Baca artikel ini untuk mempelajari tentang Penganggaran Berbasis Nol. Setelah membaca artikel ini Anda akan belajar tentang: 1. Arti ZBB 2. Esensi ZBB 3. Persiapan 4. Kegunaan 5. Masalah.
Arti dari ZBB:
Menurut Peter A. Phyrr, yang pertama kali memperkenalkan sistem ini di sebuah perusahaan yang berbasis di AS, Texas Instrument pada tahun 1970, ZBB adalah proses operasi, perencanaan, dan penganggaran yang mengharuskan setiap manajer untuk membenarkan seluruh permintaan anggarannya secara detail dari awal dan mengalihkan beban. bukti kepada setiap manajer untuk membenarkan mengapa dia harus menghabiskan uang sama sekali.
ZBB menyiratkan menyusun anggaran tanpa mengacu pada apa yang telah terjadi sebelumnya, berdasarkan penilaian ulang mendasar atas tujuan, metode, dan sumber daya.
Ia mencoba untuk mengevaluasi kembali semua program dan kegiatan dalam hal biaya dan manfaat. Hal ini tidak didasarkan pada anggaran tahun lalu melainkan pada titik nol, sehingga menghindari kecenderungan umum dalam penganggaran untuk melihat perubahan dari periode sebelumnya. Di bawah pendekatan ini, seluruh program perusahaan bisnis dibagi menjadi tujuan dan kegiatan dan biaya setiap kegiatan kemudian dihitung dari bawah ke atas.
Setiap item pengeluaran dipertimbangkan kembali sejak awal. Ini seperti mengasumsikan bahwa pengeluaran nol telah dibiayai untuk sebuah proyek pada saat peninjauannya, meskipun proyek tersebut mungkin sudah ada sejak lama dan mungkin telah melibatkan sejumlah pengeluaran.
Dengan demikian, ZBB adalah sistem penganggaran yang terstruktur untuk kegiatan perusahaan dengan janji dasar bahwa setiap kegiatan akan dilakukan kembali. Ini adalah penganggaran dari awal tanpa referensi ke anggaran titik dasar atau pengembangan aktual apa pun.
Di ZBB, perusahaan diharuskan untuk membenarkan tidak hanya proposal baru dan dana untuk itu tetapi juga kegiatan yang sedang berlangsung dan dana untuk mereka. Dengan demikian, ketentuan untuk program-program yang ada juga perlu dipertanggung jawabkan dalam anggaran daripada menambahkannya dalam anggaran sebagai hal yang rutin.
Dengan demikian, program-program yang ada tidak akan diperlakukan sebagai sesuatu yang tak terhitung jumlahnya tetapi akan diperiksa lagi untuk melanjutkan kegunaan dan keefektifannya sehingga membebaskan sumber daya untuk program-program baru. Ide dasar yang mendasari pendekatan ini bukan hanya untuk memotong pengeluaran tetapi untuk membuat seluruh program lebih efektif dengan alokasi sumber daya yang lebih bertujuan untuk berbagai program.
Hal-hal penting dari ZBB:
ZBB didasarkan pada premis bahwa setiap pengeluaran rupiah membutuhkan pembenaran. Diasumsikan bahwa manajer pusat pertanggungjawaban tidak memiliki pengeluaran sebelumnya.
Dengan demikian, fitur penting dari ZBB adalah:
(1) Penganggaran berbasis nol adalah penganggaran lagi. Dalam metode ini semua kegiatan dievaluasi kembali setiap kali anggaran dirumuskan. Setiap anggaran fungsional dimulai dengan asumsi bahwa fungsi tersebut tidak ada dan tanpa biaya.
(2) ZBB adalah pendekatan yang mengharuskan manajer untuk membenarkan sumber daya yang diminta untuk semua kegiatan dan proyek dalam urutan peringkat.
(3) Dalam ZBB, konsentrasi upaya tidak hanya pada ‘berapa banyak’ yang akan dibelanjakan oleh sebuah unit, tetapi ‘mengapa’ perlu dibelanjakan.
(4) Penganggaran berbasis nol mempertimbangkan setiap elemen rencana Anggaran Induk, bukan hanya peningkatan atau perubahan dari tahun sebelumnya.
(5) Melihat kegiatan saat ini sedekat mungkin dengan kegiatan yang diusulkan.
