Baca artikel ini untuk mempelajari tentang pengendalian internal dalam sistem akuntansi.
Kontrol dalam Sistem Akuntansi Manual:
- Rekonsiliasi independen atas data eksternal seperti menggunakan laporan bank untuk merekonsiliasi ke rekening bank perusahaan atau menggunakan laporan rekening pemasok eksternal untuk merekonsiliasi dengan rekening kreditur individual;
- Menggunakan Control atau Total Account;
- Tinjau Neraca Saldo untuk memastikan debit sama dengan kredit.
Kontrol dalam Sistem Komputerisasi Akuntansi:
- Otorisasi transaksi yang benar:
Kontrol input perlu dilembagakan seperti data input perlu diverifikasi keakuratan dan kelengkapannya oleh orang yang berbeda dari orang yang memasukkan data.
- Selain kontrol input di atas, harus ada kontrol pemrosesan dan output untuk memastikan integritas data transaksi tetap utuh.
- Tidak ada akses resmi ke file komputer, data, dll. :
Semua harus disimpan di bawah kunci dan kunci dan log yang tepat dipertahankan.
- Penggunaan kontrol kata sandi untuk mengakses data.
Penyimpanan Data dalam File:
Dalam sistem komputer setiap informasi yang perlu disimpan dalam media penyimpanan sekunder harus dalam bentuk file. File terdiri dari kumpulan catatan dari konteks yang sama.
Catatan terdiri dari informasi tentang entitas dan/atau peristiwa yang berkaitan dengan organisasi seperti, misalnya, pembelian, penjualan, karyawan, dll. Semua sistem pemrosesan data menggunakan item data tertentu, yang sebagian besar bersifat permanen. .
Bahkan jika perubahan terjadi, mereka terjadi sangat besar. Nama, alamat, tanggal lahir dll, adalah beberapa contoh item data tersebut. Oleh karena itu, sebagian besar sistem pemrosesan data menyimpan data ini dalam file terpisah, yang disebut file Master.
File Transaksi adalah file tempat data sering dimasukkan, untuk memperbarui ketersediaan data . Item yang disimpan dalam file master tidak dimasukkan lagi dan lagi dalam transaksi.
Misalnya, setelah nama atau tanggal lahir karyawan disimpan dalam file induk, mereka akan diambil dari sana jika diperlukan untuk program apa pun. Karena item data tersebut dimasukkan dan disimpan untuk digunakan secara berulang-ulang dalam program yang berbeda di berbagai titik item.
Setelah data yang salah disimpan dalam file master, semua output yang muncul akan berisi informasi yang salah. Oleh karena itu, penting untuk memastikan keakuratan data dalam file master
Pengolahan data:
Pekerjaan yang dilakukan oleh komputer disebut sebagai pemrosesan data. Komputer memproses data menjadi informasi yang berarti. Informasi ini membentuk dasar untuk tindakan lebih lanjut yang akan dilakukan oleh pengguna atau komputer itu sendiri.
Dokumen dari mana data diambil untuk diproses disebut dokumen sumber, misalnya buku besar. Berbagai jenis data yang digunakan dalam komputer adalah data numerik, data karakter, atau data abjad, data alfanumerik, dan data logika.
Pemrosesan data melibatkan fungsi-fungsi berikut:
- Penagihan input/output, Pencatatan, pengkodean, penyimpanan, pemilihan, dll.
- Transformasi data yang melibatkan perhitungan, peringkasan, pengurutan, penggabungan, dll.
- Keluaran informasi seperti tampilan, reproduksi, telekomunikasi, dll.
Metode Pemrosesan Data:
Ada tiga metode pengolahan data. Mereka adalah pemrosesan Batch, pemrosesan On-line, dan pemrosesan waktu nyata.
(1) Pemrosesan Batch:
Istilah pemrosesan batch berlaku untuk situasi di mana jenis transaksi serupa dikumpulkan ke titik pisah batas dan kemudian dikelompokkan untuk membentuk batch untuk diproses.
