Baca artikel ini untuk mempelajari Komunikasi Formal. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang:- 1. Pengertian Komunikasi Formal 2. Tujuan Komunikasi Formal 3. Ciri-ciri 4. Saluran yang Digunakan 5. Keuntungan 6. Kerugian.
Arti Komunikasi Formal:
‘Komunikasi Formal’ mengacu pada aliran informasi melalui jalur terstruktur dalam organisasi formal.
Ini mempertahankan hubungan atasan-bawahan dan mengikuti rantai komando. Ini adalah komunikasi dua arah.
Secara umum, ke bawah ketika otoritas yang lebih tinggi mengirim perintah, instruksi, informasi, pesan, dll., Kepada karyawan bawahan mengikuti aturan dan peraturan organisasi.
Karyawan bawahan juga dapat menginformasikan otoritas umpan balik, keluhan, saran, tuntutan, dll., melalui saluran terstruktur. Jadi, ke atas juga. Surat, laporan, memo, pidato, email, internet, situs web, dll. Digunakan dalam komunikasi formal. Ini adalah tipe rutin, kaku, resmi, sistematis dan dapat diandalkan.
Tujuan Komunikasi Formal:
Tujuan komunikasi formal adalah untuk memberi perintah, menyampaikan instruksi dan memenuhi tujuan organisasi melalui beberapa peraturan dan ketentuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Ciri-Ciri Komunikasi Formal:
Ciri-ciri komunikasi formal dinyatakan sebagai berikut:
- Komunikasi formal mengalir melalui jalur terstruktur.
- Bersifat resmi dan formal.
- Ini terutama dalam bentuk tulisan tetapi terkadang komunikasi verbal juga dianggap sebagai komunikasi formal.
- Membutuhkan sanksi otoritas yang lebih tinggi.
- Bisa ke bawah, ke atas atau dua arah.
- Pangkat, posisi dan wewenang memiliki arti penting dalam komunikasi tersebut.
- Standar dipertahankan dalam komunikasi tersebut.
- Fleksibilitas tidak ditemukan di dalamnya. Sifatnya umumnya kaku.
Saluran yang Digunakan dalam Komunikasi Formal:
Komunikasi verbal dan tertulis digunakan dalam komunikasi formal. Media lisan atau lisan meliputi percakapan melalui telepon, handphone, dll, pembicaraan/konsultasi dalam rapat departemen, diskusi kelompok, seminar, video conference, wawancara, dll. -mail, telegram, surat, dll.
Keuntungan Komunikasi Formal:
Kelebihan Komunikasi Formal adalah sebagai berikut:
- Bersifat resmi, komunikasi formal bersifat mengikat dan efektif;
- Komunikasi formal umumnya tertulis. Jadi, ada sedikit kemungkinan ambiguitas atau kesalahpahaman;
- Tertulis, dapat dilestarikan dan digunakan sebagai referensi di masa mendatang;
- Tanggung jawab pengirim dan penerima besar karena komunikasi formal bersifat resmi;
- Komunikasi formal lebih sedikit memakan waktu dibandingkan dengan komunikasi informal yang menghabiskan banyak waktu dalam diskusi, pembicaraan sampingan dan bahkan argumen;
- Ini membantu untuk mempertahankan kontrol keseluruhan pada karyawan karena muncul dari hubungan otoritas-bawahan;
- Karena sudah menjadi jenis komunikasi rutin, para manajer tidak perlu bersusah payah tentang pesannya. Itu akan mencapai tujuannya dalam jalur formalnya;
- Dalam situasi sensitif, komunikasi formal menyelamatkan para pihak dari rasa malu percakapan tatap muka yang mungkin ingin mereka hindari.
Kerugian Komunikasi Formal:
Kerugian Komunikasi Formal disebutkan di bawah ini:
- Lingkup komunikasi formal dibatasi dalam batas-batas departemen dan yurisdiksi yang ditetapkan oleh otoritas;
- Ditulis, menggunakan bahasa stereotip di hampir semua komunikasi yang sering gagal menyampaikan makna sebenarnya yang dimaksud;
- Kurangnya penjelasan terkadang dapat menyebabkan kebingungan;
- Kurang efektif bila diperlukan bimbingan dan motivasi pribadi;
- Karena prosedur dan formalitas resmi membutuhkan banyak waktu dan uang;
- Komunikasi Formal mendorong birokrasi dan otoritarianisme karena mengalir ke bawah dalam banyak kasus. Komunikasi ke atas (misalnya, laporan, informasi atau umpan balik) lebih rendah dibandingkan. Itu berarti karyawan harus mematuhi apa yang diinginkan otoritas;
- Kadang-kadang menekankan pada menjelaskan hal-hal sederhana dan tidak penting meremehkan kemampuan penerima untuk memahami;
- Mungkin dipotong pendek atau terdistorsi saat melewati titik atau pusat otoritas yang berbeda.