Manajemen cetak dapat memiliki banyak definisi. Ini dapat digambarkan sebagai pengendalian, pemeliharaan dan pemantauan lingkungan pencetakan dan tingkat produktivitasnya. Umumnya, seorang administrator yang terlibat dalam manajemen cetak dapat mengelola semua printer di jaringannya. Dia diberikan pembaruan status real-time pada printer dan jaringan tempat mereka beroperasi. Intinya, ia dapat mengelola banyak printer dan lingkungannya dari satu komputer. Jika administrator tidak terlibat dalam aktivitas manajemen printer, ia mungkin harus merawat setiap komputer satu per satu.
Layanan manajemen cetak dapat mencakup pemantauan tingkat dan penggunaan toner printer.
Manajemen pencetakan dimaksudkan untuk menyediakan alat bagi perusahaan dan organisasi untuk memaksimalkan sumber daya mereka. Ruang, perangkat keras, perangkat lunak, dan waktu — seperti halnya tenggat waktu — semuanya dipertimbangkan saat mencoba merampingkan operasi pencetakan. Pemilik bisnis dapat memilih untuk mengalihdayakan aktivitas manajemen pencetakan mereka dan mengindahkan saran dari para profesional yang menyediakan layanan manajemen pencetakan. Misalnya, layanan manajemen pencetakan pihak ketiga dapat menilai proses pencetakan perusahaan dan menawarkan saran seperti peningkatan perangkat keras dan perangkat lunak, relokasi peralatan, atau penambahan karyawan untuk meningkatkan produktivitas.
Seorang administrator yang terlibat dalam manajemen cetak dapat memantau semua printer di jaringannya.
Laporan yang diberikan oleh aktivitas manajemen pencetakan dasar dapat membantu administrator untuk mengetahui apa yang terjadi di lingkungan pencetakannya. Jika administrator mengidentifikasi aktivitas yang menurutnya dapat menyebabkan masalah di kemudian hari, ia dapat mengambil langkah untuk mengubah perilaku tersebut di lingkungan pencetakan. Misalnya, administrator yang memperhatikan kertas yang terbuang dapat memberlakukan batasan pencetakan atau mengharuskan pengguna menggunakan opsi yang memungkinkan pencetakan dua sisi.
Manajemen cetak juga dapat membantu administrator dalam upaya pemecahan masalah mereka. Pemberitahuan dan skrip dapat dikirim dari jarak jauh melalui sistem untuk mengatasi masalah. Masalah ini dapat berkisar dari perubahan toner dan kertas sederhana hingga kegagalan sistem. Karena masalah kecil ditangkap sebelum berubah menjadi lebih besar, kebutuhan akan dukungan teknis utama dapat dikurangi.
Selain merampingkan operasi, manajemen pencetakan dapat membantu menghemat uang dan meningkatkan produktivitas untuk perusahaan atau organisasi. Misalnya, aktivitas manajemen pencetakan yang bermanfaat mencakup aktivitas yang mengurangi pemborosan dan meminimalkan jumlah perbaikan yang diperlukan untuk menjaga lingkungan pencetakan tetap beroperasi. Untuk benar-benar merasakan manfaat manajemen cetak, perubahan harus dilakukan sesuai dengan kebutuhan spesifik bisnis.