Teknik lima mengapa: apa itu dan bagaimana menggunakannya



Ada banyak teknik pemecahan masalah, semuanya sangat berguna tergantung pada jenis masalah yang akan dipecahkan.

Di antara yang paling populer berkat kesederhanaan penerapannya, kita memiliki teknik lima mengapa, alat yang memungkinkan kita menemukan akar penyebab masalah tertentu dengan mengajukan pertanyaan.

Meskipun mudah untuk menerapkan teknik ini, memerlukan beberapa langkah untuk diikuti, dengan mempertimbangkan beberapa tip dan juga menilai kekurangannya, sesuatu yang akan kita lihat di baris berikut. Tetap di sini untuk mempelajari lebih lanjut tentang teknik ini!

  • Artikel terkait: “Kelelahan psikologis selama konflik perburuhan”

Apa teknik lima mengapa?

Teknik lima mengapa, juga disebut tangga mengapa-mengapa atau mengapa, adalah strategi pemecahan masalah yang banyak digunakan yang memungkinkan kita menemukan akar penyebab masalah yang kompleks atau yang merupakan produk dari serangkaian penyebab. Penerapannya sangat sederhana, itulah sebabnya sangat populer dan digunakan di dunia pemecahan masalah.

Ideolog teknik ini diyakini adalah Sakichi Toyoda, seorang industrialis dan penemu Jepang yang mendirikan perusahaan Toyota. Toyoda menerapkan alat pemecahan masalah ini dalam pembuatan mobil. Kemudian insinyur Taiichi Ohno, juga dari Toyota, yang akan memberikan kesinambungan dan ketenaran pada teknik ini, mempopulerkan penerapannya.

Premis dari teknik ini sederhana, sedemikian rupa sehingga kita dapat merangkumnya dalam pernyataan berikut yang dibuat kepada rekan-rekan pabrikan Jepang ini: “amati bengkel produksi tanpa prasangka dan dengan pikiran kosong; ulangi ‘mengapa’ lima kali untuk setiap masalah”.

Pada dasarnya, ini adalah alat analisis sebab-akibat, yang bekerja melalui pertanyaan. Dengan strategi ini dimungkinkan untuk menganalisis suatu masalah dengan mengajukan pertanyaan “mengapa”. Setelah jawaban untuk “mengapa” pertama diperoleh, kita menanyakan pertanyaan yang sama lagi dan, seterusnya, sampai kita menemukan apa yang menyebabkan masalah yang kita selesaikan.

Biasanya, minimal lima mengapa diperlukan untuk menemukan sumber masalah, itulah sebabnya teknik menerima nama ini. Namun, terlepas dari apa namanya, tidak menanyakan lima mengapa tidak berarti bahwa alat tersebut tidak digunakan dengan benar, karena pertanyaan harus diajukan sampai dianggap bahwa akar penyebab dari fenomena yang dianalisis telah tercapai, tiga mengapa cukup atau tujuh sudah cukup.

  • Anda mungkin tertarik: “Sekolah administrasi kuantitatif: apa itu, dan karakteristiknya”

Bagaimana menerapkan teknik untuk memecahkan masalah?

Meskipun merupakan teknik yang cukup bebas, namun melakukan analisis dengan menggunakan teknik lima mengapa dengan tepat melibatkan beberapa pertimbangan.

Manajemen perlu dilibatkan dalam proses Lima Mengapa perusahaan. Untuk analisis itu sendiri, perlu dipertimbangkan siapa orang yang tepat untuk membentuk kelompok kerja. Juga disarankan untuk menggunakan seseorang yang dapat bertindak sebagai fasilitator dalam proses, dalam arti bahwa mereka cenderung mengajukan pertanyaan tentang masalah tertentu.

Sangat penting bahwa proses menemukan lima mengapa dilakukan pada selembar kertas atau, bahkan lebih baik, papan tulis. Dengan proxy dapat dilakukan dengan komputer, tetapi lebih baik melakukan seluruh proses analisis dengan sesuatu yang setiap orang dapat berpartisipasi secara fisik pada saat yang sama. Tulis masalah di papan tulis dan pastikan semua orang memahaminya.

Selama proses, sangat penting untuk merenungkan apa penyebab sebenarnya dari masalah dan gejala atau efek apa yang ditimbulkannya, tanpa membingungkan mereka. Kita tidak boleh lupa bahwa gejala masih merupakan konsekuensi dari sesuatu, dan itu adalah sesuatu yang harus dicari solusinya. Oleh karena itu, penting untuk memperhatikan dan mengikuti logika hubungan sebab akibat.

