Dalam sebuah organisasi kecil, pemilik melakukan semua fungsi. Tetapi ketika organisasi tumbuh, pendelegasian tugas sangat penting. Dia mempekerjakan orang lain dan mendelegasikan beberapa tugas dan tanggung jawabnya kepada mereka. Dengan cara ini dia menciptakan tingkatan lain dalam organisasinya. Dengan pertumbuhan lebih lanjut dari suatu organisasi, ada kebutuhan untuk spesialisasi fungsi yang lebih besar.
Gambar Courtesy: loreal-dam-front-resources-corp-en-cdn.brainsonic.com/teams.html
Bagi seorang pengusaha kecil, struktur gaji karyawannya tidak memerlukan pengetahuan khusus, tetapi perusahaan besar yang mempekerjakan beberapa ribu karyawan membutuhkan bantuan seorang spesialis untuk mengelola administrasi pengupahan dan penggajian. Dengan cara ini bantuan manajerial yang bersifat khusus diperlukan. Ini adalah asal dari fungsi ‘staf’ yang dipisahkan dari ‘fungsi garis.’
Istilah garis digunakan untuk menunjukkan garis wewenang seperti pada pangkat yang berbeda dalam angkatan bersenjata yang garis wewenangnya jelas. Dalam teori organisasi, kata ‘lini’ biasanya mengacu pada fungsi-fungsi yang memiliki tanggung jawab langsung untuk mencapai tujuan utama perusahaan dan kata ‘staf untuk fungsi-fungsi ini yang membantu lini dalam mencapai tujuan tersebut dan hanya secara tidak langsung terkait dengan tujuan utama. tujuan.
Dalam produksi perusahaan manufaktur, pembelian dan penjualan adalah fungsi lini dan personel, keuangan, akuntansi dan penelitian adalah fungsi staf. Perbedaan antara lini dan staf adalah sarana untuk menentukan siapa yang mengambil keputusan yang secara langsung berkaitan dengan pencapaian hasil akhir dan siapa yang memberikan saran dan layanan dalam membuat keputusan tersebut. Ini adalah fungsi eksekutif staf untuk melayani eksekutif lini.
Semua manajer dalam pengertian manajer sumber daya manusia, karena mereka semua terlibat dalam perekrutan, wawancara, pemilihan, pelatihan, dll. Namun sebagian besar perusahaan juga memiliki Departemen Personalia atau Sumber Daya Manusia dengan manajer HRD-nya. Bagaimana tugas manajer ini terkait dengan tugas Manajemen Personalia dari manajer lini lainnya di perusahaan?
Manajer lini diberi wewenang untuk mengarahkan pekerjaan bawahan—mereka selalu menjadi atasan seseorang. Selain itu, manajer lini bertanggung jawab untuk mencapai tujuan dasar dalam organisasi. Di sisi lain, manajer staf berwenang untuk membantu dan memberi nasihat kepada manajer lini dalam mencapai tujuan dasar ini dalam organisasi.
Penanganan langsung orang merupakan bagian integral dari tanggung jawab setiap manajer lini. Seperti yang telah dikatakan, manajer lini dapat melakukan semua tugas manajemen personalia tanpa bantuan. Namun seiring pertumbuhan perusahaan, mereka membutuhkan bantuan dari personel khusus atau staf HRD. Departemen HRD memberikan bantuan khusus ini. Dengan demikian, HRD Manager menjalankan tiga fungsi utama sebagai berikut:
- i) Fungsi lini Personel HRD melakukan fungsi ‘lini’ dengan mengarahkan aktivitas orang-orang di departemennya sendiri dan di area layanan. Dia menggunakan otoritas garis dalam departemen HRD-nya sendiri.
- ii) Fungsi koordinatif Para eksekutif HRD juga berfungsi sebagai koordinator aktivitas personalia, sebuah tugas yang biasanya disebut sebagai “pengendalian fungsional.” Manajer SDM dan departemennya bertindak sebagai tangan kanan eksekutif puncak untuk meyakinkannya bahwa tujuan, kebijakan, dan prosedur personalia yang telah diadopsi oleh organisasi lini dijalankan secara konsisten oleh manajer lini.
iii) Fungsi Staff(Layanan) Pelayanan kepada manajemen lini adalah “roti dan mentega” dari pekerjaan manajer HRD. Manajer HRD membantu dalam mempekerjakan, memecat, memberi penghargaan dan mengevaluasi karyawan di semua tingkatan dan mengelola berbagai program kesejahteraan.