(6) ZBB berusaha untuk menetapkan tujuan dari setiap unit keputusan di berbagai tingkat organisasi, mengidentifikasi metode alternatif dan mengevaluasi masing-masing untuk memilih yang terbaik untuk mencapai tujuan.
(7) Dalam ZBB, pilihan dibuat berdasarkan apa yang dapat ditawarkan setiap unit dengan biaya tertentu.
(8) Penyesuaian anggaran secara cepat dapat dilakukan jika, selama tahun berjalan, biaya diperlukan untuk mempertahankan tingkat pengeluaran.
(9) ZBB melibatkan partisipasi pejabat dari semua tingkatan dalam pengambilan keputusan.
(10) ZBB berupaya untuk menghasilkan informasi yang lebih baik dan lebih banyak melalui proses pengembangan paket keputusan yang pada gilirannya mengarah pada pengambilan keputusan.
Persiapan ZBB:
Latihan pembuatan anggaran di bawah ZBB melibatkan hal-hal berikut:
(a) Identifikasi ‘unit keputusan’,
(b) Perumusan dan pengembangan paket keputusan,
(c) Tinjauan dan pemeringkatan paket keputusan, dan
(d) Alokasi sumber daya untuk paket keputusan yang dipilih.
Identifikasi unit keputusan adalah langkah pertama dalam ZBB. Unit keputusan adalah program atau entitas organisasi yang anggarannya disiapkan dan untuk itu seorang manajer membuat keputusan mengenai tingkat pengeluaran dan ruang lingkup, arah atau kualitas pekerjaan yang akan dilakukan.
Unit keputusan pada akhirnya adalah modul yang akan dinilai pencapaiannya di bawah ZBB. Untuk mengidentifikasi unit keputusan, sangat perlu untuk mengetahui tentang struktur organisasi, manajemen dan tujuannya.
Oleh karena itu, hal ini dapat dilakukan paling baik oleh organisasi itu sendiri. Dalam mengidentifikasi unit-unit keputusan, harus diingat bahwa mereka harus ditempatkan di mana kegiatan/operasi tertentu dapat memiliki evaluasi yang berarti.
Selanjutnya, unit keputusan dasar yang dipilih tidak berada pada tingkat yang rendah dalam struktur organisasi sehingga menghasilkan sejumlah besar kertas kerja dan tinjauan. Pada saat yang sama, unit keputusan tidak boleh terlalu tinggi untuk mencegah akses dan diskusi yang mudah untuk meninjau pekerjaan yang sedang dilakukan.
Latihan penting lainnya yang terlibat dalam ZBB adalah pengembangan paket keputusan. Paket keputusan adalah permintaan anggaran yang mencantumkan fungsi atau kegiatan unit keputusan, tujuan dan sasaran berbagai fungsi dan kegiatan unit, manfaat yang diperoleh dari pembiayaan kegiatan/program, relevansi kegiatan/program dengan tujuan keseluruhan organisasi/departemen dalam konteks saat ini, konsekuensi dari non-pendanaan, perkiraan biaya paket dan cara alternatif untuk melakukan aktivitas yang sama atau mencapai tujuan yang sama seperti operasi sentralisasi vs. desentralisasi atau evaluasi ekonomi toko percetakan dalam jam vs. Printer Komersial.
Selain itu, manajer harus mengidentifikasi tingkat upaya dan pengeluaran alternatif untuk melakukan aktivitas tertentu. Paket upaya tingkat minimum, yang sebenarnya merupakan tingkat pendanaan akar rumput yang diperlukan untuk menjaga agar kegiatan/program tetap hidup (biasanya 70-75% dari tingkat operasi saat ini) harus ditetapkan dan tingkat upaya tambahan dengan biaya dan manfaatnya harus ditetapkan diidentifikasi dalam paket keputusan terpisah untuk memungkinkan pertukaran yang luar biasa dan pergeseran tingkat pengeluaran di antara unit-unit organisasi.
Setelah paket keputusan dikembangkan, mereka ditinjau dan diurutkan berdasarkan manfaat yang menurun. Paket keputusan yang sudah selesai diurutkan awalnya oleh manajer unit keputusan yang telah mengembangkan paket keputusan. Mereka kemudian dikirim ke atas melalui hierarki manajemen di mana paket keputusan sekali lagi ditinjau dan diberi peringkat bersama-sama dengan paket unit keputusan lainnya pada tingkat yang dipilih dan satu peringkat terkonsolidasi untuk semua paket dihasilkan.
