Fungsi pengorganisasian sangat penting, karena begitu tujuan organisasi dan rencana telah ditetapkan; itu adalah mekanisme utama yang digunakan manajer untuk mengaktifkan rencana semacam itu.
Gambar milik: fasttrakauto.com/blog/wp-content/uploads/2013/02/Members.jpg
“Pengorganisasian” adalah fungsi mengumpulkan sumber daya, menetapkan penggunaan sumber daya tersebut secara teratur dan menyusun tugas untuk memenuhi rencana organisasi. Ini termasuk penentuan tugas apa yang harus dilakukan, bagaimana tugas-tugas itu dikelompokkan, siapa yang akan bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas ini dan siapa yang akan membuat keputusan tentang tugas-tugas ini.
Proses pengorganisasian terdiri dari lima langkah berikut.
- Meninjau rencana dan tujuan:
Langkah pertama bagi manajemen adalah merefleksikan tujuan dan sasaran organisasi serta rencana untuk mencapainya sehingga kegiatan yang tepat dapat ditentukan. Misalnya, jika restoran kelas atas akan dibuka di kawasan elit, maka manajemen harus menetapkan tujuan dan mengkaji ulang tujuan tersebut agar konsisten dengan lokasi restoran dan jenis pelanggan yang akan dilayani.
2. Menentukan kegiatan:
Pada langkah kedua, manajer menyiapkan dan menganalisis kegiatan yang diperlukan untuk mencapai tujuan. Selain aktivitas umum seperti mempekerjakan, melatih, menyimpan catatan, dan sebagainya, ada aktivitas khusus yang unik untuk jenis bisnis yang dijalankan organisasi. Misalnya, dalam kasus restoran, dua aktivitas utama atau tugasnya adalah memasak makanan dan melayani pelanggan.
3. Mengklasifikasikan dan mengelompokkan kegiatan:
Setelah tugas ditentukan, tugas-tugas ini harus diklasifikasikan ke dalam unit kerja yang dapat dikelola. Hal ini biasanya dilakukan atas dasar kesamaan kegiatan. Misalnya, dalam organisasi manufaktur, aktivitasnya dapat diklasifikasikan menjadi produksi, pemasaran, keuangan, penelitian dan pengembangan, dan sebagainya.
Kategori tugas utama ini dapat dibagi lagi menjadi unit yang lebih kecil untuk memfasilitasi operasi dan pengawasan. Misalnya, di area melayani pelanggan di restoran, mungkin ada orang yang berbeda untuk menerima pesanan koktail, memesan makanan, dan membersihkan meja. Untuk memasak makanan, mungkin ada juru masak yang berbeda untuk jenis makanan yang berbeda.
4. Menugaskan pekerjaan dan sumber daya:
Langkah ini sangat penting untuk pengorganisasian karena orang yang tepat harus disesuaikan dengan pekerjaan yang tepat dan orang tersebut harus diberi sumber daya untuk menyelesaikan tugas yang diberikan. Manajemen restoran harus menentukan siapa yang akan mengambil pesanan dan siapa yang akan mengatur serta membersihkan meja dan apa hubungan antara individu-individu ini nantinya. Manajemen juga harus memastikan bahwa sumber makanan, perkakas, dan peralatan makan yang memadai tersedia sebagaimana diperlukan.
5. Mengevaluasi hasil:
Pada langkah terakhir ini, umpan balik tentang hasil akan menentukan seberapa baik strategi organisasi yang diterapkan bekerja. Umpan balik ini juga akan menentukan apakah ada perubahan yang diperlukan atau diinginkan dalam pengaturan organisasi. Misalnya, dalam kasus restoran, keluhan dan saran dari pelanggan akan membantu manajer dalam membuat perubahan yang diperlukan dalam penyiapan makanan, dekorasi internal restoran, atau efisiensi dalam pelayanan.