Konsep:
Sebelum kita melanjutkan untuk menjelaskan konsep analisis pekerjaan, mari kita pahami terlebih dahulu arti dari istilah ‘pekerjaan’ itu sendiri
Pekerjaan:
Dengan kata sederhana, pekerjaan dapat dipahami sebagai pembagian pekerjaan total ke dalam paket/posisi. Menurut Dale Yoder’, “Pekerjaan adalah kumpulan atau agregasi dari tugas, tugas dan tanggung jawab yang secara keseluruhan, dianggap sebagai penugasan tetap kepada masing-masing karyawan dan yang berbeda dari penugasan lainnya”. Dengan demikian, pekerjaan dapat didefinisikan sebagai sekelompok posisi yang melibatkan beberapa tugas, tanggung jawab, pengetahuan dan keterampilan.
Setiap pekerjaan memiliki judul yang pasti berdasarkan spesialisasi perdagangan standar dalam suatu pekerjaan. Setiap pekerjaan berbeda dari pekerjaan lain seperti pegawai rendahan, juru tulis, penyelia, dan akuntan , manajer, dll. Pekerjaan dapat mencakup banyak posisi. Posisi adalah serangkaian tugas dan tanggung jawab tertentu yang secara teratur ditugaskan kepada seseorang.
Analisis pekerjaan:
Analisis pekerjaan mengacu pada proses pengumpulan informasi tentang suatu pekerjaan. Dengan kata lain, ini mengacu pada anatomi pekerjaan. Analisis pekerjaan dilakukan hanya pada pekerjaan yang sedang berlangsung. Ini berisi konten pekerjaan. Misalnya, apa tugas supervisor kelas II, pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan minimal apa yang diperlukan untuk dapat melakukan pekerjaan ini secara memadai? Bagaimana persyaratan supervisor kelas II dibandingkan dengan persyaratan supervisor kelas I? Ini adalah pertanyaan yang dijawab oleh analisis pekerjaan.
Mari kita pertimbangkan beberapa definisi penting dari analisis pekerjaan.
Menurut Jones dan Decothis “Analisis pekerjaan adalah proses mendapatkan informasi tentang pekerjaan: khususnya, apa yang dilakukan pekerja; bagaimana dia menyelesaikannya; mengapa dia melakukannya; keterampilan, pendidikan dan pelatihan yang dibutuhkan; hubungan dengan pekerjaan lain, tuntutan fisik; keadaan lingkungan”.
Edwin B. Flippo mendefinisikan analisis pekerjaan sebagai proses mempelajari dan mengumpulkan informasi yang berkaitan dengan operasi dan tanggung jawab pekerjaan tertentu. Produk langsung dari analisis ini adalah deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan”.
Menurut pendapat Herbert G. Hereman III, et. al., “Pekerjaan adalah kumpulan tugas yang dapat dilakukan oleh seorang karyawan untuk berkontribusi pada produksi beberapa produk atau layanan yang disediakan oleh organisasi. Setiap pekerjaan memiliki persyaratan kemampuan tertentu (serta imbalan tertentu) yang terkait dengannya. Analisis pekerjaan adalah proses yang digunakan untuk mengidentifikasi persyaratan ini”. Sekarang, analisis pekerjaan dapat didefinisikan sebagai penilaian yang menggambarkan pekerjaan dan perilaku yang diperlukan untuk melakukannya.
Ada dua aspek utama dari analisis pekerjaan:
Ini adalah:
- Deskripsi Pekerjaan
- Spesifikasi Pekerjaan
Uraian singkat tentang hal-hal tersebut sebagai berikut:
Uraian Tugas:
Deskripsi pekerjaan disusun berdasarkan data yang dikumpulkan melalui analisis pekerjaan. Uraian pekerjaan adalah deskripsi fungsional dari isi pekerjaan itu. Ini adalah narasi dari isi pekerjaan. Ini adalah uraian tentang kegiatan dan tugas yang harus dilakukan dalam suatu pekerjaan, hubungan pekerjaan itu dengan pekerjaan lain, perlengkapan dan perkakas yang terlibat, sifat pengawasan, kondisi kerja dan bahaya pekerjaan itu dan sebagainya.
Semua kategori utama pekerjaan perlu dijabarkan secara jelas dan komprehensif untuk menentukan kualifikasi dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan suatu pekerjaan. Dengan demikian, deskripsi pekerjaan membedakan satu pekerjaan dari yang lain. Singkatnya, deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang dilakukan pemegang pekerjaan, bagaimana hal itu dilakukan, dan mengapa hal itu dilakukan.
