Sistem Pengendalian Manajemen: Pengertian, Ciri dan Faktornya!
Definisi dan Sifat MCS:
Horngreen, Datar dan Foster mendefinisikan sistem pengendalian manajemen “sebagai sarana pengumpulan dan penggunaan informasi untuk membantu dan mengkoordinasikan proses pembuatan perencanaan dan pengendalian keputusan di seluruh organisasi dan untuk memandu perilaku para manajer dan karyawannya. Tujuan dari sistem pengendalian manajemen adalah untuk meningkatkan keputusan kolektif dalam suatu organisasi dengan cara yang layak secara ekonomi.”
Manajer yang berbeda melakukan tanggung jawab yang berbeda dalam suatu organisasi dan oleh karena itu berbagai jenis informasi dibutuhkan oleh mereka untuk mengelola aktivitas di area masing-masing. Sistem pengendalian manajemen harus mampu mengembangkan, mengumpulkan dan mengkomunikasikan informasi kepada manajemen pada berbagai tingkatan dalam organisasi. Juga, sistem pengendalian manajemen harus bertujuan untuk memberikan informasi keuangan maupun non-keuangan yang dibutuhkan oleh manajer yang berbeda.
Beberapa contoh informasi keuangan adalah biaya material, biaya tenaga kerja, laba bersih, investasi yang dilakukan, dll. Data non-keuangan adalah data yang tidak dalam satuan moneter seperti unit produksi per pekerja, jam kerja, jam mesin, waktu yang dibutuhkan untuk memenuhi pesanan pelanggan, ketidakhadiran. Beberapa informasi yang dikumpulkan di bawah sistem pengendalian manajemen dapat muncul dari data internal yang dipelihara dalam perusahaan.
Beberapa informasi lain yang diperlukan oleh manajer dapat dikumpulkan dari sumber eksternal seperti informasi tentang produk pesaing. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, berbagai jenis informasi dibutuhkan oleh orang-orang yang bekerja di berbagai tingkatan dalam organisasi. Misalnya, manajer puncak mungkin memerlukan data keuangan dan non-keuangan internal maupun eksternal karena tanggung jawab mereka terkait dengan organisasi total. Namun, seorang manajer produksi akan lebih tertarik pada data keuangan dan non-keuangan yang dihasilkan secara internal.
Sistem Pengendalian Manajemen:
Secara luas, sistem pengendalian manajemen (MCS) mengacu pada desain, instalasi dan pengoperasian sistem perencanaan dan pengendalian manajemen.
Istilah ‘sistem pengendalian manajemen’ menekankan pada dua subdivisi sistem pengendalian yang berbeda, tetapi sangat saling terkait dan kadang-kadang tidak dapat dibedakan:
(i) Struktur atau struktur organisasi atau hubungan antar unit dalam organisasi, khususnya pusat pertanggungjawaban, hubungan antar pusat pertanggungjawaban, ukuran kinerja dan informasi yang mengalir di antara pusat pertanggungjawaban tersebut.
(ii) Proses atau serangkaian aktivitas, atau langkah atau keputusan yang diambil oleh suatu organisasi atau manajer untuk menetapkan tujuan, mengalokasikan sumber daya, dan mencapai tujuan organisasi.
Proses tersebut terdiri dari tahapan pemrograman (pemilihan program), penganggaran, pelaksanaan, pengukuran dan evaluasi kinerja aktual yang saling terkait.
Struktur dari sistem pengendalian manajemen menunjukkan “apa” sistem tersebut dan proses dari sistem pengendalian manajemen menunjukkan apa yang “dilakukan” oleh sistem tersebut. Sistem pengendalian manajemen menyatukan organisasi sehingga setiap bagian, dengan menggunakan otonomi yang diberikan kepadanya, memenuhi tujuan yang konsisten dengan dan berkontribusi pada pemenuhan tujuan keseluruhan organisasi.
Sistem kontrol harus dirancang untuk mencapai kesatuan tujuan melalui penggunaan beragam bakat individu dalam organisasi. Persyaratan konstan kontrol manajemen adalah pencapaian kesatuan dalam keragaman melalui koordinasi, dalam mengejar tujuan jangka pendek dan tujuan jangka panjang.
Sistem Pengendalian Manajemen — Formal dan Informal:
Sistem pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian formal dan sistem pengendalian informal. Sistem pengendalian formal mensyaratkan bahwa organisasi harus memiliki aturan, prosedur, pedoman, rencana yang jelas terkait dengan berbagai aspek manajerial. Hal-hal seperti itu diperlukan untuk membimbing, mengarahkan, memotivasi para manajer dan karyawan lainnya serta mengkoordinasikan perilaku mereka untuk mencapai tujuan organisasi.
Dalam suatu organisasi, banyak sistem pengendalian formal mungkin ada seperti sistem akuntansi biaya, sistem akuntansi manajemen, sistem rekayasa produksi, sistem sumber daya manusia, sistem pemeliharaan kualitas, dll. Sistem pengendalian manajemen informal selalu tidak tertulis dan implisit.