Ini melibatkan dua langkah penting berikut:
- Menyortir data transaksi sesuai urutan yang ada di master file, dan
- Pemutakhiran catatan dalam file induk.
Proses sortir dan update dilakukan dengan menggunakan record key. Catatan yang diurutkan diproses secara berurutan satu demi satu. Oleh karena itu, pemrosesan batch juga disebut sebagai pemrosesan file berurutan.
Biasanya, ini dilakukan dalam beberapa tahap, setiap tahap memerlukan pengoperasian komputer yang terpisah. Output akhir tersedia untuk pengguna hanya setelah proses terakhir.
(2) Pemrosesan On-line:
Di bawah metode ini, peralatan telekomunikasi menggantikan pengumpulan catatan secara manual, karena pemrosesan batch dan entri data dilakukan secara on-line. Ini juga dikenal sebagai akses langsung atau metode pemrosesan file non-sekuensial.
Metode ini memiliki dua persyaratan dasar sebagai berikut:
- Terminal di berbagai lokasi terhubung dan dikendalikan oleh sebuah komputer pusat.
- Penyimpanan arsip pada media akses langsung seperti disk, sehingga komputer dapat mengakses arsip yang diperlukan secara acak.
(3) Pemrosesan Waktu Nyata:
Dengan metode ini, data yang berkaitan dengan setiap transaksi individual, yang diterima melalui jalur telekomunikasi, diperlakukan sebagai batch, dan hasil yang diproses dikomunikasikan kembali secara instan.
Hal ini memungkinkan untuk membuat keputusan berdasarkan informasi terbaru. Metode ini cocok dimana informasi yang diproses diperlukan segera dan metode pemrosesan on-line dianggap sangat lambat.
Metode ini juga disebut sebagai pemrosesan transaksi. Waktu yang diperlukan oleh sistem untuk menanggapi masukan data dan menampilkan informasi yang diperbarui yang diperlukan disebut waktu tanggapan.
Persyaratan dasar dari metode ini adalah sebagai berikut:
- Memori yang besar untuk mengakomodasi kebutuhan perangkat lunak dan sistem operasi
- Memori disk yang besar
- Siaga fasilitas untuk mengurus acara seperti sistem
- Sistem komunikasi yang kompleks
- Pemeliharaan jejak audit, serta keamanan program dan data.
Pengodean Data:
Coding adalah representasi nyaman dari setiap nilai item data. Itu dilakukan untuk memungkinkan komunikasi antara komputer dan pengguna.
Data dikodekan sedemikian rupa sehingga dapat dimengerti oleh komputer dan informasi yang diberikan oleh komputer melalui pemrosesan data diterjemahkan dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh pengguna.
Pengkodean dilakukan untuk mengubah informasi numerik dan alfanumerik menjadi digit biner 0 dan 1 dan untuk mengirimkan data yang benar ke komputer. Meskipun kode biner kurang dapat dipahami seseorang, ini lebih berguna untuk komputer. Kode dan data dapat direferensi silang.
Persyaratan dasar pengkodean data adalah sebagai berikut:
- Kode harus dirancang untuk mengidentifikasi karakteristik item data yang diwakilinya.
- Setiap kode harus mewakili satu dan hanya satu nilai data.
- Kode harus sekompak mungkin untuk meminimalkan persyaratan penyimpanan.
- Kode harus dirancang sedemikian rupa agar aman dalam hal data sensitif dan tidak dapat menerima konversi kembali ke data asli.
- Kode harus dirancang sedemikian rupa untuk meminimalkan kesalahan dalam memburu.
- Kode harus mengandung sandi yang cukup untuk mewakili semua kemungkinan nilai data.
Keuntungan Pengkodean Data:
- Kode menempati lebih sedikit ruang penyimpanan komputer.
- Coding memungkinkan untuk menghemat waktu dalam memasukkan data.
- Membantu menghemat waktu dan biaya dalam transmisi data.
- Mengurangi kemungkinan kesalahan dalam memasukkan data.
- Memudahkan klasifikasi, pengelompokan dan pemilihan data.
- Coding memberikan konsistensi dan identifikasi unik untuk entri data.