Kontrol Anggaran dalam Organisasi: Pandangan Dekat



Artikel yang disebutkan di bawah ini memberikan pandangan dekat tentang kontrol anggaran dalam suatu organisasi.

Arti Pengendalian Anggaran:

Kontrol anggaran adalah sistem yang menggunakan anggaran untuk merencanakan, mengoordinasikan, dan mengendalikan berbagai aktivitas bisnis.

Menurut CIMA (London) Terminologi, kontrol anggaran adalah “penetapan anggaran yang berkaitan dengan tanggung jawab eksekutif untuk persyaratan kebijakan, dan perbandingan terus-menerus hasil aktual dengan yang dianggarkan baik untuk mengamankan dengan tindakan individu tujuan dari kebijakan itu atau untuk memberikan dasar bagi revisinya.”

Menurut pendapat Brown dan Howard:

“Kontrol anggaran adalah sistem pengendalian biaya yang mencakup persiapan anggaran, koordinasi departemen dan menetapkan tanggung jawab, membandingkan kinerja aktual dengan yang dianggarkan dan menindaklanjuti hasil untuk mencapai profitabilitas maksimum.”

Dengan demikian, kontrol anggaran adalah sistem yang melibatkan:

(i) Penyusunan anggaran untuk setiap area fungsional misalnya, Penjualan, Produksi, Pembelian, dll.

(ii) Mengkoordinasikan kegiatan berbagai departemen bisnis.

(iii) Mencatat kinerja aktual masing-masing area fungsional dan membandingkannya dengan target yang dianggarkan.

(iv) Mengukur/menghitung penyimpangan atau varian dan menganalisis alasan untuk memperbaiki tanggung jawab.

(v) Merevisi anggaran, jika perlu, atau menyusun arahan untuk mengendalikan tindakan individu yang menyebabkan penyimpangan.

Kontrol anggaran adalah bagian tak terpisahkan dari sistem kontrol manajemen.

Tujuan Pengendalian Anggaran:

Tujuan utama pengendalian anggaran adalah:

  1. Perencanaan:

Penganggaran memaksa anggota manajemen di semua tingkatan untuk menetapkan tujuannya dengan jelas dan merencanakan terlebih dahulu untuk mencapai tujuan tersebut.

  1. Koordinasi:

Penganggaran mengoordinasikan berbagai kegiatan dan upaya semua departemen sedemikian rupa sehingga penggunaan sumber daya dimaksimalkan.

  1. Komunikasi:

Koordinasi upaya membutuhkan komunikasi tujuan dan instruksi kepada karyawan. Komunikasi tujuan tertulis yang jelas melalui anggaran akan membantu karyawan untuk memahami peran yang harus dimainkan oleh mereka untuk mencapai tujuan tersebut.

  1. Motivasi:

Penganggaran memotivasi karyawan untuk memberikan kinerja terbaik mereka dengan melibatkan mereka dalam proses penyusunan anggaran.

  1. Kontrol:

Kontrol anggaran memungkinkan kontrol dengan membandingkan kinerja aktual secara terus-menerus dengan kinerja anggaran untuk melaporkan variasi dari anggaran kepada manajemen untuk mengambil tindakan korektif.

  1. Evaluasi Kinerja:

Penganggaran memperjelas tanggung jawab setiap eksekutif yang dapat dimintai pertanggungjawaban jika target tidak tercapai.

Organisasi Kontrol Anggaran:

Berikut adalah prasyarat untuk keberhasilan penerapan sistem pengendalian anggaran yang sehat:

1. Pembentukan Pusat Anggaran:

Pusat anggaran adalah pusat atau departemen atau bagian dari organisasi yang dapat menyiapkan anggaran terpisah dan pengendalian juga dapat dilakukan. Dengan demikian, pusat anggaran atau departemen harus dibentuk untuk masing-masing anggaran yang akan ditetapkan dengan bantuan kepala departemen yang bersangkutan.

2. Penyusunan Bagan Organisasi:

Bagan organisasi mendefinisikan tanggung jawab fungsional dari setiap anggota manajemen dan memastikan bahwa setiap orang mengetahui posisinya dalam organisasi dan hubungannya dengan anggota lainnya.

3. Pembentukan Catatan Akuntansi yang Memadai:

Sangat penting bahwa sistem akuntansi harus dapat mencatat dan menganalisis informasi yang diperlukan. Bagan akun harus dipertahankan yang sesuai dengan pusat anggaran.

