Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Surat Bisnis. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti Surat Bisnis 2. Ciri-ciri Surat Bisnis yang Baik 3. Bagian 4. Layout.
Arti Surat Bisnis:
Di era telekomunikasi sekarang ini, surat masih menjadi metode utama untuk menyampaikan pesan.
Surat mempertahankan sentuhan pribadi, berfungsi sebagai catatan dan juga memungkinkan untuk memiliki banyak salinan, jika diperlukan.
Setiap bisnis, besar atau kecil, harus mempertahankan kontak dengan pemasok, pelanggan, pemerintah. de partisi dll.
Sebagian besar pekerjaan penjualan perusahaan dilakukan melalui surat; misalnya menjawab pertanyaan, mengakui pesanan, menghubungi calon pelanggan, mengeksekusi pesanan, mengirim laporan rekening ke debitur, meminta penyelesaian rekening, mencari produk baru, dll.
Kegiatan yang berkaitan dengan pembelian seperti membuat pertanyaan, menempatkan pesanan, keluhan tentang keterlambatan pasokan barang dan sejenisnya dilakukan dengan surat.
Dari semua bentuk komunikasi tertulis, surat adalah yang paling umum dan paling pribadi. Itu adalah cara utama untuk menjaga diri tetap berhubungan dengan mereka yang dipisahkan oleh jarak. Surat dapat berupa surat persahabatan, surat sosial, surat bisnis, dll.
Dalam setiap bisnis, surat memainkan peran penting. Melalui surat seorang pengusaha mencoba untuk membuka dan memelihara hubungan bisnis, untuk memperkenalkan, mempromosikan dan menyimpulkan transaksi. Surat berfungsi sebagai media untuk membeli barang, menjual barang, menagih hutang, mendapatkan itikad baik dari pelanggan dan juga menumpahkan semua masalah penting.
Melalui penulisan surat, seorang pengusaha dapat berhubungan dengan semua orang di dunia. Dia dapat menemukan pasar dengan mudah di seluruh dunia dengan duduk di kursinya. Oleh karena itu, penulisan surat sangat penting dalam bisnis.
Sebuah surat mewakili penulis. Itu berbicara kepada penerima atas nama penulis. Cacat pada sebuah surat pasti akan membahayakan peluang merebut perhatian pembaca. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan hati-hati dan dikirim ke penerima. Menulis surat adalah seni. Gaya kop surat, kertas tempat surat ditulis, kerapian tulisan dll akan menimbulkan kesan yang baik di benak pembaca.
Kualitas Surat Bisnis yang Baik:
- Kejelasan:
Pemikiran yang jernih dan ekspresi yang sederhana adalah dua nilai penting dari penulisan yang efektif. Surat yang baik harus menunjukkan gagasannya secara langsung dan jelas. Setiap kalimat harus sesederhana mungkin. Pembaca seharusnya tidak mengalami kesulitan dalam memahami apa yang ingin dikatakan oleh penulis. Ketika pembaca mendapatkan makna yang sama dari pesan seperti yang dimaksudkan pengirim, itu adalah surat yang bagus.
- Ringkas:
Transmisi informasi maksimum dengan menggunakan kata-kata minimum harus menjadi tujuan penulisan surat. Detail yang tidak perlu dan ekspresi bundaran harus dihindari. Orang-orang sibuk dan mereka menerima sejumlah surat setiap hari. Kecuali seseorang mengatakan dengan cepat apa yang ingin dikatakannya, dia tidak akan dapat menarik perhatian pembaca dan memfokuskannya pada pesannya. Oleh karena itu, surat harus sederhana dan singkat.
- Kelengkapan:
Surat itu harus berisi semua poin penting yang diharapkan pembaca ketahui. Misalnya, surat penjualan harus mencantumkan deskripsi barang, harga, kualitas, bagaimana dan di mana membeli, tanggal pengiriman, diskon, dll. Jika hanya memberikan informasi sebagian, itu bukan surat lengkap.
- Kebenaran:
Ketepatan tidak menuntut kesalahan sama sekali dalam tata bahasa, idiom, ejaan, dan tanda baca . Selain itu, informasi yang diberikan dalam surat harus akurat; jika tidak maka akan menggoyahkan kepercayaan pembaca. Pesan tidak boleh dikirim kecuali pengirim yakin akan kebenarannya.