Tujuan Deskripsi Pekerjaan:
Deskripsi pekerjaan dilakukan untuk memenuhi tujuan berikut:
- Grading dan klasifikasi pekerjaan
- Penempatan dan Orientasi pegawai baru
- Promosi dan transfer
- Garis besar untuk jalur karir
- Mengembangkan standar kerja
- Konseling karyawan
- Pembatasan kewenangan
Isi deskripsi pekerjaan diberikan pada Tabel 5.1.
Spesifikasi pekerjaan:
Sementara deskripsi pekerjaan berfokus pada pekerjaan, spesifikasi pekerjaan berfokus pada orang yaitu pemegang pekerjaan. Spesifikasi pekerjaan adalah pernyataan tentang tingkat minimum kualifikasi, keterampilan, kemampuan fisik dan lainnya, pengalaman, penilaian dan atribut yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Dengan kata lain, itu adalah pernyataan tentang kualifikasi minimum yang dapat diterima yang harus dimiliki oleh seorang pemegang jabatan untuk melakukan pekerjaan tertentu. Ini menetapkan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan secara efektif.
Spesifikasi pekerjaan menentukan karakteristik fisik, psikologis, pribadi, sosial dan perilaku pemegang pekerjaan. Isi spesifikasi pekerjaan ini terdapat pada Tabel 5.1.
Penggunaan Spesifikasi Pekerjaan: Penggunaan spesifikasi pekerjaan meliputi:
- Perencanaan personalia
- Penilaian kinerja
- Mempekerjakan
- Pelatihan dan pengembangan
- Evaluasi pekerjaan dan kompensasi
- Kesehatan dan keselamatan
- Kedisiplinan karyawan
- Penjadwalan kerja
- Perencanaan karir
Isi Uraian Pekerjaan dan Spesifikasi Pekerjaan:
Isi uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan disajikan pada Tabel 5.1 berikut ini.
Evaluasi pekerjaan:
Evaluasi pekerjaan adalah proses komparatif untuk menetapkan nilai pekerjaan yang berbeda dalam urutan hierarkis. Ini memungkinkan seseorang untuk membandingkan pekerjaan dengan menggunakan kriteria umum untuk menentukan hubungan satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya. Ini berfungsi sebagai dasar untuk menilai pekerjaan yang berbeda dan mengembangkan struktur pembayaran yang sesuai untuk mereka.
Penting untuk disebutkan bahwa evaluasi pekerjaan tidak dapat menjadi satu-satunya faktor penentu untuk menentukan struktur gaji karena evaluasi pekerjaan adalah tentang hubungan, dan bukan hal-hal yang absolut. Teknik yang digunakan untuk evaluasi pekerjaan termasuk peringkat, klasifikasi pekerjaan, peringkat poin, dll.
Mengapa analisis pekerjaan? (Penggunaan):
Analisis pekerjaan berguna untuk manajemen keseluruhan dari semua aktivitas personalia.
Hal yang sama ditentukan sebagai berikut:
1. Perencanaan Sumber Daya Manusia:
Perkiraan kuantitas dan kualitas orang akan dibutuhkan di masa depan. Berapa banyak dan jenis orang apa yang akan dibutuhkan tergantung pada pekerjaan yang akan diisi. Oleh karena itu, informasi terkait pekerjaan yang tersedia melalui analisis pekerjaan diperlukan untuk perencanaan sumber daya manusia.
2. Rekrutmen dan Seleksi:
Rekrutmen berhasil analisis pekerjaan. Pada dasarnya, tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah mencocokkan orang yang tepat dengan pekerjaan yang tepat. Ini hanya mungkin setelah memiliki informasi yang memadai tentang pekerjaan yang perlu diatur. Ini adalah analisis pekerjaan yang menyediakan informasi pekerjaan. Dengan demikian, analisis pekerjaan berfungsi sebagai dasar untuk rekrutmen dan seleksi karyawan dalam organisasi.
3. Pelatihan dan Pengembangan:
Analisis pekerjaan dengan memberikan informasi tentang apa yang dibutuhkan oleh suatu pekerjaan, yaitu pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, memungkinkan manajemen merancang program pelatihan dan pengembangan untuk memperoleh persyaratan pekerjaan ini. Program pengembangan karyawan seperti perluasan pekerjaan, pengayaan pekerjaan, rotasi pekerjaan, dll.
4. Penempatan dan Orientasi:
Karena analisis pekerjaan memberikan informasi tentang keterampilan dan kualitas apa yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan, manajemen dapat mengarahkan program orientasi untuk membantu karyawan mempelajari keterampilan dan kualitas yang diperlukan. Dengan demikian, membantu manajemen menempatkan karyawan pada pekerjaan yang paling cocok untuknya.
