Mari kita melakukan studi mendalam tentang aplikasi, penggunaan, komponen, akuntansi, dan hubungan entitas dari Sistem Manajemen Basis Data (DBMS).
Database Management System (DBMS) dan Aplikasinya:
Sistem manajemen basis data adalah sistem pencatatan yang terkomputerisasi. Ini adalah repositori atau wadah untuk pengumpulan file data terkomputerisasi. Tujuan keseluruhan DBMS adalah untuk memungkinkan pengguna untuk mendefinisikan, menyimpan, mengambil, dan memperbarui informasi yang terkandung dalam database sesuai permintaan. Informasi dapat berupa segala sesuatu yang penting bagi individu atau organisasi.
Database menyentuh semua aspek kehidupan kita. Beberapa bidang aplikasi utama adalah sebagai berikut:
- Perbankan
- Maskapai
- Universitas
- Memproduksi dan menjual
- Sumber daya manusia
Kegunaan DBMS:
Data yang terorganisasi dengan baik dan terintegrasi sangat berguna dalam pengambilan keputusan.
Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan beberapa penggunaan DBMS berikut:
(i) Pengelolaan data yang efektif dan efisien
(ii) Pemrosesan dan pengelolaan kueri
(iii) Mudah dipahami dan user friendly
(iv) Keamanan dan integritas data
(v) Pengambilan keputusan yang lebih baik
(vi) Pembagian dan penyimpanan data
(vii) Akses yang lebih baik ke data yang akurat
(viii) Memastikan informasi bebas kesalahan
Komponen DBMS:
DBMS terdiri dari lima komponen yang membantu dalam penggunaan dan pengelolaan data dalam suatu organisasi.
Ini adalah:
(i)Data,
(ii) Perangkat Keras,
(iii) Perangkat Lunak
(iv) Pengguna dan
(v) Prosedur.
(i) Data:
Data adalah kumpulan fakta mentah yang disimpan dan digunakan di dalam basis data untuk membentuk informasi yang bermakna.
(ii) Perangkat Keras:
Perangkat keras adalah kumpulan komponen fisik dari sistem komputer. Ini termasuk perangkat penyimpanan sekunder seperti disk drive (floppy, CD.), prosesor, dll.
(iii) Perangkat lunak:
Perangkat lunak mengacu pada program yang digunakan sistem basis data untuk menjalankan aplikasi DBMS. Ini adalah platform tempat data diakses dari lokasi fisik (perangkat keras) tempat data disimpan. Misalnya, Perangkat Lunak bernama “Pengelola Basis Data”.
(iv) Pengguna:
Pengguna adalah orang yang menggunakan aplikasi basis data. Mereka dapat berupa Administrator Basis Data, Pemrogram aplikasi, Perancang basis data, Pengguna akhir, dll.
(v) Prosedur:
Serangkaian instruksi yang menjelaskan cara kerja DBMS disebut prosedurnya.
Akuntansi dan DBMS:
DBMS melakukan banyak fungsi yang diperlukan untuk memastikan berjalannya sistem akuntansi yang efektif dalam bisnis.
Beberapa dari mereka terdaftar di bawah ini:
(i) Manajemen penyimpanan data:
DBMS menyimpan berbagai data dan formulir terkait data, laporan, dll. Yang terkait dengan sistem akuntansi.
(ii) Manajemen kamus data:
Kamus data diperbarui secara otomatis jika ada modifikasi, perubahan, penambahan, penghapusan dalam database. Kamus ini digunakan untuk mencari data atau komponen yang diperlukan dalam jurnal, buku besar, dll.
(iii) Manajemen keamanan:
Sangat penting untuk menjaga keamanan dan privasi di dalam database dari lingkungan luar.
(iv) Manajemen pencadangan dan pemulihan:
DBMS menyediakan cadangan dan prosedur pemulihan yang memadai untuk memastikan keamanan informasi dalam perangkat lunak akuntansi.