- Kesopanan:
Courtesy berarti kesopanan. Selalu bermanfaat untuk bersikap sopan dalam bisnis. Ini melembutkan sengatan informasi yang tidak menyenangkan, menciptakan niat baik dan menghasilkan tanggapan yang baik. Niat baik adalah aset besar bagi sebuah organisasi dan kesopanan dalam korespondensi adalah salah satu cara yang paling alami dan ekonomis untuk membangunnya.
- Keceriaan:
Seharusnya tidak ada pendekatan negatif dalam surat. Itu harus dimulai dengan nada positif dan optimis. Pendekatannya harus ramah dan meyakinkan.
- Ketepatan:
Ketepatan dalam membalas surat mutlak diperlukan. Praktik umumnya adalah membalas surat pada hari yang sama saat diterima. Ketika diketahui bahwa balasan surat membutuhkan waktu, perlu untuk mengakui surat yang diterima dan intimasi waktu yang mungkin diperlukan untuk mengirim balasan lengkap.
- Kesesuaian:
Ketepatan mengacu pada menulis atau membalas surat dengan mengingat hubungan dan psikologi pembaca serta kebutuhan acara tersebut. Nada, gaya dan bahasa harus diubah sesuai dengan kesempatan.
- Sikap ‘Kamu’:
Dalam surat bisnis, kepentingan pembaca harus ditekankan dan bukan kepentingan pengirim. Untuk membuat huruf menjadi efektif, hindari kata-kata seperti T dan “kami” dan gunakan kata “kamu” sebanyak mungkin. ‘Sikap Anda’ dapat digunakan secara efektif dalam semua jenis surat bisnis.
- Integral:
Tujuan dari komunikasi bisnis adalah untuk menciptakan pemahaman, membawa kerjasama dan memulai tindakan konstruktif. Oleh karena itu, semua komunikasi harus sesuai dengan tujuan umum organisasi.
Bagian dari Surat Bisnis:
Bagian-bagian berikut biasanya merupakan struktur surat bisnis:
- Judul
- Tanggal
- Alamat Dalam
- Garis perhatian
- Salam
- Subjek
- Referensi
- Tubuh
- Penutupan gratis
- Tanda tangan
- Kandang.
- Judul:
Banyak organisasi bisnis menggunakan kop surat tercetak untuk korespondensi bisnis. Kop surat berisi nama, alamat, bidang usaha, alamat telegraf, nomor telepon, nomor teleks, alamat email, dll.
- Tanggal:
Tanggal harus ditunjukkan di sudut kanan atas lembar surat. Biasanya ditulis dua atau tiga spasi di bawah baris terakhir kop surat.
Ada dua metode untuk menunjukkan tanggal:
(i) Dalam urutan hari, bulan dan tahun — 10 Juli 1999.
(ii) Dalam urutan bulan, tanggal dan tahun — 10 Juli 1999. Kedua metode tersebut dapat diterima.
Dianjurkan untuk menuliskan nama bulan secara lengkap.
- Di dalam Alamat:
Alamat dalam terdiri dari nama dan alamat orang atau perusahaan kepada siapa surat itu ditulis. Biasanya ditulis dua spasi di atas garis perhatian dan dua spasi di bawah tingkat tanggal. Jika tidak ada garis perhatian, itu diberikan di atas salam di margin kiri. Alamat lengkap, yaitu nama orang, perusahaan, jalan, jalan dll harus ditulis seperti yang ditunjukkan pada sumber dari mana Anda mendapatkan alamat tersebut. Detail tidak boleh disingkat.
Saat menangani sebuah perusahaan, ‘Messers’ digunakan sebelum nama. Jika perusahaan menyandang gelar pribadi, messers harus digunakan. Jika surat itu ditujukan kepada seorang petugas dengan namanya, tulislah Tuan atau Shri di depan namanya. Jika petugas wanita belum menikah tambahkan Nona dan jika menikah Ny. atau Smt. sebelum namanya.
- Garis Perhatian:
Ketika surat ditujukan ke perusahaan sehingga harus sampai ke kantor tertentu dengan nama atau departemen tertentu, maka garis perhatian diketik di bawah alamat dalam. Baris ini umumnya digarisbawahi.