Kita harus memastikan bahwa kita mengisolasi penyebab yang menyebabkan kegagalan, masalah atau ketidaknyamanan dari situasi di mana kita menemukan diri kita sendiri. Untuk ini, adalah strategi yang sangat baik untuk membuat kalimat yang telah kita naikkan tetapi sebaliknya, menggunakan ekspresi “dan karena itu” atau “dan karena itu”. Kita harus mencoba membuat pertanyaan setepat mungkin.

Anda tidak boleh menggunakan menyalahkan semata-mata dan secara eksklusif pada faktor manusia. Mungkin ada kesalahan manusia, kurangnya perhatian dari seorang pekerja atau masalah apa pun yang ada di tangan satu orang atau lebih, tetapi seluruh proses juga harus dinilai dan masalah apa pun, manusiawi atau murni kebetulan, yang mungkin ada harus ada. dideteksi. Teknik ini tidak diterapkan untuk mencari tanggung jawab, tetapi untuk belajar dari kesalahan dan mencegahnya untuk dilakukan lagi. Hal ini diperlukan untuk menumbuhkan suasana kepercayaan dan ketulusan, dan tuduhan tidak membantu untuk mencapai hal ini.

Pertanyaan harus diajukan “mengapa?” sampai akar penyebab masalah ditentukan. Artinya, jika apa yang ditemukan yang pernah dipecahkan atau dihilangkan mencegah kesalahan itu terjadi lagi, maka teknik itu telah diterapkan sepenuhnya. Sangat disarankan untuk bertanya pada diri sendiri “mengapa?” dari sudut pandang pelanggan daripada sudut pandang pekerja.

Bagaimana Teknik Lima Mengapa Bekerja

  • Artikel terkait: “Resistensi terhadap perubahan organisasi: karakteristik, penyebab, dan apa yang harus dilakukan”

Contoh penerapan teknik ini

Meskipun premis teknik ini sederhana, untuk lebih memahaminya kita akan menyajikan tiga contoh yang pasti akan membuat kita memahami lebih mendalam bagaimana strategi lima mengapa bekerja dan betapa bergunanya itu.

1. kasus Toyota

Contoh pertama yang kita berikan adalah contoh yang diajukan oleh Toyota sendiri. Sebuah mesin mengalami malfungsi.

  • Mengapa mesin rusak? Sekring putus karena kelebihan beban.
  • Mengapa itu kelebihan beban? Bantalan tidak cukup dilumasi.
  • Mengapa mereka tidak memiliki cukup pelumas? Pompa pelumas tidak cukup mengedarkan oli.
  • Mengapa pompa tidak cukup mengedarkan oli? Pompa tersumbat dengan serutan logam.
  • Mengapa tersumbat dengan serutan logam? Karena pompa tidak memiliki filter.

Dengan demikian, setelah analisis ini kita dapat memahami bahwa kotoran di pompa karena kurangnya filter menyebabkan kelebihan beban pada sekring, yang menyebabkan mesin mogok. Dalam contoh konkret ini kita dapat memahami bahwa setiap penyebab memiliki efeknya sendiri, jadi bertindak berdasarkan kelima mengapa masalah harus diselesaikan.

  • Artikel terkait: “6 Pilar Sumber Daya Manusia”

2. Penggantian personel

Sistem data pelanggan tampaknya sudah ketinggalan zaman:

  • Mengapa sistem memberi kita data usang? Karena analis tidak mengunggah data terbaru dari bulan sebelumnya.
  • Mengapa analis tidak mengunggah data untuk bulan sebelumnya? Karena tidak ada yang mengajarinya cara melakukannya.
  • Mengapa tidak ada yang mengajarinya cara melakukannya? Karena tidak ada yang tahu prosedurnya.
  • Mengapa tidak ada yang tahu prosedurnya? Karena siapa pun yang mengenalnya pergi, dan tidak menjelaskannya kepada pekerja yang masuk.
  • Mengapa prosedur tidak dijelaskan kepada pekerja yang masuk? Karena tidak didokumentasikan, juga tidak ada kemungkinan satu-satunya yang tidak tahu akan pergi tanpa menunjukkannya kepada yang baru.

