Pesanan pembelian dapat mengotorisasi pembelian satu kali atau serangkaian pembelian.
Pesanan pembelian (PO) adalah dokumen otorisasi yang dikeluarkan oleh pembeli dan diberikan kepada penjual. Fungsi utama mereka adalah untuk menentukan ketentuan pembelian yang akan ada antara dua entitas, setidaknya berkaitan dengan semua aktivitas pembelian yang ditentukan dalam dokumen. Bentuk pesanan penjualan ini dapat digunakan untuk mengotorisasi pembelian satu kali, atau menyediakan sarana untuk menetapkan dan mengatur serangkaian pembelian selama periode waktu yang diperpanjang, biasanya satu tahun kalender.
Pesanan pembelian dikeluarkan untuk menentukan syarat dan ketentuan di mana pembelian dilakukan.
Sebelum pesanan pembelian diproduksi, banyak bisnis menggunakan dokumen internal yang dikenal sebagai permintaan pembelian atau hanya permintaan. Sebuah departemen atau entitas lain dalam struktur perusahaan mengajukan permintaan untuk pembelian barang atau jasa tertentu menggunakan dokumen ini. Permintaan biasanya membawa nomor identifikasi tertentu, sehingga relatif mudah bagi departemen pembelian untuk melacak apakah permintaan telah disetujui, ditolak, atau masih dalam pertimbangan.
Ketika pesanan permintaan pembelian tiba di departemen pembelian, sering dievaluasi untuk melihat apakah item tersebut benar-benar dibutuhkan.
Dalam hal agen pembelian yang sesuai menyetujui permintaan tersebut, pesanan pembelian dikeluarkan untuk menentukan syarat dan ketentuan di mana pembelian dilakukan. Ini sering melibatkan identifikasi vendor yang akan memenuhi pesanan, harga satuan untuk barang atau jasa yang disediakan, dan total harga pembelian. Seringkali, vendor menyertakan nomor pesanan pada faktur untuk pesanan yang diisi, sehingga memudahkan bagian hutang untuk memproses faktur dan menerapkan biaya ke departemen yang awalnya meminta pesanan.
Bersamaan dengan penggunaan dalam mengevaluasi dan menyetujui pembelian yang diminta pada basis satu kali, dokumen ini juga dapat digunakan untuk mengotorisasi beberapa pembelian selama periode waktu tertentu. Ini sering disebut sebagai blanket PO atau blanket order. Misalnya, jika departemen dalam perusahaan tertentu ingin menggunakan konferensi audio selama tahun bisnis, departemen tersebut akan mengajukan permintaan ke area pembelian yang mencakup jumlah menit panggilan yang diperlukan untuk berhasil mengadakan konferensi tersebut sepanjang tahun itu. Departemen pembelian kemudian mencari vendor yang akan menyediakan layanan dengan tarif per menit/per baris yang wajar. Setelah vendor diidentifikasi dan disetujui, agen pembelian mengeluarkan pesanan kepada vendor tersebut, yang pada gilirannya melacak menit yang digunakan dan memastikan nomor PO selimut direferensikan pada setiap faktur yang dikeluarkan kepada pelanggan sepanjang tahun.
Sementara perusahaan besar lebih sering menggunakan formulir permintaan dan pesanan pembelian untuk melacak aktivitas pemesanannya, perusahaan kecil terkadang menggabungkan kedua dokumen tersebut, secara efektif menggunakan nomor identifikasi yang sama untuk meminta pembelian barang dan menyetujui permintaan itu. Kadang-kadang, keputusan untuk menggunakan satu dokumen atau kedua dokumen harus dilakukan untuk mematuhi peraturan pemerintah serta mempertahankan sejarah internal yang komprehensif. Selama dokumentasi yang digunakan menciptakan catatan transaksi yang konsisten dan akurat, dan memberikan detail yang dibutuhkan perusahaan, pendekatan mana pun akan berhasil.