4. Pembentukan Panitia Anggaran:

Dalam masalah kecil, Petugas Anggaran atau Akuntan dapat mengoordinasikan semua pekerjaan yang berhubungan dengan anggaran. Tetapi dalam masalah besar, komite anggaran sering dibentuk untuk merumuskan program umum untuk menyiapkan anggaran dan melakukan kontrol secara keseluruhan. Komite terdiri dari Ketua Pelaksana, kepala fungsional dan petugas anggaran. Setiap manajer fungsional akan menghasilkan anggaran atau anggaran awalnya sendiri, yang kemudian akan dipertimbangkan oleh panitia, dan semua anggaran akan dikoordinasikan.

Fungsi utama Panitia Anggaran adalah:

(a) Menerima anggaran dari berbagai departemen dan menelitinya;

(b) Memutuskan kebijakan yang akan diikuti;

(c) Menyarankan revisi anggaran fungsional, bila perlu;

(d) Menyetujui anggaran yang akhirnya direvisi;

(e) Merekomendasikan tindakan yang akan diambil dalam situasi yang ganjil.

5. Penyusunan Manual Anggaran:

Panduan anggaran adalah “dokumen yang menetapkan tanggung jawab orang-orang yang terlibat dalam rutinitas, dan bentuk serta catatan yang diperlukan untuk pengendalian anggaran.” Biasanya dalam bentuk lepas sehingga perubahan dapat dengan mudah dilakukan sesuai kebutuhan. Indeks disediakan agar informasi dapat ditemukan dengan cepat.

Manual anggaran biasanya berisi perincian berikut:

(a) Deskripsi sistem dan tujuannya;

(b) Prosedur yang harus diikuti dalam pengoperasian sistem;

(c) Definisi tanggung jawab dan tugas berbagai kepala fungsional, komite anggaran, dan direktur anggaran;

(d) Metode akuntansi dan pengendalian;

(e) Ruang lingkup anggaran;

(f) Laporan dan pernyataan yang diperlukan berkaitan dengan setiap periode anggaran;

(g) Tanggal penyerahan data atau laporan;

(h) Formulir rutin yang akan digunakan dan catatan yang harus disiapkan, dll.

6. Penetapan Periode Anggaran:

Periode anggaran adalah periode waktu di mana anggaran disiapkan dan digunakan. Tidak ada periode yang tepat untuk setiap anggaran. Periode anggaran mungkin jangka pendek dan jangka panjang. Penganggaran jangka pendek biasanya mahal untuk disiapkan dan dioperasikan, sementara penganggaran jangka panjang mungkin sangat dipengaruhi oleh kondisi yang tidak terduga.

7. Penentuan Faktor Kunci:

Ini didefinisikan sebagai faktor dalam kegiatan suatu usaha yang — pada titik waktu tertentu atau selama periode — akan membatasi volume output. Ini juga dikenal sebagai faktor pembatas atau faktor pengatur atau faktor anggaran utama.

Dengan demikian, faktor kunci adalah faktor yang pengaruhnya harus dinilai terlebih dahulu untuk memastikan bahwa anggaran fungsional cukup mampu untuk dipenuhi. Secara umum, penjualan diambil sebagai faktor kunci, tetapi sering kali faktor produksi lainnya—seperti bahan baku, tenaga kerja, mesin, modal, dll.—juga dapat menjadi faktor kunci.

Faktor kunci berfungsi sebagai titik awal untuk penyusunan berbagai anggaran fungsional. Ketika faktor kunci ditentukan, anggaran yang sesuai disiapkan terlebih dahulu dan anggaran fungsional lainnya disiapkan berdasarkan faktor kunci tersebut. Semua anggaran kemudian ­dikoordinasikan dengan tetap memperhatikan faktor kunci. Misalnya, jika penjualan terbatas karena turunnya permintaan konsumen adalah faktor kuncinya, pertama-tama disiapkan anggaran penjualan.

Setelah anggaran ini disusun, akan diupayakan anggaran fungsional lainnya yang disesuaikan dengan anggaran tersebut. Terkadang, mungkin ada dua atau lebih faktor kunci yang beroperasi. Dalam kasus seperti itu, pengaruh relatif mereka dinilai sebelum menyiapkan anggaran.

