Hambatan Komunikasi Bisnis | Manajemen bisnis



Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Hambatan Komunikasi Bisnis. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Pengertian Hambatan Komunikasi Bisnis 2. Hambatan Penting Komunikasi Bisnis 3. Cara Mengatasinya.

Arti Hambatan Komunikasi Bisnis:

Pentingnya komunikasi dalam bisnis modern tidak bisa terlalu ­ditekankan.

Inilah sebabnya mengapa manajer biasanya menghabiskan sebagian besar waktunya untuk berkomunikasi dengan orang lain.

Tetapi komunikasi tidak selalu seefektif yang seharusnya. Penelitian telah menunjukkan bahwa hampir 75% dari semua komunikasi bisnis gagal mencapai hasil yang diinginkan. Kekuatan eksternal dan internal tertentu menghambat arus komunikasi. Mereka mengganggu atau memblokir komunikasi atau mencegah saling pengertian.

Komunikasi mungkin tidak jelas dan diekspresikan dengan buruk. Ini mungkin menderita karena kurangnya kejelasan atau retensi yang buruk. Hambatan di antara orang-orang tidak menyaring semua komunikasi, melainkan beroperasi seperti filter untuk mengizinkan beberapa komunikasi tetapi menahan yang lain, sehingga membuat komunikasi menjadi tidak memadai.

Tidak mendengarkan komunikasi adalah masalah kronis. Banyak komunikasi tidak mendapat perhatian yang layak mereka terima. Keterbatasan atau penyebab terputusnya saluran komunikasi ini disebut ‘Hambatan Komunikasi’.

Hambatan Penting untuk Komunikasi Bisnis:

Komunikasi terhambat oleh berbagai jenis hambatan.

Ini dapat diklasifikasikan ke dalam tiga kategori:

(A) Hambatan Eksternal,

(B) Hambatan Organisasi; dan

(C) Hambatan Pribadi.

Semua jenis hambatan komunikasi ini dijelaskan di bawah ini:

[A] Hambatan Eksternal:

Hambatan eksternal untuk komunikasi bisnis mungkin dalam bentuk berikut:

  1. Hambatan Semantik:

Kata-kata dan simbol yang digunakan untuk mengomunikasikan fakta dan perasaan mungkin memiliki berbagai arti. Orang yang berbeda menafsirkan pesan yang sama dengan cara yang berbeda tergantung pada pendidikan, pengalaman, latar belakang sosial dan budaya mereka, dll. Bahasa pengirim mungkin tidak dapat dipahami oleh penerima. Dengan demikian, kata-kata dan simbol terkadang gagal menyampaikan makna yang sebenarnya.

  1. Hambatan Emosional atau Psikologis:

Faktor emosional atau psikologis adalah hambatan utama dalam komunikasi antar pribadi.

Berikut ini adalah beberapa hambatan emosional:

i. Kekurangan perhatian:

Ini adalah salah satu hambatan psikologis kronis utama. Ketika penerima tidak memperhatikan pesan sepenuhnya, komunikasi menjadi tidak efektif. Seseorang mungkin disibukkan dengan hal-hal penting lainnya, atau pesannya mungkin tidak menarik atau bertentangan dengan harapannya.

Ini dapat menyebabkan kurangnya perhatian. Ini adalah fenomena umum bahwa orang gagal bereaksi terhadap buletin, pemberitahuan, risalah, dan laporan.

  1. Penghalang Persepsi:

Setiap individu memiliki bidang minat tertentu. Jadi, dia mungkin mendengar, membaca atau melihat bagian dari pesan yang berharga baginya. Orang melihat apa yang ingin mereka lihat dan menganggapnya sebagai kenyataan. Beberapa orang menafsirkan pesan dari sudut pandang mereka sendiri yang mungkin menyesatkan, sehingga persepsi mengarah pada penyaringan pesan secara tidak sadar.

aku ii. Kehilangan karena Transmisi dan Retensi yang Buruk:

Ketika komunikasi melewati berbagai saluran dalam organisasi, transmisi berturut-turut dari pesan yang sama semakin akurat. Dikatakan bahwa dalam kasus komunikasi lisan sekitar 30% informasi hilang dalam setiap transmisi.

