Perusahaan cenderung mengoptimalkan proses mereka lebih dan lebih, dan untuk tujuan ini prosedur yang berbeda terus-menerus muncul yang mengejar tujuan ini.
Lingkaran kualitas adalah contoh yang baik untuk ini. Sepanjang artikel ini kita akan mempelajari secara rinci semua karakteristiknya, bagaimana hal itu dilakukan dan kita akan menemukan apa poin terkuatnya jika kita memutuskan untuk menggunakannya di organisasi kita sendiri.
- Artikel terkait: “Ilmu administrasi: apa itu, ciri-ciri dan fungsinya”
Apa itu lingkaran kualitas?
Lingkaran kualitas mengacu pada metodologi bisnis yang mencari optimalisasi proses melalui kelompok pekerja (lingkaran) yang menyatukan berbagai masalah dan aspek untuk perbaikan yang telah mereka temukan di departemen masing-masing dengan tujuan untuk menyatukan ide-ide yang berbeda. dan mencapai solusi yang memungkinkan penyelesaian jumlah insiden terbesar yang sebelumnya terdeteksi dalam analisis yang dilakukan.
Setelah anggota lingkaran kualitas mencapai kesepakatan ini, langkah selanjutnya adalah mentransfer ide-ide yang dipilih kepada kepala masing-masing departemen sehingga mereka dapat mempelajarinya dengan cermat, memeriksa apakah aplikasi mereka layak dan, jika mereka setuju, menerapkannya. mereka, mengalokasikan sumber daya departemen yang dibutuhkan sehingga proses baru mulai beroperasi dan efeknya dapat diketahui sesegera mungkin.
Apa yang membuat lingkaran kualitas begitu efektif dan berharga adalah bahwa informasi yang diberikan oleh para pekerja dari berbagai bagian perusahaan adalah langsung dan spontan, itu adalah masalah yang mereka amati dan alami sendiri sehari-hari. kesimpulan atau deduksi berdasarkan data pihak ketiga. Dengan cara ini, informasi yang tak ternilai tersedia untuk meningkatkan kualitas proses.
Metodologi ini muncul di Jepang pada tahun 60-an, negara yang selalu terdepan dalam penerapan prosedur baru untuk meningkatkan manajemen mutu. Pencipta metode baru ini adalah pengusaha dan ahli kimia Kaoru Ishikawa. Sejak penciptaannya, lingkaran kualitas tidak berhenti ditanamkan di banyak perusahaan Asia, menunjukkan keefektifannya dalam organisasi dengan potongan budaya klasik Timur.
Namun, pada awalnya tidak memiliki kesuksesan yang sama di dunia bisnis barat, masalah yang relatif umum dalam hal mengekspor metodologi ke wilayah budaya yang sangat berbeda. Tapi ini adalah masalah dengan solusi, karena pertanyaannya adalah untuk menyesuaikan metode ini dengan keistimewaan tempat di mana kita ingin menerapkannya. Dengan adaptasi budaya yang memadai, lingkaran kualitas sama efektifnya di Barat seperti di Timur.
Karakteristik
Dalam lingkaran kualitas ada sosok fasilitator, orang yang bertugas mengkoordinir kelompok dan menjelaskan dinamika yang akan diikuti. Fasilitator memberikan pelatihan metodologi yang memadai kepada teman sekelas lainnya. Semua anggota akan mengadakan pertemuan ini dalam jam kerja, dan mereka akan melakukannya dengan keteraturan tertentu, seperti yang disepakati oleh semua dan prioritas masalah yang akan dianalisis di setiap sesi.
Fasilitator hanya akan bertugas meminta partisipasi dari berbagai anggota lingkaran kualitas dan membimbing proses, tetapi tidak boleh mengevaluasi proposal yang dibuat, atau menyatakan mendukung atau menentang salah satu dari mereka, dan harus menjaga objektivitas dalam setiap momen. Ya, itu akan menjadi kewenangannya untuk menenangkan situasi konflik yang mungkin timbul antara komponen yang berbeda, sekali lagi mendesak anggota untuk melanjutkan metodologi.
Mengenai ukuran kelompok, direkomendasikan bahwa setiap lingkaran kualitas berisi setidaknya empat peserta dan berusaha untuk tidak lebih dari delapan. Ini adalah angka yang direkomendasikan, tetapi jumlah totalnya dapat disesuaikan dengan karakteristik khusus perusahaan, jumlah departemen yang dimilikinya, atau jika Anda ingin menangani kasus tertentu yang melibatkan lebih banyak pekerja dalam organisasi.
Dari antara anggota tersebut (karena figur fasilitator terpisah), harus dipilih satu sebagai juru bicara kelompok. Dia akan menjadi orang yang, setelah sesi selesai, memberikan ringkasan yang sesuai dengan langkah-langkah yang dipilih untuk kepala departemen yang berbeda. Kepengarangan dokumen ini sesuai dengan tim secara keseluruhan, bukan untuk siapa pun secara khusus, karena keputusan telah dibuat bersama, jadi tidak ada tanda tangan individu yang akan tercermin.
