Kita semua tahu gaya komunikasi yang berbeda dan kita menggunakan satu atau yang lain tergantung pada konteks di mana kita berada.
Salah satu yang terpenting adalah komunikasi formal. Dalam paragraf ini kita dapat mempelajari segala sesuatu tentang gaya ini, menemukan kerangka kerja yang biasanya digunakan dan apa karakteristik dan keunggulan utamanya dibandingkan dengan caral komunikasi lainnya.
- Artikel terkait: “Keterampilan sosial-emosional: karakteristik, fungsi, dan contoh”
Apa itu komunikasi formal dan apa ciri-cirinya?
Komunikasi formal adalah gaya komunikatif yang digunakan dalam konteks profesional dan institusional. Ini adalah metode yang diatur di mana kata-kata sehari-hari tidak diperbolehkan, karena nada yang digunakan harus selalu berbudaya dan aseptik. Demikian juga, kita juga dapat menyebut komunikasi formal sebagai aliran informasi yang terjadi antara tingkat yang berbeda dalam hierarki organisasi, dan yang akan dibingkai dalam seperangkat norma yang telah disebutkan.
Alur komunikasi formal dapat terjadi secara lisan atau tertulis. Umumnya, interaksi yang diselesaikan secara singkat dilakukan dalam percakapan lisan. Namun, komunikasi yang membutuhkan informasi yang lebih luas atau kompleks, biasanya dipilih untuk menulis dan mengirimkannya ke lawan bicara melalui rute yang dipilih (surat edaran, email, surat pos, memorandum, dll.
Karakteristik lain dari komunikasi formal adalah ia bekerja melalui protokol yang diketahui oleh pengirim dan penerima, yang merupakan bagian dari organisasi di mana proses komunikasi tersebut berlangsung. Protokol ini menyiratkan, misalnya, jalur yang harus diambil oleh pesan, dalam hierarki. Dengan demikian, seorang karyawan akan mengetahui bahwa ia harus mengirimkan informasi tertentu kepada manajernya, dan ini pada gilirannya harus mengirimkan informasi tersebut kepada atasannya, tetapi mereka tidak dapat melewatkan langkah perantara.
Artinya, setiap anggota organisasi yang berpartisipasi dalam komunikasi formal ini harus mengetahui terlebih dahulu pesan apa yang akan ditujukan kepada orang mana, dengan cara apa harus dilakukan dan apa rute yang harus diikuti informasi tersebut untuk mencapai tujuannya dari cara yang benar.
Jenis-jenis komunikasi formal
Tergantung pada alamat yang kita gunakan untuk mengirimkan informasi, kita dapat membangun hingga empat jenis komunikasi formal yang berbeda. Mari kita lanjutkan untuk melihat semuanya secara lebih rinci.
1. Komunikasi formal ke atas
Ketika dalam organisasi, seorang karyawan mencoba berkomunikasi dengan salah satu manajernya, baik yang langsung atasan atau yang berada di atasnya, kita akan berbicara tentang komunikasi formal ke atas. Merupakan bentuk penyampaian pesan yang bertipe vertikal dan dengan arah dari bawah ke atas. Contoh pesan yang dapat dikirim dalam cara ini adalah laporan yang telah diminta, tetapi juga permintaan untuk hal tertentu dan bahkan keluhan bahwa mereka ingin meninggalkan paten.
2. Komunikasi formal ke bawah
Kasus yang berlawanan dengan yang sebelumnya adalah komunikasi formal yang menurun. Dalam caral ini, informasi juga ditransmisikan secara vertikal, tetapi kali ini ditransmisikan dari atas ke bawah. Artinya, manajer dan manajerlah yang mengirimkan informasi kepada karyawan di bawah tanggung jawab mereka. Mereka dapat mengirim, misalnya, instruksi tentang tugas apa yang harus mereka lakukan dan bagaimana mereka harus melakukannya. Mereka dapat melakukannya secara lisan atau tertulis, tergantung pada informasi yang ingin mereka sampaikan.
3. Komunikasi formal horizontal
Tidak semua komunikasi formal dalam organisasi diarahkan kepada orang-orang pada tingkat hierarki yang lain. Ketika pesan dikirim ke pekerja lain yang menempati peringkat yang sama, kita berbicara tentang komunikasi formal horizontal, karena arus informasi diarahkan secara lateral.
Model ini terlihat jelas dalam rapat kepala departemen yang berbeda, karena beberapa individu dari bagian independen berkomunikasi dengan mereka, tetapi semuanya berada di posisi yang sama sebagai manajer atau direktur.
4. Komunikasi formal diagonal
Ada jenis komunikasi formal yang lebih jarang yang masih dapat terjadi, dan itu bersifat diagonal. Modalitas ini akan terjadi ketika dua lawan bicara berasal dari departemen yang berbeda tetapi juga pada tingkat hierarki yang berbeda.
Mungkin saja seorang kepala bagian perusahaan secara khusus perlu menyampaikan informasi kepada beberapa karyawan yang tidak berada di bawah tanggung jawabnya, tetapi berada pada tingkat yang lebih rendah dalam struktur perusahaan. Ini akan menjadi contoh kasus komunikasi formal diagonal.
- Anda mungkin tertarik: “8 unsur komunikasi: karakteristik dan contoh”
Kekuatan gaya komunikatif ini
Komunikasi formal memiliki sejumlah keunggulan dibandingkan komunikasi informal. Kita akan melihat yang paling penting.