Dapat dicatat bahwa suatu faktor tidak terus menjadi faktor kunci sepanjang masa. Itu berubah dari waktu ke waktu. Sifatnya sementara dan, dalam jangka panjang, dapat diatasi dengan tindakan pengelolaan yang sesuai. Misalnya, ketika proses produksi terhambat oleh kapasitas pabrik, pembelian pabrik tambahan akan memungkinkan peningkatan produksi.

Berikut ini dianggap sebagai faktor kunci:

(a) Bahan:

(i) Ketersediaan,

(ii) Pembatasan yang dikenakan oleh lisensi, kuota, dll.

(b) Tenaga Kerja:

(i) Kekurangan umum,

(ii) Kurangnya tingkat tenaga kerja tertentu untuk mesin-mesin otomatis.

(c) Tanaman:

(i) Kapasitas yang tidak mencukupi karena kekurangan modal,

(ii) Kurangnya ruang,

(iii) Kurangnya pasar,

(iv) Kemacetan dalam proses, operasi, atau departemen utama tertentu.

(d) Penjualan:

(i) Permintaan pasar rendah,

(ii) Kekurangan salesman berpengalaman,

(iii) Kurangnya iklan karena kekurangan uang.

(e) Manajemen:

(i) Kurangnya modal, kebijakan yang membatasi,

(ii) Kurangnya pengetahuan,

(iii) Eksekutif yang tidak efisien,

(iv) Penelitian yang tidak memadai tentang desain dan metode produk.

8. Penentuan Tingkat Kegiatan:

Penting untuk menentukan tingkat aktivitas normal yaitu tingkat yang secara wajar dapat diharapkan untuk dicapai. Level ini penting dalam peramalan.

Hal-hal Penting dari Sistem Kontrol Anggaran yang Baik:

Berikut syarat-syarat sistem pengendalian anggaran yang baik:

  1. Dukungan Manajemen Puncak: Penganggaran harus mendapat dukungan penuh dan kerjasama dari manajemen puncak.
  2. Kuantifikasi Tujuan Organisasi:

Tujuan organisasi harus dinyatakan dengan jelas dan terukur.

  1. Pembuatan Pusat Tanggung Jawab:

Seluruh organisasi harus dibagi menjadi beberapa bagian dan subbagian dengan pembagian tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk masing-masing bagian.

  1. Pembagian Tujuan Organisasi:

Tujuan organisasi harus dibagi dalam tujuan fungsional. Tujuan fungsional harus kompatibel dengan tujuan organisasi secara keseluruhan.

  1. Realistis:

Anggaran harus realistis. Itu harus mewakili tujuan yang dapat dicapai secara wajar.

  1. Partisipasi:

Orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan anggaran harus berpartisipasi dalam persiapan anggaran.

  1. Panitia Anggaran:

Sebuah komite anggaran harus dibentuk yang terdiri dari direktur anggaran, kepala eksekutif, dan eksekutif dari berbagai departemen organisasi. Tanggung jawab untuk mempersiapkan dan melaksanakan anggaran harus dipercayakan kepada panitia anggaran.

  1. Cakupan:

Penganggaran tidak boleh parsial—harus mencakup semua fase operasi dalam suatu organisasi. Selanjutnya, penganggaran harus menjadi latihan yang berkelanjutan.

  1. Sistem Akuntansi yang Memadai:

Harus ada sistem akuntansi keuangan dan biaya yang efisien untuk mencatat dan memberikan informasi yang diperlukan kepada manajemen.

  1. Organisasi yang Didefinisikan dengan Jelas:

Untuk melaksanakan penganggaran dengan cara yang akan memberikan manfaat maksimal, organisasi yang baik harus dikembangkan.

  1. Pendidikan Anggaran:

Semua personel pengawas di lantai harus dilatih dalam mengoperasikan sistem. Untuk tujuan ini, direktur anggaran perlu berhubungan dekat dengan personel pengawas dan mendiskusikan dengan mereka masalah yang berkaitan dengan anggaran.

  1. Fleksibilitas:

Harus ada ruang untuk melakukan modifikasi pada sistem.

  1. Sistem Pelaporan:

Sistem penganggaran yang efektif mensyaratkan bahwa laporan periodik yang membandingkan anggaran dan hasil aktual harus segera disiapkan. Hal ini akan membantu manajemen untuk mengambil tindakan korektif di area yang tidak berjalan dengan baik.

  1. Biaya Operasi:

Sistem anggaran seharusnya tidak memerlukan biaya lebih untuk beroperasi daripada nilainya.

