Beberapa cara untuk meningkatkan komunikasi dalam organisasi Anda adalah sebagai berikut:
1. Kejelasan Tujuan:
Pertama-tama kita harus jelas tentang apa yang ingin kita komunikasikan. Ini membutuhkan perencanaan yang matang. Seseorang dengan sangat tepat mengatakan, “Kesalahan utama dalam komunikasi adalah percaya bahwa itu terjadi”. Perlu diingat bahwa semua komunikasi adalah hasil pemikiran terlebih dahulu dan perencanaan apa yang harus disampaikan kepada siapa, dengan cara apa dan kapan. Tidak ada komunikasi yang berarti terjadi begitu saja atau secara acak.
2. Melayani Kepala dan Hati:
Keterlibatan emosional sama pentingnya dengan informasi dalam hal menarik audiens dan memotivasi pendengar untuk berubah. Respons emosional akan meningkatkan waktu dan energi yang dihabiskan pendengar untuk memikirkan pesan tersebut. Selanjutnya keputusan yang dicapai secara logis diperkuat jika keputusan tersebut juga bermanfaat secara emosional. Fokusnya harus pada kebutuhan penerima.
3. Berbagi Kegiatan:
Komunikasi yang efektif adalah tanggung jawab semua orang dalam organisasi. Mereka mungkin berada di level mana pun—manajerial atau non-manajerial. Semuanya harus bekerja menuju tujuan bersama. Artinya, oleh karena itu, semuanya, dengan cara yang berbeda, memiliki andil dalam proses komunikasi. Itulah sebabnya manajer disarankan untuk berkonsultasi dengan orang lain bila diperlukan. Praktik yang bermanfaat adalah mengingat judul ‘Untuk Tindakan’ dan ‘Untuk Informasi’ saat komunikasi sedang direncanakan.
4. Penggunaan Simbol:
Telah berulang kali dikatakan bahwa komunikasi dilakukan melalui seperangkat simbol yang saling dipahami. Ini berarti bahwa penyandian dan penguraian sandi harus dilakukan melalui simbol-simbol yang akrab bagi pengirim dan penerima.
Itulah sebabnya para manajer, dan khususnya staf spesialis, disarankan untuk menghindari penggunaan kosakata atau jargon yang sangat teknis yang hanya dipahami dalam kelompok yang sangat terbatas. Mereka harus ingat bahwa di luar kosa kata teknis mereka ada bahasa yang dipahami secara umum yang tidak menimbulkan masalah komunikasi.
5. Berfokus pada Kebutuhan Penerima:
Setiap kali kita berkomunikasi kita harus mengingat kebutuhan penerima pesan atau informasi. Harus menjadi upaya kita untuk melihat bahwa pesan atau informasi apa pun yang kita kirimkan harus bernilai bagi penerima. Kesadaran di pihak kita ini akan membuatnya lebih mudah menerima.
6. Penggunaan Umpan Balik:
Otoritas terkenal tentang perilaku organisasi mengatakan, “Gunakan umpan balik”. Komunikasi selesai hanya ketika pesan dipahami oleh penerima. Kita tidak pernah tahu apakah dia mengerti pesannya kecuali kita mendapatkan umpan baliknya.
Banyak masalah komunikasi muncul karena kesalahpahaman dan ketidakakuratan. Kita dapat menghindari masalah ini dengan mengajukan pertanyaan, meminta balasan surat kita, dan mendorong penerima untuk memberikan tanggapannya terhadap pesan tersebut.
7. Mendengarkan:
Komunikasi tidak dapat efektif kecuali penerima mendengarkan dengan penuh perhatian atau antisipasi. Ini lebih lanjut menunjukkan bahwa komunikasi adalah tanggung jawab bersama antara pengirim dan penerima. Mendengarkan secara partisipatif adalah syarat penting untuk komunikasi yang efektif.