Penyimpanan informasi yang buruk sekali lagi merupakan penyakit. Telah ditunjukkan oleh para peneliti bahwa karyawan hanya menyimpan sekitar 50% informasi, sedangkan supervisor menyimpan sekitar 60% darinya.

  1. Evaluasi Dini:

Komunikasi terhambat ketika penerima mengevaluasi pesan sebelum mendapatkan informasi yang lengkap. Pada beberapa kesempatan, para manajer mulai mengevaluasi informasi sebelum mencapai pemahaman yang tepat. Keputusan diambil sebelum mengetahui fakta lengkap. Evaluasi prematur seperti itu cenderung menghambat aliran bebas informasi dan pemahaman serta mendistorsi komunikasi.

  1. Ketergantungan yang tidak semestinya pada Kata-kata Tertulis:

Kata-kata tertulis bukanlah pengganti untuk hubungan tatap muka yang sehat. Komunikasi tertulis mungkin gagal untuk menjelaskan tujuan dari perintah, prosedur atau arahan. Komunikasi tertulis sering mengatakan apa yang harus dilakukan, tetapi tidak menjelaskan mengapa harus dilakukan, dan tidak memiliki kualitas persuasif.

Selain itu, komunikasi tertulis mungkin berada di atas tingkat pemahaman pembaca dan kegagalan untuk memastikan tanggapan terhadap komunikasi juga ada. Oleh karena itu, media tertulis harus dianggap sebagai pelengkap untuk hubungan tatap muka yang produktif.

  1. Ketidakpercayaan Komunikator:

Itu muncul dari semua penilaian yang dianggap buruk atau keputusan yang tidak logis oleh komunikator. Pengalaman berulang semacam ini secara bertahap mengkondisikan penerima untuk menunda tindakan atau bertindak tidak antusias, sehingga membuat komunikasi tidak berhasil, meskipun tampaknya sudah selesai.

  1. Gagal Berkomunikasi:

Fakta yang cukup diterima bahwa manajer sering gagal mengirimkan pesan yang dibutuhkan. Ini mungkin karena kemalasan komunikator atau asumsinya yang salah bahwa semua orang mengetahuinya.

[B] Hambatan Organisasi:

Hambatan organisasi utama mungkin sebagai berikut:

i. Kebijakan Organisasi:

Kebijakan umum organisasi mengenai komunikasi ­bertindak sebagai pedoman menyeluruh bagi setiap orang dalam organisasi mengenai bagaimana ia biasanya diharapkan untuk berperilaku dalam masalah ini.

Kebijakan tersebut dapat berupa pernyataan tegas secara tertulis, atau harus ditafsirkan dari perilaku anggota organisasi, terutama orang-orang di atas. Jika kebijakan ini tidak mendukung arus komunikasi ke berbagai arah, arus komunikasi tidak akan lancar dan memadai.

  1. Hubungan Status:

Dalam struktur organisasi formal, hubungan atasan-bawahan dapat menyebabkan hambatan untuk komunikasi yang bebas dan sering, terutama dalam arah ke atas. Seorang manajer tidak boleh mengomunikasikan kelemahannya kepada bawahan. Bawahan tidak merasa bebas untuk berbicara dengan atasan.

Mereka hanya menyampaikan apa yang ingin didengar atasan dan menahan fakta yang tidak menyenangkan. Mereka mungkin berkomunikasi dengan atasan mereka hanya hal-hal yang mereka harapkan akan dihargai oleh atasan mereka. Ketika seorang bawahan tidak memiliki kepercayaan pada atasannya, komunikasi menjadi kurang efektif.

aku ii. Aturan dan Peraturan Organisasi:

Aturan dan peraturan organisasi mempengaruhi arus komunikasi dengan menentukan materi pelajaran yang akan dikomunikasikan dan juga saluran untuk komunikasi tersebut. Aturan dapat membatasi aliran pesan tertentu dan mungkin meninggalkan banyak pesan penting.