5. Evaluasi Pekerjaan:
Evaluasi pekerjaan mengacu pada penentuan nilai relatif dari pekerjaan yang berbeda. Dengan demikian, membantu dalam mengembangkan struktur upah dan gaji yang sesuai. Nilai relatif ditentukan terutama berdasarkan informasi yang diberikan oleh analisis pekerjaan.
6. Penilaian Kinerja:
Penilaian kinerja melibatkan pembandingan kinerja aktual seorang karyawan dengan kinerja standar, yaitu apa yang diharapkan darinya. Penilaian atau penilaian tersebut berfungsi sebagai dasar untuk memberikan promosi, melakukan transfer, atau menilai kebutuhan pelatihan. Analisis pekerjaan membantu dalam menetapkan standar pekerjaan yang dapat dibandingkan dengan kinerja/kontribusi aktual setiap karyawan.
7. Informasi Personalia:
Semakin banyak organisasi memelihara informasi terkomputerisasi tentang karyawan mereka. Hal ini dikenal sebagai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (HRIS). HRIS berguna karena membantu meningkatkan efisiensi administrasi dan memberikan dukungan keputusan ^ Informasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia yang bekerja di organisasi hanya disediakan oleh analisis pekerjaan.
8. Kesehatan dan Keselamatan:
Analisis pekerjaan membantu dalam mengidentifikasi dan mengungkap kondisi berbahaya dan faktor lingkungan yang tidak sehat seperti panas, kebisingan, asap, debu, dll. Dengan demikian, memfasilitasi manajemen untuk mengambil tindakan korektif untuk meminimalkan dan menghindari kemungkinan kecelakaan yang menyebabkan cedera pada manusia.
Proses analisis pekerjaan:
Analisis pekerjaan berguna tidak begitu mudah dibuat. Bahkan, itu melibatkan proses.
Meskipun tidak ada proses yang sangat mudah untuk membuat analisis pekerjaan, berikut adalah langkah-langkah utama yang terlibat dalam analisis pekerjaan:
1. Analisis Pekerjaan Organisasi:
Analisis pekerjaan dimulai dengan memperoleh informasi yang relevan tentang suatu pekerjaan’. Hal ini menurut Terry diperlukan untuk mengetahui susunan suatu pekerjaan, hubungannya dengan pekerjaan lain, dan kontribusinya terhadap kinerja organisasi.
Informasi tersebut dapat diperoleh dengan membagi informasi latar belakang dalam berbagai bentuk seperti bagan organisasi, yaitu bagaimana pekerjaan tertentu terkait dengan pekerjaan lain; spesifikasi kelas yaitu, persyaratan umum dari kelompok pekerjaan; deskripsi pekerjaan yaitu, titik awal untuk membangun deskripsi pekerjaan yang direvisi, dan bagan alir yaitu, aliran kegiatan yang terlibat dalam pekerjaan tertentu.
2. Memilih Pekerjaan Representatif untuk Analisis:
Menganalisis semua pekerjaan organisasi itu mahal dan memakan waktu. Oleh karena itu, hanya sampel pekerjaan yang representatif yang dipilih untuk tujuan analisis terperinci.
3. Pengumpulan Data untuk Analisis Pekerjaan:
Pada langkah ini, fitur data pekerjaan dari pekerjaan dan kualifikasi yang dibutuhkan karyawan dikumpulkan. Data dapat dikumpulkan baik melalui angket, observasi maupun wawancara. Namun, kehati-hatian harus dilakukan untuk memilih dan menggunakan metode pengumpulan data yang paling dapat diandalkan dalam situasi pekerjaan tertentu.
4. Mempersiapkan Deskripsi Pekerjaan:
Informasi pekerjaan yang dikumpulkan dengan cara di atas sekarang digunakan untuk menyiapkan deskripsi pekerjaan. Deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis yang menggambarkan tugas, tugas dan tanggung jawab yang perlu dilakukan untuk kinerja pekerjaan yang efektif.
5. Mempersiapkan Spesifikasi Pekerjaan:
Langkah terakhir yang terlibat dalam analisis pekerjaan adalah menyiapkan spesifikasi pekerjaan berdasarkan informasi yang dikumpulkan. Ini adalah pernyataan tertulis yang menentukan kualitas pribadi, sifat, keterampilan, kualifikasi, bakat, dll. yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan secara efektif. Proses analisis pekerjaan yang dibahas di atas sekarang digambarkan dalam Gambar 5.1. 