- Salam:
Salam berarti salam. Ini menunjukkan rasa hormat atau kasih sayang atau kesopanan yang Anda perkenalkan dalam sebuah surat. Pilihan salam tergantung pada hubungan pribadi antara penulis dan pembaca. Itu ditempatkan dua spasi di bawah garis perhatian atau dua spasi di bawah alamat dalam. Saat berbicara dengan perusahaan, perusahaan atau klub, dll. gunakan ‘Dear Sirs’.
- Subjek:
Tujuan dari baris subjek adalah agar pembaca segera mengetahui tentang apa pesan tersebut. Dengan melihat ini pembaca dapat memahami sekilas tentang apa surat itu. Praktek yang biasa dilakukan adalah mengetik baris ini dalam spasi ganda antara salam dan baris pertama badan.
Untuk tuan,
Subj.: Pembayaran Tagihan.
- Referensi:
Dalam balasan surat sebelumnya nomor referensi, tanggal dll dapat disebutkan di bawah subjek. Subjek dan referensi harus terpisah dan harus menonjol dengan jelas untuk menarik perhatian pembaca.
- Isi surat:
Tubuh adalah bagian terpenting dari sebuah surat. Tujuan dari bagian ini adalah untuk menyampaikan pesan dan menghasilkan respon yang sesuai pada pembaca. Oleh karena itu, penting untuk mengatur dan mengatur materi dengan sangat hati-hati.
Secara umum, tubuh terdiri dari:
(i) Paragraf pembuka.
(ii) Paragraf utama.
(iii) Paragraf penutup.
Paragraf pembuka harus ditulis sedemikian rupa sehingga menarik perhatian pembaca dan membuatnya membaca surat itu.
Paragraf utama memuat pokok bahasan. Itu harus mencakup semua poin relevan yang ingin disampaikan oleh penulis. Itu harus ditulis dengan istilah yang sederhana, jelas dan tidak ambigu.
Paragraf penutup harus menunjukkan harapan, niat, dan keinginan pengirim.
- Penutupan gratis:
Tutup gratis adalah cara yang sopan untuk mengakhiri surat. Diketik dua spasi di bawah baris terakhir badan surat.
- Tanda tangan:
Tanda tangan adalah persetujuan penulis terhadap pokok bahasan surat. Itu ditempatkan di bawah penutup komplementer.
- Kandang:
Kadang-kadang, surat-surat seperti daftar harga, katalog, draft dapat dilampirkan pada surat tersebut. Ini ditunjukkan setelah tanda tangan dan di margin kiri. Umumnya, bentuk singkatan “Akhir†. diketik dengan jumlah lampiran yang ditunjukkan.
Layout Surat Bisnis:
Tampilan surat secara umum akan menimbulkan kesan yang baik di benak pembaca.
Oleh karena itu, disarankan untuk mengingat hal-hal berikut sehubungan dengan tata letak atau tampilan surat:
- Alat tulis:
Untuk membuat kesan awal perlu menggunakan kertas berkualitas baik. Penggunaan alat tulis terbaik adalah investasi yang bagus. Kertas putih lebih disukai karena huruf-hurufnya menonjol dengan jelas dan mudah dibaca. Ukuran kertas dapat disesuaikan dengan kecocokan masing-masing organisasi.
- Mengetik:
Mengetik menghemat waktu dan memberikan tampilan yang bagus. Oleh karena itu, surat-surat itu perlu diketik dengan rapi. Mengetik surat melibatkan biaya tambahan. Tetapi kemunculan surat itu akan memberikan keuntungan yang besar.
- Marjin:
Margin dalam surat menambah daya tariknya. Margin satu inci (2,54 cm) di semua sisi adalah margin standar. Margin dapat diubah sesuai dengan ukuran kertas dan harus memberikan tampilan bingkai foto.
- Lipat:
Perhatian harus diberikan saat melipat surat. Itu harus dilakukan dengan jumlah lipatan minimum dan surat itu tidak boleh terlihat tebal saat diletakkan di sampul. Lipatan harus ditekan dengan baik. Ketika sebuah surat ditempatkan di sampul, itu harus memberikan tampilan yang cerdas.
- Amplop:
Warna dan kualitas amplop harus sesuai dengan isi surat. Amplop harus sesuai dengan ukuran kertas tempat surat diketik.