Berikut adalah beberapa tips cepat yang akan membantu Anda menjadi pendengar yang baik!
Dalam praktiknya, mendengarkan secara efektif berarti membuat seluruh pesan diucapkan. Mungkin “mendengarkan dengan empati” atau mendengarkan apa pun yang lebih baik dari itu. Dalam bisnis seseorang harus mendengarkan dalam situasi formal maupun informal, untuk mendapatkan informasi, pendapat, dll. Gaya mendengarkan harus disesuaikan dengan keseriusan acara.
Menjadi pendengar yang efektif berarti mengatasi hambatan untuk mendengarkan ketika kepentingan seseorang tumbuh dalam suatu organisasi, kebutuhan untuk mendengarkan secara tepat meningkat. Di beberapa posisi, ini luar biasa tinggi – misalnya untuk PRO atau petugas penanganan pengaduan. Di sisi lain, mendengarkan secara efektif adalah tangga alami menuju kesuksesan. Mendengarkan dibuat efektif dengan cara yang berbeda ketika,
(a) Anda berada di posisi yang lebih tinggi dan,
(b) Posisi yang lebih rendah atau anggota audiens yang besar.
Berikut adalah beberapa tip umum untuk ini:
1. Posisikan diri Anda secara mental:
Berhentilah berbicara, kesampingkan tugas-tugas kecil Anda, dan kuasai pembicara.
2. Buat pembicara nyaman:
Berikan dorongan emosional kepada pembicara dengan sikap menyambut pesan. Tunjukkan bahwa Anda ingin mendengarkan. Senyuman, kontak mata, atau ungkapan yang menyemangati seperti “Silakan lanjutkan” atau “Ceritakan semuanya” dapat dilakukan.
3. Dengarkan pesan yang diucapkan:
Sesuaikan sikap mental Anda terhadap subjek dan pesannya meskipun itu mengejutkan atau baru. Jadilah reseptif dan positif tentang hal itu. Ini adalah empati – merasakan seperti yang dirasakan pembicara.
4. Bersabarlah:
Pembicara mungkin memiliki cerita panjang untuk bersantai. Ini mungkin terdengar terlalu lama. Dia mungkin bertele-tele tentang hal itu. Dia mungkin tidak menemukan kata-kata dengan cepat, terhenti dalam ucapan, mengembara dalam pikiran. Dia mungkin tidak terorganisir. Semua situasi ini memerlukan tanggapan yang sabar jika pembicara penting bagi bisnis Anda.
5. Jangan menyela:
Interupsi dapat memutus rantai pemikiran pembicara atau mengganggunya. Terkadang Anda sebaiknya mendengarkan semuanya bahkan jika Anda mengetahuinya. Menunjukkan pengetahuan Anda dapat mengurangi pentingnya pembicara.
6. Berkonsentrasi dengan usaha:
Beberapa manajer memutar radio di latar belakang sambil mengadakan diskusi. Pendengar harus secara mental mengganti lagu, dll. dan beralih dalam pembicaraan. Ini membutuhkan filter audio dalam diri Anda. Dengan konsentrasi ini mungkin.
7. Periksa emosi Anda:
Jika pendengar bersikap kasar atau marah, input penting mungkin berhenti. Perbedaan bisa diungkapkan dengan santun; kesalahan dapat ditahan dengan kemurahan hati.
8. Bersikaplah lembut dalam mengungkapkan kritik:
Kritik adalah ketidaksetujuan terhadap tindakan atau kata-kata orang lain, mungkin seluruh kepribadiannya. Kebanyakan orang akan menerima kritik jika datang sebagai saran. “Kamu konyol sekali” bisa diganti dengan “Tapi kamu bisa melakukannya sebaliknya, kamu masih bisa melakukannya sebaliknya.”
9. Menghargai dan mendorong:
Sebagai pendengar individu Anda mungkin tersenyum atau mengucapkan kata-kata pujian. “Hebat” atau “Bagus sekali” dapat dimasukkan saat mendengarkan. Sebagai anggota audiens massal, Anda dapat menyemangati pembicara. Sebagai pendengar yang proaktif, Anda bisa menjadi pemandu sorak.
10. Ajukan pertanyaan:
Pertanyaan membantu Anda mengarahkan pembicaraan sesuai minat Anda dan membantu pembicara mengatur pesannya, mengeditnya langsung ke intinya. Pertanyaan juga bisa menjadi bentuk dorongan.
11. Bersikaplah tulus dalam reaksi Anda:
Sebagai manajer yang sibuk dan praktis, Anda sebaiknya mengungkapkan pendapat Anda dengan jujur, tanpa kepalsuan. Orang yang mengekspresikan dirinya dengan jujur (walaupun bijaksana) pada akhirnya akan lebih disukai. Ketulusan tentu saja membutuhkan rasa percaya diri.
12. Tutup dengan ramah:
Rekonsiliasi adalah tujuan dari semua transaksi manusia. Oleh karena itu, setelah Anda berbeda pendapat dan berdebat, biarkan percakapan berakhir dengan nada yang menyenangkan. Dalam diplomasi, hal ini sangat penting – menjaga agar gerbang tetap terbuka untuk pembicaraan lebih lanjut. “Ayo setuju untuk tidak setuju” bisa menjadi moto Anda.