Tujuh elemen utama dari proses komunikasi adalah: (1) pengirim (2) ide (3) penyandian (4) saluran komunikasi (5) penerima (6) decoding dan (7) umpan balik.
Komunikasi dapat didefinisikan sebagai suatu proses yang menyangkut pertukaran fakta atau gagasan antara orang-orang yang memegang posisi berbeda dalam suatu organisasi untuk mencapai keselarasan bersama. Proses komunikasi bersifat dinamis daripada fenomena statis.
Proses komunikasi seperti itu harus dianggap sebagai interaksi yang berkesinambungan dan dinamis, baik yang mempengaruhi maupun yang dipengaruhi oleh banyak variabel.
(1) Pengirim:
Orang yang bermaksud menyampaikan pesan dengan maksud menyampaikan informasi dan gagasan kepada orang lain dikenal sebagai pengirim atau komunikator.
(2) Gagasan:
Ini adalah pokok bahasan komunikasi. Ini mungkin pendapat, sikap, perasaan, pandangan, perintah, atau saran.
(3) Pengkodean:
Karena pokok bahasan komunikasi bersifat teoretis dan tidak berwujud, penyampaiannya lebih lanjut membutuhkan penggunaan simbol-simbol tertentu seperti kata-kata, tindakan atau gambar, dll. Konversi pokok bahasan menjadi simbol-simbol ini adalah proses pengkodean.
(4) Saluran Komunikasi:
Orang yang tertarik untuk berkomunikasi harus memilih saluran untuk mengirimkan informasi yang diperlukan, ide, dll. Informasi ini dikirimkan ke penerima melalui saluran tertentu yang mungkin formal atau informal.
(5) Penerima:
Penerima adalah orang yang menerima pesan atau untuk siapa pesan itu dimaksudkan. Penerimalah yang mencoba memahami pesan dengan cara sebaik mungkin dalam mencapai tujuan yang diinginkan.
(6) Dekode:
Orang yang menerima pesan atau simbol dari komunikator berusaha untuk mengubah hal yang sama sedemikian rupa sehingga ia dapat mengekstrak maknanya menjadi pemahamannya yang lengkap.
(7) Umpan balik:
Umpan balik adalah proses untuk memastikan bahwa penerima telah menerima pesan dan memahami dalam pengertian yang sama seperti yang dimaksud oleh pengirim.