Di sisi lain, komunikasi melalui saluran yang tepat dengan cara tertentu yang ditentukan oleh aturan-aturan ini menundanya dan bertentangan dengan keinginan orang untuk menyampaikan pesan. Penghalang ini sangat berlaku di perusahaan sektor publik India di mana kepatuhan terhadap peraturan dan regulasi bersifat kaku.

  1. Kompleksitas Struktur Organisasi:

Dalam sebuah organisasi, di mana terdapat sejumlah level manajerial, jumlah titik penyaringannya banyak. Akibatnya, proses komunikasi menjadi tertunda dan peluang komunikasi menjadi terdistorsi meningkat. Ini lebih benar dalam kasus komunikasi ke atas, karena karyawan bawahan umumnya tidak suka melewatkan kritik yang merugikan baik dari diri mereka sendiri maupun atasan mereka.

Semakin kompleks ­struktur organisasi, semakin sulit memastikan bahwa informasi yang benar disampaikan kepada orang yang tepat pada waktu yang tepat melalui media yang tepat.

v.Fasilitas Organisasi:

Fasilitas organisasi yang disediakan untuk arus komunikasi yang lancar, memadai, jelas dan tepat waktu dapat berupa berbagai bentuk seperti pertemuan, konferensi, kotak pengaduan, kotak saran, pertemuan sosial dan budaya, dll. Jika hal ini tidak ditekankan dengan baik, umumnya orang gagal untuk melakukan komunikasi yang efektif.

  1. Kelebihan Informasi:

Para manajer dibebani dengan informasi dari berbagai sumber. Mereka mungkin tidak selalu dapat mengatur arus informasi. Akibatnya, efektivitas komunikasi berkurang. Mereka mungkin mengabaikan atau salah mengartikan beberapa pesan. Tekanan waktu juga dapat menciptakan masalah komunikasi.

[C] Hambatan Pribadi:

Karena komunikasi pada dasarnya adalah proses antar pribadi, ada juga beberapa faktor pribadi yang bertanggung jawab untuk memblokir komunikasi.

Hambatan pribadi dapat dicantumkan sebagai berikut:

  1. Hambatan pada Atasan:

Peran atasan dalam komunikasi sangat vital. Karena hubungan hierarkis mereka dengan bawahan, mereka bertindak sebagai penghalang dalam beberapa cara yang dibahas di bawah ini:

i. Sikap Atasan:

Sikap atasan terhadap komunikasi secara umum, atau ke segala arah tertentu, mempengaruhi arus pesan ke berbagai arah. Jika sikap ini tidak baik, ada kemungkinan lebih besar bahwa pesan tidak akan mengalir dengan baik dari dan/atau ke atasan.

  1. Ketakutan akan Tantangan terhadap Otoritas:

Seseorang dalam organisasi selalu berusaha untuk mendapatkan posisi dan prestise yang lebih tinggi. Dengan demikian, para manajer umumnya mencoba untuk menahan informasi yang datang atau naik-karena sering menyampaikan informasi dapat mengungkapkan kelemahan mereka.

aku ii. Kurang Percaya Diri pada Bawahan:

Atasan umumnya menganggap (benar atau tidak) bahwa bawahan mereka kurang kompeten dan kurang mampu, mereka tidak dapat menasihati atasan mereka atau mereka mungkin tidak memiliki beberapa informasi untuk disampaikan.

  1. Kekurangan waktu:

Para atasan merasa—entah benar atau tidak—bahwa mereka terlalu terbebani dengan pekerjaan dan mereka memiliki sedikit waktu untuk berbicara dengan bawahan mereka.

v.Kurangnya Kesadaran:

Kadang-kadang atasan mungkin kurang memiliki kesadaran tentang kegunaan dan pentingnya komunikasi dalam arah yang berbeda dalam materi pelajaran umum atau khusus. Dalam kasus seperti itu, komunikasi Bagaimana diblokir.