Namun, mereka berkontribusi besar dalam implementasi tujuan dan strategi bisnis dan membantu organisasi untuk mencapai tingkat motivasi dan keselarasan tujuan yang tinggi. Contoh sistem pengendalian manajemen informal adalah norma tidak tertulis tentang perilaku baik manajer dan karyawan, loyalitas, nilai bersama, budaya dan etika organisasi, komitmen bersama antara manajer dan karyawan.
Tujuan utama dari pengendalian manajemen adalah untuk mendorong keselarasan tujuan, yang berarti bahwa ketika orang bekerja untuk mencapai tujuan mereka sendiri, mereka juga bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan. Orang harus memiliki insentif untuk bekerja menuju tujuan perusahaan. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajer harus menetapkan tanggung jawab dan mengembangkan kriteria evaluasi kinerja yang memotivasi karyawan untuk bekerja menuju tujuan perusahaan.
Sistem pengendalian manajemen paling efektif ketika menetapkan kriteria evaluasi yang mendorong perilaku yang selaras dengan tujuan dan diimplementasikan melalui sistem akuntansi pertanggungjawaban yang dipercaya karyawan untuk melaporkan kinerja mereka.
Karakteristik Sistem Pengendalian Manajemen:
Sistem pengendalian manajemen yang dirancang dalam suatu organisasi harus memenuhi karakteristik berikut:
(i) Sistem pengendalian manajemen harus diselaraskan dengan strategi dan tujuan organisasi.
(ii) Sistem pengendalian manajemen harus dirancang agar sesuai dengan struktur organisasi dan tanggung jawab pengambilan keputusan masing-masing manajer.
(iii) Sistem pengendalian manajemen yang efektif harus memotivasi para manajer dan karyawan untuk mengerahkan upaya untuk mencapai tujuan organisasi melalui berbagai penghargaan yang terkait dengan pencapaian tujuan tersebut.
Faktor-faktor yang Mempengaruhi Sistem Pengendalian Manajemen:
Faktor-faktor yang mempengaruhi perancangan Sistem Pengendalian Manajemen adalah sebagai berikut:
(i) Ukuran dan Penyebaran Perusahaan:
Ukuran dan penyebaran perusahaan besar pasti berbeda dibandingkan dengan perusahaan kecil. Hal ini tentunya akan menentukan isi dan sifat dari sistem kontrol untuk setiap organisasi.
(ii) Struktur Organisasi, Delegasi dan Desentralisasi:
Statuta dan konvensi mengatur struktur organisasi, dan tingkat desentralisasi dan delegasi di semua perusahaan. Misalnya, filosofi manajemen State Bank of India pasti berbeda dengan State Trading Corporation. Juga, di dalam suatu perusahaan, tingkat desentralisasi dan pendelegasian berubah dari satu waktu ke waktu lainnya untuk memenuhi tantangan lingkungan yang berubah dan peluang yang mungkin ada. Semua sistem kontrol manajemen pengaruh ini dipraktekkan dalam organisasi.
(iii) Sifat Operasi dan Pembagian:
Sifat operasi dan keterbagiannya mempengaruhi sistem pengendalian manajemen. Misalnya, di industri perminyakan, misalnya, sub-unit tidak bisa dibentuk berdasarkan produk. Namun, di banyak perusahaan perdagangan besar, divisi dapat dibuat berdasarkan produk. Sekali lagi, dalam industri kertas, tahapan berbeda dalam pembuatan pulp tidak dapat dibagi lagi untuk tujuan pengendalian manajemen, meskipun pembuatan pulp secara keseluruhan dapat dianggap sebagai satu divisi.
(iv) Jenis Pusat Tanggung Jawab:
Sistem kontrol yang berbeda diperlukan untuk berbagai pusat tanggung jawab atau subsistem dalam suatu organisasi. Apakah kinerja pusat tanggung jawab harus diu
kur dalam hal biaya atau profitabilitas atau laba atas investasi tergantung pada jenis pusat tanggung jawab. Sebagai contoh, sebuah bank dapat menerapkan ukuran kinerja yang berbeda untuk mengukur kinerja cabangnya yang berbeda.
Ada perbedaan transaksi antar cabang; ada yang deposito heavy atau advance heavy, ada yang dengan atau tanpa fasilitas safe deposit atau transaksi valuta asing. Oleh karena itu, tidak mungkin menjadikan laba sebagai satu-satunya kriteria untuk evaluasi kinerja semua cabang. Oleh karena itu, sistem kontrol dengan kriteria kinerja yang berbeda harus digunakan untuk sub-unit yang berbeda.
(v) Orang dan Persepsinya:
Persepsi orang-orang dalam organisasi tentang kemungkinan efek sistem kontrol pada kehidupan kerja mereka, kepuasan kerja, keamanan kerja, promosi, dan kesejahteraan umum dapat berbeda di seluruh organisasi. Pertimbangan ini akan secara signifikan mempengaruhi sifat dan isi dari sistem pengendalian manajemen yang diperlukan dalam organisasi dan harus dipertimbangkan saat merancang sistem pengendalian manajemen.