Mesin lipat surat adalah peralatan yang dirancang untuk melipat kertas. Mesin kelas bawah mampu membuat lipatan C dasar pada kertas berukuran letter, yang digunakan untuk korespondensi profesional, sementara yang lain dapat menangani kertas berukuran unik, kertas dengan ketebalan yang tidak biasa, dan pekerjaan pelipatan yang lebih kompleks. Dalam pengaturan di mana barang-barang kertas dalam jumlah besar diproses, mesin pelipat surat bisa sangat berguna, dan itu akan menghemat waktu karyawan yang mungkin dihabiskan untuk tugas-tugas terkait pelipatan. Untuk organisasi yang terlibat dalam kampanye surat massal, mesin pelipat surat bisa menjadi akuisisi penting.
Mesin lipat surat membuat kampanye surat langsung lebih terjangkau bagi pengiklan.
Untuk bisnis yang mempertimbangkan pembelian mesin lipat surat, ada tiga hal yang harus dipertimbangkan ketika melihat caral yang tersedia. Yang pertama adalah volume lipat yang dibutuhkan. Mesin pelipat surat memang memiliki keterbatasan, sehingga bisnis harus memastikan bahwa mesin pelipat surat akan cukup cepat untuk mengimbangi beban kerja. Masalah lainnya adalah frekuensi pekerjaan lipat. Mesin volume tinggi yang dapat bertahan hingga ratusan ribu penggunaan mungkin direkomendasikan untuk perusahaan yang mengirimkan surat mingguan, misalnya. Akhirnya, jenis lipatan yang dibutuhkan harus dipikirkan, karena mesin yang disesuaikan dapat menawarkan cukup banyak pilihan lipat. Ketebalan kertas juga harus dipertimbangkan, seperti halnya gaya pencetakan. Kertas glossy, misalnya, membutuhkan penanganan khusus.
Mekanisme pengumpanan yang berbeda digunakan untuk mesin pelipat surat, tergantung pada volume dan jenis kertas yang ditanganinya. Mesin pelipat surat pengumpanan manual dirancang untuk penggunaan ringan, seperti korespondensi bisnis lipat. Mesin pelipat surat pengumpanan gesekan menggunakan serangkaian roda untuk menarik kertas ke dalam mesin untuk melipat. Namun, roda ini dapat meninggalkan noda atau merusak kertas. Model paling mahal menggunakan umpan udara, yang menyedot kertas dengan semburan udara. Untuk bisnis yang menangani kertas mengkilap atau pekerjaan halus, biasanya disarankan untuk menggunakan pengumpanan udara.
Selain untuk melipat, beberapa mesin pelipat surat juga memiliki inserter yang dapat digunakan untuk mengisi amplop. Untuk pengiriman surat bervolume tinggi, inserter adalah ide yang bagus. Lainnya menyediakan kemampuan penyegelan, bekerja dengan amplop penyegelan diri atau dokumen. Untuk pekerjaan besar, penghitung batch dapat melacak berapa banyak bahan yang telah diproduksi. Mesin pelipat surat lainnya juga memiliki pengaturan memori, memungkinkan pengguna untuk menyimpan pola pelipatan yang rumit di dalam mesin, daripada memprogram ulang setiap saat.