Perusahaan menggunakan buku besar penggajian untuk melacak upah dan kompensasi karyawan.
Buku besar penggajian adalah metode pencatatan informasi pembayaran untuk setiap karyawan atau kontraktor yang menerima dana dari departemen penggajian perusahaan. Meskipun buku besar penggajian dulunya adalah buku besar kertas sederhana dengan kolom yang berbeda untuk mencatat informasi, sebagian besar perusahaan sekarang menyimpan buku besar gaji mereka di komputer, menggunakan spreadsheet atau program perangkat lunak penggajian yang lebih rumit jika diperlukan. Manfaat menggunakan buku besar penggajian adalah memungkinkan pemberi kerja atau karyawan penggajian untuk melihat sekilas jumlah uang yang dibayarkan dan kepada karyawan mana, dan biasanya berfungsi sebagai dokumentasi cadangan untuk keperluan pajak.
Perusahaan atau individu yang lebih kecil yang perlu membayar karyawan kemungkinan perlu memelihara buku besar penggajian sendiri.
Sebagian besar perusahaan besar akan memiliki departemen penggajian khusus yang tugasnya adalah memelihara buku besar penggajian dan memastikan bahwa semua pembayaran akurat dan dilakukan tepat waktu. Perusahaan atau individu yang lebih kecil yang perlu membayar karyawan kemungkinan perlu memelihara buku besar penggajian sendiri. Tidak ada bedanya apakah itu dilakukan di komputer atau di buku besar kertas; beberapa orang hanya menemukan satu metode lebih nyaman dan tahan kesalahan daripada yang lain, atau mereka mempelajari satu metode dan enggan untuk mencoba yang lain. Dalam kebanyakan kasus, tidak perlu membuat buku besar penggajian menjadi rumit.
Akan sangat membantu bagi seseorang yang harus menggunakan buku besar penggajian untuk menentukan sebelumnya berapa banyak kolom yang akan dibutuhkan. Untuk buku besar penggajian dasar, kebanyakan orang memulai dengan satu kolom untuk nama karyawan; kolom lain untuk jabatan dan status pekerjaannya, seperti penuh atau paruh waktu; dan kolom ketiga untuk periode pembayaran atau jumlah jam dalam periode pembayaran. Kolom berikutnya harus mencakup jumlah kotor dari gaji, yang merupakan jumlah sebelum pajak. Dua kolom berikutnya biasanya mencakup pengurangan, seperti pajak penghasilan atau pengurangan lainnya, seperti yang diambil untuk keuntungan. Kolom terakhir kemudian dapat mencakup jumlah bersih dari gaji terakhir – apa yang sebenarnya dibawa pulang oleh karyawan.
Kolom lain dapat ditambahkan seperlunya, tetapi ini adalah penyertaan paling umum pada buku besar penggajian. Masing-masing kolom kemudian dapat diseimbangkan dengan menambahkannya melintang dan ke bawah, lalu memastikan semua angkanya cocok. Perusahaan biasanya menyeimbangkan buku besar mereka secara mingguan atau bulanan, tergantung pada jumlah karyawan di perusahaan dan kompleksitas buku besar penggajian. Ketika waktu pajak tiba, mereka dapat sangat membantu untuk mengajukan pajak atau untuk memberikan informasi kepada seorang akuntan atau ahli pajak.