Istilah ‘staf mengacu pada fungsi ‘tongkat atau staf’ yang dibawa oleh seseorang untuk mendukung. Dengan demikian staf melakukan peran pendukung. Ini mendukung garis dalam kinerjanya. Tujuan dari fungsi staf adalah untuk membantu eksekutif lini dengan membebaskan mereka dari aktivitas khusus tertentu.
Sementara pada bagan organisasi keseluruhan perusahaan, manajer HRD adalah staf bagi seluruh organisasi, hubungannya dengan bawahannya sendiri di departemennya selalu ‘garis’. Dia mengelola sebuah departemen yang dapat menjalankan sebanyak seratus karyawan dan tugas manajerialnya sama beratnya dengan sebagian besar manajer lini.
Seperti mereka, dia peduli dengan produksi, kualitas kerja, perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian upaya departemennya serta dengan perekrutan, pemilihan dan penempatan orang-orang di stafnya dan pelatihan, kepemimpinan, dan motivasi mereka.
Organisasi formal mengacu pada cara di mana personelnya dikelompokkan ke dalam departemen dan divisi yang berbeda. Departemen yang berbeda dari suatu organisasi dapat secara formal disusun dalam tiga cara utama – menurut fungsi, menurut divisi atau menurut struktur matriks.
Dalam bentuk fungsional, semua personel yang dapat berkontribusi pada kinerja fungsi tertentu dikelompokkan bersama. Di bawah sistem seperti itu semua personel yang berkaitan dengan administrasi kepegawaian dikelompokkan bersama di departemen HRD, semua orang yang berkaitan dengan fungsi pemasaran dikelompokkan bersama di departemen pemasaran dan seterusnya.
Salah satu keuntungan penting dari bentuk fungsional ini adalah bahwa setiap fungsi dilakukan oleh seorang spesialis. Karena spesialisasi, keterampilan karyawan dalam organisasi fungsional dapat dimanfaatkan secara lebih efektif. Tetapi karyawan memiliki beberapa bos, koordinasi sangat sulit dicapai dan organisasi tidak dapat beroperasi sebagai sistem yang terintegrasi secara total.
Cara lain untuk mengelompokkan anggota organisasi adalah dengan pembagian. Di sini kami mengumpulkan semua spesialis yang diperlukan untuk menghasilkan produk tertentu. Jika sebuah perusahaan memproduksi dan menjual empat produk yang berbeda, ia dapat mendirikan empat pusat divisi, satu untuk setiap produk. Di dalam setiap divisi, semua produksi, pemasaran, keuangan, dan layanan tenaga kerja lainnya yang dibutuhkan dikumpulkan.
Divisionalisasi mungkin dari jenis yang berbeda. Mungkin ada pembagian berdasarkan produk atau wilayah. Keuntungan dari divisionalisasi adalah di sini mudah untuk membandingkan kinerja tetapi melibatkan duplikasi staf dan pemborosan yang tidak perlu.
Departemen organisasi dapat disusun dalam bentuk matriks yaitu anggota organisasi ditempatkan di bawah dua bos, satu bos akan menjadi kepala departemen tempat karyawan berada dan bos lainnya akan menjadi kepala proyek tempat mereka terlibat sementara. .
Bentuk matriks juga dikenal sebagai “sistem perintah berganda”. Di sebuah perusahaan teknik besar, personel teknis dari berbagai departemen ditugaskan untuk sebuah proyek.
Ketika proyek khusus ini selesai, mereka kembali ke departemen masing-masing sampai tugas berikutnya untuk proyek lain diberikan. Salah satu keuntungan besar dari organisasi matriks atau organisasi proyek adalah bahwa pengetahuan dan keterampilan khusus tersedia untuk semua proyek atas dasar yang sama tetapi melanggar prinsip organisasi tradisional kesatuan komando dan mendorong konflik.
Struktur organisasi Human Resources Department berbentuk seperti piramida dengan HRD Manager atau Direktur HRD sebagai pemimpinnya. Di banyak organisasi besar, HRD Manager juga merupakan Anggota dari
Dewan dan akan ditunjuk sebagai Direktur HRD atau Wakil Presiden, HRD. Jika dia bukan Anggota Dewan, penunjukan yang tepat adalah Manajer HRD. Tepat di bawah HRD Manager ada satu level lagi dengan petugas personalia yang akan melapor langsung ke HRD Manager.