1. Standarisasi
Menggunakan metode ini menjamin kesetaraan dalam semua proses komunikasi organisasi, sehingga semua anggota dapat mengetahui bagaimana cara melanjutkan ketika mengirimkan informasi, memilih cara dan bentuk yang tepat, dan pada saat yang sama mereka semua tahu bagaimana menafsirkan pesan yang datang. mereka tanpa keraguan. Ini adalah caral standar yang memungkinkan pemahaman yang jelas tentang aturan dan prosedur.
2. Tidak ada kesalahan
Fakta menggunakan aturan yang telah ditetapkan sebelumnya dan selalu mengikuti prosedur yang sama memiliki keuntungan tambahan, yaitu tidak memungkinkan terjadinya kesalahan, di luar kesalahan manusia yang dapat dilakukan di luar aturan ini. Yang penting adalah mengikuti protokol yang ditunjukkan, informasi harus mengalir melalui organisasi tanpa kesulitan dan tanpa menimbulkan keraguan di antara lawan bicara.
3. Jejak
Komunikasi formal memiliki keuntungan lain yang jelas, yaitu bahwa semua interaksi yang terjadi secara tertulis diarsipkan dan oleh karena itu dapat ditinjau setiap saat untuk mendapatkan kembali informasi tertentu.
Logikanya, hal yang sama tidak terjadi dengan komunikasi lisan formal, tetapi kita telah menyebutkan bahwa jenis interaksi ini terjadi untuk mengirim pesan yang sangat ringkas. Semua yang memiliki tingkat kerumitan tertentu harus disampaikan secara tertulis, dan karena itu akan didaftarkan.
Kelemahan komunikasi formal
Logikanya, tidak semua kualitas komunikasi formal itu positif. Ada juga beberapa kelemahan yang harus kita waspadai.
1. Biaya waktu
Fakta mengikuti protokol yang cukup kaku terkadang berarti bahwa komunikasi formal melibatkan pemborosan waktu yang tidak perlu untuk transmisi informasi yang pada kenyataannya dapat dilakukan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Ini adalah kasus pertemuan tanpa akhir di mana pesan ditransmisikan di antara para hadirin dengan cara yang tidak efisien, padahal sebenarnya hal itu bisa dilakukan secara lebih langsung, tetapi itu berarti melepaskan saluran komunikasi standar organisasi.
2. Dingin
Komunikasi formal menyebabkan pesan ditransmisikan dengan cara yang dingin, seringkali tanpa sentuhan manusia yang membuat interaksi lebih hangat dan yang membuat komunikasi ini jauh lebih impersonal daripada gaya informal. Selain itu, kekakuan aturan ini juga sangat membatasi gaya komunikatif pengirim, terkadang tidak memanusiakan transmisi pesan dan menyebabkan penerima memahaminya dengan cara yang lebih suam-suam kuku.
3. Kebingungan
Aturan komunikasi formal seharusnya tidak mengizinkan hal ini, tetapi terkadang tidak dapat dihindari bahwa kebingungan tertentu akan dihasilkan seputar pesan yang diterima. Ini terjadi ketika transmisi informasi memerlukan beberapa lompatan antara lawan bicara yang berbeda, menghasilkan kemungkinan bahwa pada setiap titik ini pesan asli terdistorsi dan pesan yang akhirnya diterima tidak
persis sama dengan yang pertama.
Cara perbaikan
Komunikasi formal memiliki ruang untuk perbaikan, dan untuk ini ada beberapa rekomendasi yang dapat membuat cara penyampaian informasi ini di dalam perusahaan menjadi lebih efisien. Ini adalah beberapa di antaranya.
1. Batasi formalisme
Jelas bahwa komunikasi formal membutuhkan kesopanan dalam penyampaian pesan, tetapi terkadang ekspresi formal yang berlebihan dapat menghasilkan nada yang sangat serius yang dapat ditafsirkan oleh penerima sebagai negatif, ketika pesannya bisa netral dan bahkan diteruskan. di depan. Misalnya, seorang manajer departemen dapat mengirim email kepada bawahannya untuk membicarakan kinerjanya, yang pada prinsipnya baik, tetapi menggunakan nada yang sangat serius sehingga mereka menafsirkannya secara negatif.
2. Tinjau
Rekomendasi ini harus berlaku untuk semua jenis komunikasi, tetapi lebih untuk komunikasi formal. Sangat penting untuk memeriksa teks sebelum dikirim, karena terkadang terburu-buru dapat membuat kita membuat serangkaian kesalahan ejaan, tata bahasa, atau bahkan konten, yang dapat menimbulkan masalah dalam interpretasi pesan, dan ini dapat berakibat serius. dalam organisasi. Bayangkan, misalnya, kita menginstruksikan seorang pekerja untuk mengirimkan 5.000 unit produk, bukan 500.
3. Penerimaan
Aturan praktis yang baik adalah meminta konfirmasi penerima bahwa Anda telah menerima pesan dengan benar. Saat ini ada alat dalam email yang menginformasikan kepada kita ketika penerima telah menerima email kita, jadi dalam kasus tersebut kita bahkan tidak perlu meminta konfirmasi tersebut secara eksplisit.
4. Penggunaan yang benar
Rekomendasi terakhir adalah menggunakan komunikasi formal hanya untuk urusan organisasi. Masalah apa pun di luar perusahaan tidak boleh ditangani dengan cara ini, dan mencoba mengirim pesan pribadi melalui saluran institusional hanya akan menimbulkan masalah, karena itu bukan saluran yang tepat.
Referensi bibliografi:
- Andrade, H. (2005). Komunikasi internal organisasi: proses, disiplin dan teknik. Netbiblo.
- Rojas, D. (1994). Teknik komunikasi eksekutif. McGraw-Hill Interamericana.
- Simon, HA, Gomez, J. (1993). Komunikasi. Perilaku administratif.