Pria memanjat tali
Sertifikat jabatan adalah dokumen yang mencantumkan pejabat perusahaan dan posisi yang mereka tempati. Dokumen semacam itu biasanya disiapkan oleh sekretaris perusahaan, dan menurut undang-undang, dokumen tersebut harus tersedia bagi anggota masyarakat. Orang yang menginginkan informasi tentang petahana suatu korporasi dapat meminta salinan sertifikat incumbent dari sekretaris. Informasi ini diperbarui sesuai kebutuhan untuk mencerminkan reorganisasi perusahaan dan juga diajukan kepada regulator pemerintah agar mereka tetap mendapat informasi tentang operasi perusahaan.
Istilah ” incumbent ,” yang berarti “pemegang jabatan” sering digunakan dalam politik, tetapi juga mengacu pada pejabat perusahaan, seperti presiden, chief financial officer, dan chief executive officer . Struktur organisasi suatu perusahaan dapat bervariasi dan akibatnya, jabatan yang ada tidak selalu seragam, begitu pula tanggung jawab pekerjaan yang harus konsisten antara dua orang dengan posisi yang sama di perusahaan yang berbeda.
Sekretaris perusahaan bertanggung jawab untuk memelihara catatan perusahaan. Pembukuan ini biasanya diwajibkan oleh undang-undang, dan pekerjaan sekretaris mendukung pekerjaan pejabat lain yang harus mengajukan dokumen hukum dan memberikan informasi tentang peristiwa sejarah di sebuah perusahaan. Dalam hal sekretaris dianggap sebagai incumbent, mungkin perlu petugas lain untuk menandatangani kembali sertifikat incumbent agar sah. Jika tidak, tanda tangan sekretaris adalah satu-satunya yang diperlukan pada dokumen.
Sertifikat jabatan hanya mencantumkan nama dan jabatan, tanpa informasi pribadi tambahan. Seperti pengajuan publik lainnya, ini mempromosikan transparansi dengan membuat informasi tentang bagaimana perusahaan diatur dan dijalankan tersedia untuk anggota masyarakat yang mungkin memiliki kepentingan. Ini dapat mencakup pemegang saham, serta perusahaan lain dan orang-orang yang peduli tentang bagaimana perusahaan melakukan bisnis. Jika terjadi reorganisasi atau perekrutan baru, orang dapat meminta salinan sertifikat jabatan baru untuk mendapatkan informasi terkini tentang pejabat perusahaan.
Sertifikat jabatan dapat digunakan untuk segala hal mulai dari menentukan siapa yang harus dituntut dalam pengajuan hukum hingga mempelajari lebih lanjut tentang organisasi internal perusahaan. Pengajuan publik lainnya seperti prospektus juga dapat berguna untuk meneliti perusahaan. Informasi ini tidak dianggap sebagai hak milik dan harus disediakan berdasarkan permintaan, tidak peduli siapa yang memintanya. Orang yang meminta informasi juga tidak diharuskan untuk mengungkapkan mengapa mereka tertarik atau bagaimana informasi tersebut akan digunakan.