Baca artikel ini untuk mempelajari jenis laporan dan kebutuhannya di berbagai tingkat manajemen.
Jenis Laporan:
Laporan Eksternal:
Laporan ini dimaksudkan untuk pihak eksternal seperti pemerintah, pemegang saham , bankir, lembaga keuangan, dll, misalnya laporan keuangan perusahaan yang dipublikasikan. Salinan laporan tersebut juga harus diajukan ke Panitera Perusahaan Saham Gabungan dan bursa saham.
Untuk kepentingan pemahaman umum, laporan ini diharapkan sesuai dengan standar pengungkapan minimum tertentu dan mengungkapkan rincian dasar tertentu berdasarkan Undang-undang Perusahaan tahun 1956.
Laporan Internal:
Laporan-laporan ini dimaksudkan untuk penggunaan internal berbagai tingkat manajemen seperti manajemen tingkat atas, tingkat menengah, dan tingkat junior. Oleh karena itu, pendekatan terhadap masalah pelaporan akan bervariasi sesuai dengan tingkat pelaporan. Laporan-laporan ini tidak harus sesuai dengan standar hukum apa pun. Sementara laporan yang dimaksudkan untuk manajemen puncak harus komprehensif dan ringkas, laporan kepada pengawas operasi harus spesifik dan terperinci.
Laporan Rutin:
Laporan ini mencakup hal-hal rutin dan disampaikan secara berkala secara berkala. Contoh, analisis varians, laporan keuangan, laporan kontrol anggaran adalah laporan rutin. Mereka diserahkan ke berbagai tingkat manajemen sesuai jadwal waktu yang tetap. Laporan rutin biasanya berupa formulir cetak atau siklostyle dengan ruang kosong untuk diisi. Sebagian besar laporan internal bersifat laporan rutin.
Laporan Khusus:
Laporan yang disampaikan pada kesempatan tertentu atas permintaan atau instruksi tertentu adalah laporan khusus. Ketika masalah muncul dalam bisnis, mereka harus menyelidiki. Hasil investigasi dan rekomendasi disampaikan melalui laporan khusus.
Bentuk dan isi laporan khusus akan berbeda-beda sesuai dengan sifat masalah yang diselidiki. Biasanya laporan khusus memuat kerangka acuan yaitu, masalah yang akan diteliti, penyelidikan yang dilakukan, temuan dan pengamatan, dan terakhir kesimpulan dan rekomendasi.
Contoh beberapa laporan khusus adalah:
- Laporan informasi tentang produk pesaing,
- Laporan oleh Akuntan Biaya tentang implikasi perubahan harga pada biaya produk,
- Laporan mengenai pemilihan produk atau pemilihan metode produksi, dll.
Laporan Operasi:
Laporan-laporan ini dapat diklasifikasikan ke dalam Laporan Kontrol dan Laporan Informasi .
Laporan Kontrol:
Ini adalah unsur penting dari proses kontrol dan membantu dalam mengendalikan berbagai aktivitas perusahaan. Ini memberikan informasi yang dikumpulkan dan dianalisis dengan benar ke berbagai tingkat manajemen. Kerangka laporan ini ditentukan oleh kebutuhan usaha.
Ini didasarkan pada anggaran dan standar yang dikembangkan perusahaan. Ini terkait dengan pusat pertanggungjawaban dan mengamati kebutuhan keputusan. Laporan ini dapat dibuat secara mingguan, dua mingguan, bulanan, atau tahunan tergantung pada urgensi masalah yang dilaporkan. Sebagian besar laporan internal adalah contoh laporan kontrol. Mereka juga semacam laporan rutin.
Laporan Informasi:
Laporan-laporan ini memberikan informasi yang sangat berguna untuk perencanaan dan perumusan kebijakan ke depan. Mereka dapat berupa laporan tren atau laporan analitik. Laporan tren memberikan informasi dalam bentuk komparatif selama periode waktu tertentu. Di sisi lain, laporan analitik memberikan informasi dengan cara yang diklasifikasikan.
Kadang-kadang laporan ini memberikan informasi dalam bentuk ringkasan hasil operasi usaha tertentu atau organisasi secara keseluruhan untuk periode tertentu. Dalam kasus seperti itu mereka dapat disebut sebagai laporan pengukuran usaha.