  1. Mengabaikan Komunikasi:

Terkadang atasan – secara sadar dan ­sengaja mengabaikan komunikasi dari bawahan mereka untuk menjaga kepentingan mereka. Ini bertentangan dengan kemauan bawahan untuk berkomunikasi.

  1. Hambatan pada Bawahan:

Komunikasi vertikal di kedua arah hanya dapat terjadi jika bawahan juga berpartisipasi aktif dalam proses ini. Ada berbagai faktor dalam diri bawahan yang secara negatif mempengaruhi partisipasi aktif tersebut di pihak mereka.

Beberapa di antaranya disebutkan di bawah ini:

i. Keengganan untuk Berkomunikasi:

Terkadang, bawahan tidak mengkomunikasikan informasi tertentu ke atas karena mereka tidak bersedia melakukannya. Jika seorang bawahan merasa bahwa dia kemungkinan akan terpengaruh secara negatif dengan memberikan informasi tertentu kepada atasannya, dia tidak akan mau memberikannya.

Informasi naik digunakan untuk tujuan kontrol dan bawahan tidak akan mau memberikan informasi apa pun kepada atasan mereka tentang kejadian yang tidak menguntungkan. Jika ada paksaan untuk berkomunikasi, mereka akan melakukan hal yang sama setelah memodifikasi informasi sedemikian rupa untuk melindungi kepentingan mereka sendiri.

  1. Kurangnya Insentif yang Tepat:

Kurangnya motivasi untuk berkomunikasi juga menghambat bawahan untuk berkomunikasi ke atas. Jika saran baru dari bawahan tidak menarik perhatian atasan, dia tidak akan menyampaikannya.

Hambatan Komunikasi Bisnis ditunjukkan dengan bagan sebagai berikut:

Metode Mengatasi Hambatan Komunikasi:

Mempertimbangkan pentingnya komunikasi yang efektif dalam keberhasilan fungsi organisasi bisnis, penting bagi para manajer untuk mengatasi berbagai hambatan komunikasi. Meskipun mungkin tidak mungkin menghilangkan hambatan komunikasi sama sekali, namun tindakan manajerial yang sesuai dalam arah ini dapat meminimalkan efeknya.

Metode berikut disarankan untuk menghindari hambatan komunikasi:

1. Informasi Lengkap:

Agar komunikasi menjadi efektif, pertama-tama komunikator harus mengetahui secara lengkap dan jelas apa yang ingin dikomunikasikannya.

2. Saling Percaya:

Komunikasi dimaksudkan untuk penerimaan dan tindakan yang diinginkan. Penerimaan semacam itu sebagian besar dipengaruhi oleh kepercayaan dan keyakinan pada motif dan ketulusan komunikator. Jika kepercayaan kurang, komunikasi akan gagal mencapai hasil yang diharapkan.

Jadi, lingkungan kepercayaan dan keyakinan perlu dibangun di dalam organisasi. Hal ini akan mendorong orang untuk berkomunikasi secara jujur satu sama lain.

3. Bahasa yang Sesuai:

Bahasa yang digunakan untuk komunikasi harus sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah dipahami oleh penerima. Simbol paling populer, bahasa yang jelas dan tepat harus digunakan untuk komunikasi yang tepat.

4. Hubungan Antar Pribadi:

Hubungan antar pribadi yang tepat harus dikembangkan antara atasan dan bawahan sehingga bawahan dapat merasa bebas dan terus terang untuk menyampaikan informasi yang lengkap dan benar kepada bawahan. Atasan harus menghargai kritik yang bermanfaat dan saran yang bermanfaat dari bawahan.