Lingkaran kualitas akan bertemu kembali secara siklis, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, meskipun direkomendasikan setidaknya ada satu pertemuan setiap tahun. Demikian pula, pembentukan lingkaran kualitas independen lainnya dapat didorong untuk menangani masalah yang berbeda, sehingga ada beberapa tim yang bekerja secara komplementer pada saat yang sama dan dengan demikian memecahkan berbagai masalah dalam waktu yang lebih singkat, yang selanjutnya mengoptimalkan prosedur.
- Artikel terkait: “Penyebaran fungsi kualitas: apa itu, dan karakteristiknya”
Implementasi metodologi ini untuk organisasi
Untuk menerapkan metodologi lingkaran kualitas, hal pertama yang kita butuhkan adalah persetujuan dari dewan direksi perusahaan, tentu saja. Setelah rencana disajikan, mereka yang bertanggung jawab harus mendukungnya dan mendorong berfungsinya lingkaran mulai sekarang, kondisi penting bagi mereka untuk makmur, karena tanpa kepercayaan dari para pemimpin perusahaan, kita tidak dapat mengharapkan lingkaran kualitas untuk berkembang. potensi yang dikandungnya.
Setelah mendapat lampu hijau, program implementasi harus dirancang disesuaikan dengan karakteristik perusahaan, mendorong munculnya lingkaran secara spontan, karena ini adalah pengaturan yang ideal untuk memulai program ini. Semua lingkaran kualitas harus didukung oleh organisasi independen, yang menyediakan semua sumber daya yang mereka butuhkan untuk operasi yang baik, pada tingkat ruang, material, atau sarana lain yang diperlukan.
Langkah selanjutnya adalah memilih fasilitator dari berbagai kalangan kualitas dan memberi mereka pelatihan yang sesuai sehingga mereka dapat melaksanakan tugas yang dipercayakan kepada mereka. Pada titik ini, perusahaan dapat secara resmi mengomunikasikan kepada semua pekerja penerapan metodologi ini sehingga setiap orang yang ingin dapat berpartisipasi dalam proses tersebut. Penting agar seluruh staf menyadari situasi ini, karena salah satu kunci untuk membuat lingkaran kualitas bekerja adalah komunikasi.
Kemudian putuskan masalah mana yang paling penting dan karena itu mereka harus mendedikasikan waktu di awal program. Anda tidak harus terlalu ambisius dan menangani semua masalah pada saat yang sama, tetapi membangun skala prioritas dan mencoba menyelesaikan setiap masalah sebelum melanjutkan ke masalah berikutnya. Selain itu, penting bahwa masalah pertama yang ditangani memiliki solusi yang relatif sederhana, karena memulai dengan sukses adalah kunci untuk meningkatkan implementasi.
Semuanya akan siap untuk memulai lingkaran kualitas pertama di perusahaan. Mungkin saja pada kesempatan-kesempatan pertama ini para pekerja enggan untuk berpartisipasi, mungkin karena tema-tema yang diajukan. Dalam hal ini, akan lebih tepat untuk menunggu beberapa saat untuk mengusulkan pembuatan lingkaran lagi, mengusulkan masalah yang berbeda kali ini, dengan harapan bahwa perubahan ini akan memotivasi anggota pertama untuk tampil.
Isi
Topik yang harus dibahas dalam lingkaran kualitas sangat bervariasi, terutama tergantung pada jenis perusahaan dan sektor di mana ia berada. Namun, ada panduan umum yang cocok untuk banyak perusahaan dan itu bisa menjadi panduan yang baik untuk mulai menerapkan metodologi tersebut. Demikian pula, ada sejumlah isu yang seharusnya tidak pernah menjadi topik pembicaraan di kalangan.
Sebagai contoh yang dapat dipilih, kita harus meningkatkan kualitas produk atau layanan yang ditawarkan, meningkatkan saluran komunikasi perusahaan dan koordinasi antar departemen, meminimalkan proses birokrasi, mengurangi biaya, menawarkan layanan pelanggan yang lebih memuaskan klien, meningkatkan kerja kondisi pada tingkat lingkungan (kenyamanan, kebersihan dan keamanan) atau mempersingkat tenggat waktu, sejauh mungkin.
Tapi kita sudah mengantisipasi bahwa ada isu-isu yang tidak layak untuk dianalisis oleh kalangan keamanan. Misalnya, kita tidak boleh membahas kondisi kerja karyawan, mempertanyakan kemampuan pemimpin tim atau rekan kerja lainnya, menilai strategi bisnis yang sedang dijalankan, atau mengomentari serangkaian masalah lainnya Keputusan perusahaan seperti PHK atau promosi tertentu rakyat.
Referensi bibliografi:
- Palom, FJ (1991). Lingkaran kualitas: teori dan praktik. Produkka.
- Ruelas-Barajas, E., Reyes-Zapata, H., Zurita, B., Vidal-Pineda, LM, Karmcher, S. (1990). Lingkaran kualitas sebagai strategi untuk program jaminan kualitas untuk perawatan medis di National Institute of Perinatology. Kesehatan Masyarakat Meksiko.
- Thompson, PC, Hassan, A. de. (1984). Lingkaran kualitas: bagaimana membuatnya bekerja. Norma Quito.