Kegunaan ZBB:
ZBB, pada kenyataannya, adalah alat manajerial yang kuat yang membantu manajemen dalam alokasi yang bijaksana dari sumber daya yang terbatas dan dalam memperoleh manfaat optimal dari sumber daya yang dialokasikan tersebut. Ini memberikan metode evaluasi program yang sistematis dan komprehensif dan pemilihan yang paling layak untuk organisasi.
Dengan mengizinkan peninjauan dan penilaian terus-menerus terhadap program yang sedang berjalan, ini memungkinkan manajemen untuk menyoroti skema yang berlebihan dan relatif kurang layak dan mencegah kelanggengannya dan dengan demikian melindungi organisasi dari penderitaan karena hal tersebut.
Karena ZBB membutuhkan pembenaran untuk setiap permintaan anggaran, ini memungkinkan pertukaran di dalam dan lintas departemen dan menghubungkan biaya dan manfaat program, Eksekutif akan cenderung sangat berhati-hati dalam memilih proyek sejak awal. Mereka akan selalu sadar biaya dan objektif selama pengoperasian proyek. Dengan demikian, ZBB akan menanamkan budaya efisiensi dan efektivitas biaya di antara para pejabat pelaku usaha.
ZBB juga dapat digunakan sebagai sarana sistem kontrol yang sangat efektif yang menetapkan tujuan dan sasaran yang jelas, mengukur kemajuan menuju tujuan dan sasaran, menunjukkan tindakan positif yang diperlukan jika kinerja menyimpang dari rencana dan anggaran dan menampilkan potensi untuk perbaikan lebih lanjut.
Upaya manajemen dalam mengarahkan dan memotivasi karyawan difasilitasi oleh ZBB karena sebagian besar manajer dan bawahannya harus bekerja sama dalam mengembangkan dan mengevaluasi paket keputusan dan rencana operasi.
Ini memberikan banyak kesempatan kepada para manajer untuk mengidentifikasi masalah dan kebutuhan dan membuat rekomendasi kepada manajemen puncak. Itu juga mengikat manajer pada serangkaian tujuan dan sasaran yang ditentukan, standar kinerja dan pencapaian yang akan dimintai pertanggungjawabannya.
Masalah yang Terlibat dalam ZBB:
Meskipun utilitas ZBB sebagai teknik perencanaan dan pengendalian tidak diragukan lagi, manajemen harus menghadapi beberapa masalah dalam perumusan dan pelaksanaan teknik ini. Dengan demikian, masalah terpenting yang dialami manajemen adalah dalam perumusan paket keputusan.
Menentukan aktivitas, fungsi, atau operasi mana yang akan mengembangkan paket keputusan untuk menetapkan tingkat upaya minimum dan mengidentifikasi ukuran kerja dan evaluasi setiap aktivitas melibatkan banyak penilaian subyektif di pihak masing-masing manajer aktivitas dan oleh karena itu dapat dipertanyakan.
Masalah yang dihadapi selama pemeringkatan paket keputusan adalah menentukan siapa yang akan melakukan pemeringkatan, sampai tingkat apa dalam setiap paket organisasi yang akan diperingkat dan metode atau prosedur apa yang akan digunakan untuk meninjau dan menentukan peringkat paket. Di mana tujuan sangat sulit untuk diukur seperti dalam penelitian dan pengembangan atau administrasi umum, ZBB gagal menawarkan keuntungan kontrol yang signifikan.
Ada ketakutan tertentu dan masalah administrasi. Manajemen puncak harus menghadapi terutama di tahun-tahun awal implementasi ZBB. Manajer sering kali khawatir terhadap proses apa pun yang memaksa pengambilan keputusan dan membutuhkan pengawasan terperinci atas fungsi mereka agar dapat dilihat semua orang.
Administrasi dan Komunikasi proses ZBB dapat menimbulkan masalah kritis karena lebih banyak manajer yang terlibat dalam proses ini daripada kebanyakan prosedur penganggaran dan perencanaan. Masalah-masalah ini semakin diperparah dalam organisasi besar.