5. Pemilihan Saluran yang Tepat:

Manajer harus cukup kompeten untuk memilih saluran yang paling tepat untuk mengirim pesan. Saluran yang kaya seperti diskusi tatap muka atau telepon harus digunakan untuk mengirim pesan yang rumit. Di sisi lain, memo, surat, atau surat elektronik dapat digunakan untuk mengirim pesan rutin, karena hampir tidak ada kemungkinan kesalahpahaman.

6. Saling Pengertian:

Sangat penting bagi pengirim dan penerima untuk melakukan upaya khusus untuk memahami perspektif masing-masing. Dengan memahami perspektif orang lain, komentar dapat diklasifikasikan, persepsi dipahami, dan objektivitas dipertahankan.

7. Empati dalam Komunikasi:

Cara komunikasi yang efektif adalah peka terhadap kebutuhan, perasaan, dan persepsi penerima. Komunikator harus menyampaikan pesan sedemikian rupa sehingga emosi dan sentimen penerima tidak terluka. Ketika pengirim pesan melihat masalah dari sudut pandang penerima, banyak kesalahpahaman dapat dihindari.

8. Komunikasi Dua Arah:

Komunikasi adalah proses dua arah. Komunikasi dua arah menyatukan dua pikiran—yang merupakan inti dasar dari setiap komunikasi. Ini melibatkan dialog terus menerus antara pengirim dan penerima pesan. Komunikasi ke atas dapat menjadi kenyataan dalam organisasi dan efektif jika fakta ini diakui.

9. Mendukung Kata-kata dengan Tindakan:

Jenis komunikasi yang paling persuasif bukanlah apa yang Anda katakan tetapi apa yang Anda lakukan. Manajer harus memastikan bahwa tindakan mereka mendukung proses komunikasi. Ini akan memastikan keseriusan dalam komunikasi.

10. Contoh dan Alat Bantu Visual:

Untuk memperbaiki gagasan komunikasi dalam pikiran penerima, cerita dan gambar kata yang sesuai dapat digunakan dalam situasi yang sesuai dengan pemahaman penerima. Selanjutnya, alat bantu visual melalui bagan dan diagram dapat digunakan secara menguntungkan untuk menekankan poin atau ide tertentu yang mungkin sulit untuk dijelaskan secara tepat dengan kata-kata.

11. Mendengarkan dengan Baik:

Mendengarkan dengan cermat sangat penting untuk komunikasi yang efektif. Dengan proses ini, seseorang tidak hanya memberikan kesempatan kepada orang lain untuk berbicara tetapi mengumpulkan informasi yang berguna untuk komunikasi lebih lanjut. Dengan berkonsentrasi pada makna eksplisit dan implisit pembicara, manajer dapat memperoleh pemahaman yang jauh lebih baik tentang apa yang dikatakan.

12. Menunda Reaksi:

Ini adalah praktik yang baik agar komunikasi yang efektif tidak terpengaruh oleh reaksi langsung dari kesan pertama. Reaksi yang tergesa-gesa seringkali mengakibatkan pengabaian implikasi nyata dari komunikasi dan pengalaman menunjukkan bahwa penundaan tindakan oleh penerima menjadi sangat membantu dalam memahami maksud dari komunikasi tersebut.

13. Pemanfaatan Strategis Komunikasi Informal (Grapevine):

Seorang manajer harus menggunakan saluran komunikasi informal untuk melengkapi sistem komunikasi formal. Untuk tujuan ini, ia harus memahami jaringan komunikasi informal dan harus memanfaatkannya secara cerdas untuk mengisi kesenjangan dalam saluran komunikasi formal.

14. Evaluasi:

Harus ada program berkelanjutan untuk mengevaluasi aliran komunikasi dalam arah yang berbeda. Ini akan menyoroti masalah di bidang ini, mengidentifikasi penyebabnya dan dengan demikian memungkinkan penerapan tindakan korektif yang sesuai. Atasan tidak boleh cepat mengevaluasi informasi sebelum memahaminya dengan benar.

Related Posts