8. Pengendalian Emosi:
Agak menyedihkan untuk dicatat bahwa kita tidak selalu berkomunikasi dengan cara yang sepenuhnya rasional. Penalaran kita sering diselimuti oleh perasaan atau emosi negatif. Akibatnya, berbagai kesalahpahaman muncul karena penyandian pesan yang sarat emosi atau salah tafsir atas pesan yang masuk pada tingkat penyandian. Itulah sebabnya para pakar manajemen modern menasihati kita untuk melatih pengendalian diri. Emosi, terutama emosi negatif dapat dengan mudah merusak komunikasi.
9. Kesopanan Sopan santun:
Dalam komunikasi, nada suara, pilihan bahasa dan kongruensi atau hubungan logis antara apa yang dikatakan dan bagaimana dikatakan mempengaruhi reaksi penerima. Itulah sebabnya para manajer saat ini disarankan untuk menghindari otoritarianisme atau dengan kata lain menjalankan otoritas dengan anggun. Kesopanan melahirkan kesopanan dan mendorong komunikasi partisipatif yang melibatkan orang di semua tingkatan. Komunikasi yang benar-benar efektif didasarkan pada kesopanan dan kemahiran.
10. Penghapusan Kebisingan:
Setiap upaya yang mungkin harus dilakukan untuk menghilangkan unsur kebisingan yang mendistorsi komunikasi pada tahap transmisi. Apa pun yang tidak beres dengan peralatan suara atau gangguan apa pun di saluran transmisi pasti merusak komunikasi.
11. Klarifikasi Asumsi:
Tidak ada komunikasi efektif yang dapat didasarkan pada asumsi. Setiap upaya harus dilakukan untuk mengklarifikasi asumsi dan memiliki gambaran yang jelas dan positif tentang penerima pesan kita. Dengan cara yang sama penerima juga harus membuang semua asumsi tentang pengirim.
12. Menghindari Ambiguitas:
Konotasi dan ambiguitas menyebabkan masalah semantik. Pengirim pesan harus berhati-hati untuk melihat bahwa penerima tidak harus melampaui teks pesan. Oleh karena itu, disarankan untuk menggunakan kata-kata dan ungkapan yang eksplisit. Dan kata-kata yang bermakna ganda juga harus dihindari.
13. Latar Belakang Sosio-psikologis Komunikator:
Semua komunikator yang efektif berhati-hati untuk memahami latar belakang sosio-psikologis penerima pesan mereka. Aturan emasnya adalah ‘Pahami dulu, baru dipahami’.
14. Kelengkapan Pesan:
Pesan yang efektif adalah pesan yang lengkap. Penerima tidak boleh dibiarkan menebak-nebak. Ini dapat menyebabkan kesalahpahaman. Pesan lengkap membawa semua fakta dan angka yang diperlukan.
15. Kesingkatan Ekspresi:
Kelengkapan tidak berarti memasukkan detail atau pengalihan yang tidak perlu. Pesan yang efektif adalah pesan yang singkat dan jelas. Untuk tujuan ini, pengirim harus berpikiran jernih dan benar-benar terfokus pada visinya.
16. Bahasa Tubuh Ramah:
Poin ini sangat penting untuk komunikasi lisan tatap muka. Kita harus berhati-hati untuk memastikan bahwa kita menjaga postur tubuh yang benar termasuk kepercayaan diri dan kesopanan, kontak mata dan, sejauh mungkin, gerak tubuh yang menyenangkan. Dan bahasa tubuh yang positif didasarkan pada perasaan yang positif.
17. Perintah Perhatian:
Dengan mendemonstrasikan seberapa relevan pesan tersebut bagi penerima dan membuatnya menyadari kegunaannya dengan meyakinkan bahwa pesan tersebut sesuai dengan keyakinan pendengar, komunikasi dapat menjadi efektif. Perhatian sangat diperlukan untuk memastikan bahwa semua rincian yang relevan dimasukkan dengan cara yang benar dan jelas.