(v) Antarmuka komunikasi basis data:
DBMS menggunakan layanan internet untuk mengkomunikasikan laporan, pertanyaan, dan mendistribusikan informasi lainnya ke seluruh sistem akuntansi. Proses komputerisasi sistem akuntansi menggunakan database untuk menyimpan dan mengambil data dalam bentuk tabel data yang saling terkait. Untuk memahami bagaimana database dirancang, pertama-tama mari kita ketahui tentang siklus pemrosesan data. Pengolahan Data adalah teknik mengumpulkan, menyortir, menghubungkan, menafsirkan, dan menghitung data untuk menghasilkan informasi yang bermakna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
Dalam konteks Akuntansi, siklus pemrosesan data membutuhkan langkah-langkah berikut:
(i) Dokumen sumber:
Langkah pertama adalah menyiapkan dokumen yang disebut voucher untuk mencatat dan mengungkapkan transaksi akuntansi secara sistematis.
(ii) Masukan data:
Data pembukuan yang ada di voucher perlu dicatat di komputer dengan menggunakan software yang disebut data entry form.
(iii) Penyimpanan data:
Struktur penyimpanan adalah tabel yang dirancang untuk menyimpan data dalam database.
(iv) Perhitungan data:
Data yang disimpan disajikan dalam bentuk laporan akhir.
(v) Keluaran data:
Keluaran data disajikan dalam bentuk buku besar, neraca saldo, neraca dll dalam format yang telah dirancang sebelumnya. Ini adalah bagaimana data disimpan secara terstruktur dalam database. Mari kita sekarang memahami proses perancangan struktur data sesuai transaksi akuntansi dengan bantuan diagram alir.
Realitas:
Mengacu pada situasi dunia nyata dimana database harus dibuat.
Desain UGD:
Ini adalah representasi bergambar dari realitas.
Model Data Relasional:
Model data yang mewakili Desain ER dan mengubahnya menjadi tabel data. Tabel data yang saling terkait memastikan integritas data yang disimpan dengan mengikuti batasan dan aturan tertentu.
Normalisasi:
Ini adalah proses menyempurnakan desain database untuk mencegah redundansi atau duplikasi data.
Perbaikan:
Hasil dari proses normalisasi disebut sebagai penyempurnaan.
Hasil akhir diperoleh setelah proses penyempurnaan selesai.
Konsep Entitas dan Atributnya:
Entitas adalah objek atau benda tertentu di dunia mini yang direpresentasikan dalam database. Misalnya Karyawan John Smith, Departemen Riset, adalah entitas independen.
Properti yang digunakan untuk menggambarkan suatu entitas dikenal sebagai Atribut; misalnya entitas Karyawan dapat memiliki Nama, Jenis Kelamin, Tanggal Lahir dari atributnya.
Jika buku dianggap sebagai entitas maka Nama Pengarang, Harga, Diterbitkan oleh, dll. adalah berbagai atributnya. Entitas tertentu akan memiliki nilai untuk setiap atributnya. Jadi entitas memiliki nilai untuk setiap atribut.
Atribut terdiri dari banyak jenis:
(i) Atribut bernilai tunggal dan Multinilai:
Atribut yang memiliki nilai tunggal seperti usia seseorang, disebut atribut bernilai tunggal dan sebaliknya.
(ii) Atribut komposit dan sederhana:
Atribut komposit selanjutnya dapat dibagi lagi menjadi atribut yang lebih kecil dengan makna independen, seperti nama seseorang memiliki 3 bagian-nama depan, nama tengah dan nama belakang. Atribut sederhana tidak dapat dibagi lebih lanjut.
(iii) Atribut yang disimpan dan diturunkan:
Atribut yang disimpan sedemikian rupa sehingga atribut lain bergantung padanya dan dengan demikian diturunkan darinya, dikenal sebagai atribut tersimpan. Sebagai contoh. Tanggal lahir seseorang merupakan atribut yang disimpan, sedangkan umurnya merupakan atribut turunan.