Keuntungan Kontrol Anggaran:

Keuntungan dari sistem kontrol anggaran adalah:

  1. Anggaran memandu manajemen dalam perencanaan dan perumusan kebijakan dan memaksa mereka untuk berpikir ke depan.
  2. Mendefinisikan dengan jelas tujuan dan kebijakan yang menjadi perhatian.
  3. Ini memaksa manajemen di semua tingkatan untuk berpartisipasi dalam menetapkan tujuan dan sasaran.
  4. Meningkatkan kualitas komunikasi. Tujuan perusahaan, sasaran anggaran, rencana, wewenang dan tanggung jawab serta prosedur untuk mengimplementasikan rencana ditulis dengan jelas dan dikomunikasikan melalui anggaran kepada semua karyawan yang bersangkutan.
  5. Membantu mengoordinasikan, mengintegrasikan, dan menyeimbangkan upaya berbagai departemen dalam kaitannya dengan keseluruhan tujuan perhatian. Sehingga tercipta keharmonisan antar departemen.
  6. Memudahkan pendelegasian wewenang. Hal ini juga memperjelas tanggung jawab masing-masing eksekutif yang dapat dimintai pertanggungjawaban jika target tidak tercapai.
  7. Ini menyediakan sarana untuk mengevaluasi kinerja masing-masing individu yang bersangkutan. Dengan cara membandingkan kinerja aktual dengan kinerja target—sebagaimana ditetapkan dalam anggaran—hal ini membantu mengidentifikasi area lemah yang menjadi perhatian dan menyoroti perlunya mengambil tindakan korektif untuk menghilangkan kelemahan tersebut.
  8. Memastikan ketersediaan sumber daya tepat waktu dan menghilangkan pemborosan tenaga kerja dan material.
  9. Membantu mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan baik modal maupun manusia. Ini membantu mengarahkan upaya total perusahaan ke saluran yang paling menguntungkan.
  10. Ini mengembangkan pemikiran keuntungan dan kesadaran biaya.
  11. Meningkatkan produktivitas karyawan dengan melibatkan mereka dalam perumusan rencana dan kebijakan, dengan menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan organisasi dan dengan memberikan insentif untuk kinerja yang lebih baik.
  12. Memungkinkan manajemen untuk memusatkan perhatian pada area operasi yang signifikan melalui laporan anggaran. Dengan demikian, ini memfasilitasi manajemen dengan pengecualian dan dengan demikian menghemat waktu dan energi manajemen.
  13. Mengukur efisiensi dan dengan demikian memungkinkan evaluasi diri oleh manajemen.
  14. Ini menunjukkan di mana kebijakan manajemen salah dan mengapa, dan menjadi dasar untuk perubahan atau modifikasi kebijakan.

Batasan Kontrol Anggaran:

Keterbatasan utama dari kontrol anggaran adalah:

  1. Keberhasilan suatu rencana anggaran bergantung pada ketepatan perkiraan. Estimasi didasarkan pada fakta dan penilaian manajerial. Penilaian manajerial dapat dipengaruhi oleh subjektivitas dan bias pribadi. Efisiensi penganggaran sehingga tergantung pada kualitas penilaian manajerial.
  2. Program penganggaran harus dinamis, mampu disesuaikan dengan keadaan yang berubah. Jika standar yang ditetapkan oleh anggaran menjadi kaku, penyimpangan karena kondisi yang berubah di luar kendali manajemen mungkin tidak diperbolehkan. Anggaran yang tidak direvisi dengan keadaan yang berubah akan kehilangan banyak arti pentingnya.
  3. Keberhasilan pengendalian anggaran bergantung pada partisipasi yang antusias dari semua tingkatan manajemen. Tetapi sulit untuk mendapatkan dukungan sepenuh hati dari semua perhatian.
  4. Penganggaran adalah alat manajemen, cara mengelola, tetapi bukan manajemen itu sendiri. Untuk mendapatkan hasil terbaik, manajemen harus menggunakan penganggaran bersama dengan teknik manajerial lainnya. Dengan demikian, penganggaran membantu manajemen, tidak dapat menggantikan manajemen.
  5. Penganggaran memerlukan pekerjaan staf khusus dan ini menjadi sangat mahal sehingga perusahaan kecil mungkin tidak mampu mengadopsinya.
  6. Penganggaran akan menurunkan moral dan produktivitas karyawan jika target yang ditetapkan tidak realistis dan jika digunakan sebagai alat penekan.

Related Posts