Beberapa jenis arah yang paling penting dalam komunikasi formal adalah: 1. Ke bawah 2. Ke atas 3. Horizontal atau Lateral dan 4. Diagonal atau Menyilang!
Komunikasi formal dirancang oleh manajemen. Ini adalah komunikasi resmi yang terjadi melalui garis otoritas atau rantai komando.
Tujuan dasar merancang komunikasi tersebut adalah untuk menghubungkan berbagai sub-sistem organisasi dan mengkoordinasikan fungsinya untuk mencapai tujuan organisasi. Komunikasi tersebut bersifat resmi dan merupakan bagian dari organisasi formal yang beroperasi melalui hubungan formal antara atasan dan bawahan.
1. Komunikasi ke bawah:
Komunikasi di tempat pertama, mengalir ke bawah. Itu sebabnya, secara tradisional arah ini ditonjolkan atau ditekankan. Hal ini didasarkan pada asumsi bahwa orang yang bekerja pada level yang lebih tinggi memiliki kewenangan untuk berkomunikasi dengan orang yang bekerja pada level yang lebih rendah. Arah komunikasi ini memperkuat struktur otoriter organisasi. Ini juga disebut Down Stream Communication.
Keterbatasan Komunikasi Ke Bawah:
(i) Distorsi/Pengenceran:
Cukup sering komunikasi yang berasal dari tingkat tertinggi terdistorsi atau terdilusi dalam perjalanan ke tingkat yang lebih rendah. Terkadang pesan mungkin hilang. Harus dipastikan bahwa penerima sepenuhnya memahami maksud/instruksi/arahan yang datang dari atas. Ini membutuhkan sistem umpan balik yang efisien.
(ii) Keterlambatan:
Kelemahan lain dari komunikasi ke bawah adalah seringkali memakan waktu. Semakin banyak level, semakin besar kemungkinan penundaan. Itulah sebabnya terkadang pengelola memilih untuk mengirimkan pesannya langsung kepada orang yang bersangkutan.
(iii) Penyaringan:
Terkadang manajer mungkin menahan beberapa informasi berharga dari karyawan. Dalam situasi seperti itu karyawan menjadi frustrasi, bingung dan tidak berdaya. Hal ini dapat merusak hubungan majikan-karyawan.
2. Komunikasi ke atas:
Fungsi komunikasi ke atas adalah untuk mengirimkan informasi, saran, keluhan, dan keluhan dari pekerja tingkat bawah kepada manajer di atas. Oleh karena itu, sifatnya lebih partisipatif. Itu tidak dianjurkan di masa lalu, tetapi manajer modern mendorong komunikasi ke atas. Ini adalah akibat langsung dari meningkatnya demokratisasi. Ini juga disebut Up Stream Communication.
Keterbatasan komunikasi ke atas:
(i) Psikologis:
Masalah-masalah tertentu, terutama yang bersifat psikologis, mungkin muncul dalam komunikasi ke atas.
(ii) Hirarki:
Banyak manajer yang tidak suka ‘diberitahu’ oleh juniornya. Mereka mungkin tidak cukup sabar untuk mendengarkan mereka atau bahkan menekan pesan yang dikirimkan kepada mereka dari bawah. Dalam situasi seperti itu, karyawan mungkin merasa kecewa.
Cara Mengatasi Keterbatasan—Ombudsperson:
Untuk mengatasi masalah tersebut Ombudsman memainkan peran penting. Konsep Ombudsman atau Ombudsman pertama kali digunakan di Swedia untuk menangani pengaduan pegawai tingkat bawah terhadap pejabat atau lembaga pemerintah.
Sekarang sejumlah perusahaan di banyak negara telah menetapkan posisi bagi orang-orang untuk menyelidiki karyawan, pengaduan, dan keluhan. Oleh karena itu, seorang Ombudsman secara efektif menengahi antara pemberi kerja dan karyawan serta memperlancar komunikasi ke atas.
3. Komunikasi lateral atau horizontal:
Jenis komunikasi ini terlihat terjadi antara orang-orang yang beroperasi pada level yang sama atau bekerja di bawah eksekutif yang sama. Manajer fungsional yang beroperasi pada tingkat yang sama, di departemen yang berbeda, melalui komunikasi mereka, menyajikan contoh komunikasi lateral yang baik. Kegunaan utama dari dimensi komunikasi ini adalah untuk menjaga koordinasi dan meninjau kegiatan yang ditugaskan kepada berbagai bawahan.
Kesempatan untuk komunikasi lateral muncul selama rapat komite atau konferensi di mana semua anggota kelompok, sebagian besar rekan atau sederajat, berinteraksi. Contoh terbaik komunikasi lateral dapat dilihat dalam interaksi antara departemen produksi dan pemasaran.
4. Komunikasi diagonal atau melintang:
Komunikasi diagonal atau silang terjadi ketika orang-orang yang bekerja pada tingkat yang sama berinteraksi dengan mereka yang bekerja pada tingkat hierarki organisasi yang lebih tinggi atau lebih rendah dan melintasi batas-batas hubungan pelaporan mereka.
Keuntungan komunikasi diagonal:
- Koordinasi:
Komunikasi silang ini melayani tujuan penting koordinasi melalui pertemuan informal, konferensi formal, pertemuan jam makan siang, pemberitahuan umum, dll.
- Dapat dipraktikkan:
Seperti yang kita ketahui tidak semua komunikasi berlangsung secara ketat pada garis hirarki organisasi, yaitu ke bawah atau ke atas.
- Peningkatan moral:
Dengan memberikan kesempatan kepada pekerja tingkat bawah untuk berinteraksi dengan manajer dalam pertemuan informal, hal itu memberikan dorongan moral dan komitmen lebih lanjut kepada organisasi. Semakin banyak organisasi sekarang mendorong komunikasi lintas dan membangun bonhomie.
Keterbatasan:
- Takut akan pelanggaran:
Atasan mungkin merasa suatu pelanggaran bahwa bawahannya dianggap terlalu penting dan bahwa ia telah diabaikan.
- Perlawanan terhadap kepatuhan:
Atasan mungkin tidak melaksanakan saran karena dia belum dikonsultasikan.
- Anarki:
Kurangnya prosedur yang diterima dapat menyebabkan anarki internal dan permusuhan eksternal.