(iv) Atribut kompleks:
Ketika atribut komposit atau multi-nilai dikelompokkan, mereka membentuk atribut yang kompleks.
(v) Nilai nol:
Ketika nilai atribut tidak diketahui, itu disebut sebagai atribut null.
Relasi Entitas:
Entitas dengan sendirinya dan sendirian tidak berarti apa-apa. Tetapi ketika itu terkait dengan beberapa entitas atau entitas lain, hubungan yang signifikan dapat dibangun. Suatu relasi menghubungkan dua entitas atau lebih yang berbeda dengan makna tertentu, misalnya, Karyawan ‘A’ mengerjakan Proyek ‘X’.
Diagram Hubungan Entitas (ERD):
Sebuah diagram yang mewakili entitas dan hubungan di antara mereka dikenal sebagai diagram hubungan entitas. Elemen utama yang digunakan dalam diagram ER adalah entitas, atribut, pengidentifikasi, dan hubungan yang mengekspresikan realitas untuk mana basis data dirancang.
Model digambarkan menggunakan simbol berikut:
Mari kita pelajari arti dari simbol-simbol ini:
(i) Jenis entitas:
Itu melambangkan apa pun di dunia nyata yang memiliki banyak keberadaan.
(ii) Jenis entitas lemah:
Kumpulan entitas yang tidak memiliki kunci utama disebut sebagai kumpulan entitas yang lemah. Di sini kunci utama mengacu pada atribut unik tentang suatu entitas.
(iii) Jenis hubungan:
Kotak berlian digunakan untuk mewakili hubungan antara dua entitas. Hubungan bisa satu-ke-satu, satu-ke-banyak atau banyak-ke-banyak.
(iv) Mengidentifikasi jenis hubungan:
Tipe relasi yang digunakan untuk merelasikan tipe entitas lemah dengan pemiliknya ditunjukkan dengan kotak berbentuk wajik bergaris ganda.
(v) Atribut:
Karakteristik bunga yang menggambarkan berbagai sifat dari suatu entitas.
(vi) Atribut kunci:
Atribut kunci adalah atribut yang setiap entitasnya memiliki nilai unik. Itu diwakili oleh bentuk oval dengan nama atribut digarisbawahi.
(vii) Atribut bernilai banyak:
Entitas yang memiliki banyak nilai untuk atribut itu disebut atribut bernilai banyak.
(viii) Atribut turunan:
Seperti dibahas sebelumnya, atribut yang nilainya bergantung pada nilai atribut yang disimpan. Itu diwakili menggunakan bentuk oval putus-putus.
Dalam sistem basis data, kami berurusan dengan berbagai jenis kunci sebagai berikut:
- Kunci Kandidat:
Kumpulan atribut minimal yang secara unik mengidentifikasi setiap kemunculan tipe entitas.
- Kunci Utama:
Kunci kandidat dipilih untuk secara unik mengidentifikasi setiap kemunculan tipe entitas.
- Kunci unik:
Dapat menerima nilai unik atau nol.
- Kunci komposit:
Kunci yang terdiri dari dua atau lebih atribut dan penghapusan salah satunya saja akan mengakibatkan hilangnya informasi yang dimaksud.
Entitas dan Hubungan dalam Sistem Akuntansi:
Hubungan entitas dapat diterapkan dalam kasus akuntansi. Dalam akuntansi, data dari buku entri asli mengatakan Jurnal dapat diposting ke akun buku besar masing-masing dan dari sana ke Neraca Saldo.
Diagram berikut dengan jelas menetapkan hubungan entitas dalam akuntansi:
Interaksi antara Jurnal, Buku Besar dan Neraca Saldo untuk memposting Akun.
Contoh berikut memperlihatkan diagram ER menggunakan dua entitas Pelanggan dan Pinjaman bersama dengan atribut kunci utama yang digarisbawahi. Hal ini menggambarkan hubungan dalam peminjaman uang pinjaman oleh nasabah.