Masalah ini, yang pada awalnya tampak seperti kegagalan sistem, sebenarnya adalah masalah manusia, di mana pihak-pihak yang bertanggung jawab untuk memperbarui data tidak menyadari bahwa ini adalah peran mereka dan tidak ada yang memberi tahu atau mengajari mereka secara memadai. Juga tidak ada protokol di mana akan ditentukan apa yang harus dilakukan jika orang yang bertanggung jawab memperbarui data pergi.

  • Anda mungkin tertarik: “14 kegiatan Team Building terbaik (dijelaskan dan diklasifikasikan)”

3. Penjualan yang lebih rendah

Di sebuah perusahaan mereka mulai mencatat penjualan yang lebih rendah…

  • Mengapa penjualan menurun? karena penjual belum mencapai target bulanannya.
  • Mengapa tenaga penjualan belum mencapai tujuan bulanan mereka? karena mereka tidak memiliki cukup waktu untuk fokus pada penjualan mereka.
  • Mengapa mereka tidak memiliki cukup waktu untuk fokus pada penjualan mereka? karena tugas sehari-hari tidak diselesaikan dengan cepat.
  • Mengapa tugas sehari-hari tidak diselesaikan dengan cepat, karena perusahaan belum menerapkan alat yang menyelesaikannya dengan cepat dan efisien.

Dalam kasus khusus ini, dapat dilihat bahwa karena perusahaan tidak memiliki alat yang memungkinkan untuk menyelesaikan masalah sehari-hari dengan cepat, maka para pekerjalah yang harus mencari cara untuk menyelesaikannya.

Karena banyak dari masalah ini tidak dikenal atau lebih kompleks daripada yang dimungkinkan oleh pengetahuan Anda, mereka membutuhkan terlalu banyak waktu dan sumber daya kognitif untuk diselesaikan. Akibatnya kita tidak punya waktu untuk fokus pada penjualan dan melakukan lebih sedikit.

  • Anda mungkin tertarik: “4 jenis sistem organisasi bisnis”

Keuntungan dari teknik ini

Kita dapat menyebutkan beberapa manfaat dan keuntungan dari teknik lima mengapa :

  • Ini memungkinkan Anda untuk dengan cepat menyelidiki sifat masalah melalui berbagai jalur.
  • Ini adalah teknik yang sangat mudah untuk diterapkan, cukup tanyakan pada diri sendiri “mengapa” yang tepat dan cari tahu penyebab di balik setiap masalah.
  • Penggunaannya mempromosikan kerja tim. Idealnya, itu harus diterapkan oleh orang-orang yang memiliki berbagai peran di perusahaan.
  • Ini dapat diintegrasikan dengan alat pemecahan masalah lainnya, seperti analisis Ishikawa atau enam topi berpikir.

Dan sebagai keuntungan utama yang menonjol dari yang lain, kita dapat menyebutkan bahwa itu bertindak atas akar penyebab masalah, mencegahnya terulang kembali setelah terdeteksi, dipahami, dan dipecahkan.

kritikus

Namun meskipun memiliki beberapa keunggulan, teknik lima mengapa juga memiliki beberapa kelemahan, terutama karena beberapa menganggapnya sebagai alat yang terlalu buruk untuk melakukan analisis tentang apa yang menjadi akar masalah.

Pendapat ini diungkapkan oleh Teruyuki Minoura, mantan direktur pelaksana pembelian global di Toyota, mengingat alat ini tidak memungkinkan analisis yang cukup dalam yang diperlukan untuk memecahkan masalah di dunia yang kompleks seperti dunia teknik.

Selain kritik ini, kita memiliki beberapa alasan lagi:

  • Peneliti cenderung berkutat pada gejala daripada masuk lebih dalam dan melihat akar penyebab dari keseluruhan masalah.
  • Ketidakmampuan untuk melampaui pengetahuan penyelidik saat ini. Penyelidik tidak dapat menemukan penyebabnya karena dia tidak harus memiliki pengetahuan untuk mendeteksinya sejak awal.
  • Kurangnya dukungan untuk membantu peneliti memberikan jawaban yang benar atas pertanyaan “mengapa”.

Selain itu, hasilnya tidak dapat direplikasi. Buktinya adalah fakta bahwa orang yang berbeda menggunakan teknik lima mengapa untuk masalah yang sama mungkin akan menemukan penyebab yang berbeda.

Kecenderungan untuk mengisolasi satu akar penyebab dan melihatnya secara linier, alih-alih mempertimbangkan kemungkinan bahwa ada beberapa penyebab yang menjadi penyebab masalah dan sebagai konsekuensi dari kombinasi beberapa masalah yang memberikan hasil multifaktorial.

Related Posts