Laporan keuangan:
Laporan ini berisi informasi tentang posisi keuangan bisnis . Mereka dapat diklasifikasikan ke dalam Laporan Statis dan Laporan Dinamis. Laporan statis mengungkapkan posisi keuangan pada tanggal tertentu misalnya, neraca perusahaan.
Di sisi lain, laporan dinamis mengungkapkan pergerakan dana selama periode tertentu, misalnya laporan arus dana, laporan arus kas.
Kebutuhan Informasi dari Berbagai Tingkat Manajemen:
Umumnya tingkat pelaporan dalam manajemen internal terbagi dalam tiga kategori besar. Mereka adalah manajemen tingkat atas, tingkat menengah, dan tingkat junior. Mereka membutuhkan berbagai jenis laporan tergantung pada sifat fungsi yang mereka lakukan.
Tingkat Manajemen Puncak:
Manajemen puncak terutama berkaitan dengan perumusan kebijakan , perencanaan dan pengorganisasian. Oleh karena itu, fungsi mereka adalah mengembangkan rencana yang tepat, melaksanakan pendelegasian wewenang yang tepat kepada bawahan dengan maksud untuk memperoleh penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien dan untuk mempromosikan skema pengembangan yang tepat.
Untuk tujuan tersebut, mereka sebaiknya diberikan informasi dalam bentuk ringkasan yang mencakup semua aspek kinerja operasi bersama dengan perbandingan kinerja aktual dengan kinerja yang dianggarkan.
Umumnya, manajemen puncak harus menerima laporan berikut pada interval yang berbeda:
Jajaran direktur:
Laporan triwulanan tentang biaya produksi, penggunaan mesin dan tenaga kerja , laporan arus kas triwulanan, dan laporan laba rugi triwulanan dan neraca
Direktur Keuangan:
Abstrak penerimaan dan pembayaran bulanan dan laporan arus kas bulanan .
Direktur Produksi:
Laporan biaya produksi, laporan penggunaan mesin dan tenaga kerja berdasarkan departemen , dan laporan sisa material, laporan biaya overhead dan laporan produksi. Semua pernyataan ini harus disampaikan kepadanya setiap bulan.
Direktur Penjualan:
Dia akan menerima laporan-laporan berikut setiap bulan: Laporan tentang order yang diterima, order yang dieksekusi, dan order yang terus tertunda – berdasarkan divisi; Laporan biaya penjualan dan distribusi – berdasarkan divisi; Laporan tentang penagihan kredit, saldo, dan piutang tak tertagih – berdasarkan pembagian.”
Tingkat Manajemen Menengah:
Manajer departemen seperti produksi, penjualan, dll., prihatin dengan pelaksanaan rencana yang dirumuskan oleh manajemen puncak. Mereka bertindak terutama sebagai koordinator eksekutif untuk mengelola kebijakan, mengarahkan pengawas operasi, dan mengevaluasi kinerja mereka. Oleh karena itu, laporan yang diserahkan kepada mereka harus memungkinkan untuk menjalankan fungsi-fungsi ini secara lebih efektif.
Mereka mungkin memerlukan laporan dengan interval yang lebih pendek, katakanlah setiap minggu, setiap dua minggu. Misalnya, manajer pekerjaan memerlukan laporan mingguan tentang waktu menganggur, kapasitas menganggur, biaya produksi sisa, kuantitas yang diproduksi, dll. Manajer penjualan memerlukan laporan dua minggu sekali tentang penjualan yang dianggarkan dan aktual, pengumpulan kredit, pesanan yang dipesan, dieksekusi dan tertunda, dan posisi stok -produk-bijaksana dan daerah-bijaksana.
Manajemen Muda:
Mandor, Supervisor, dll, merupakan tingkat manajemen ini. Mereka tertarik pada laporan, yang akan memberi tahu mereka tentang kemajuan pekerjaan di bawah kendali mereka. Beberapa dari laporan ini hampir berupa sobekan kertas yang tidak memiliki format yang sesuai. Mereka mungkin membutuhkan laporan setiap hari atau setiap minggu.
Misalnya:
mandor toko memerlukan laporan harian tentang waktu menganggur dan penggunaan mesin, laporan memo harian, dan laporan harian produksi – aktual dan yang dianggarkan. Supervisor area penjualan membutuhkan laporan mingguan tentang penjualan – dari sisi penjual, pesanan yang dipesan, dieksekusi dan terutang, penagihan kredit dan terutang, dll.