembali ke kantor saya dan membuka file dokumen yang harus saya selesaikan.” Ini tentang menghubungkan satu tindakan dengan tindakan lain, sehingga kita membutuhkan alasan yang sangat baik untuk memutuskan hubungan antara satu situasi dan situasi berikutnya.
Apakah Anda tertarik untuk mendapatkan bantuan psikologis di bidang profesional Anda?
Jika Anda berpikir untuk menerapkan prinsip-prinsip ilmu perilaku manusia pada pekerjaan Anda atau perusahaan Anda, silakan hubungi saya. Saya seorang psikolog ahli dalam psikologi kognitif-perilaku dan saya telah melayani individu dan organisasi selama bertahun-tahun baik di Madrid atau online melalui panggilan video.