Keberhasilan proses penganggaran dalam suatu organisasi tergantung pada unsur-unsur penting berikut:
(1) Peramalan Akurat Kegiatan Usaha:
Peramalan merupakan prasyarat dalam proses penganggaran. Ini bukan hanya titik awal, tetapi juga penting untuk pengembangan anggaran yang akurat.
(2) Mengkoordinasikan Kegiatan Usaha:
Penganggaran perlu mengoordinasikan semua anggaran individu ke dalam rencana terpadu karena setiap anggaran memiliki implikasi tertentu untuk anggaran lainnya. Harus ada koordinasi antara penjualan, produksi, pembelian, anggaran personalia.
(3) Mengkomunikasikan Anggaran:
Keberhasilan program penganggaran yang komprehensif bergantung pada komunikasi anggaran individu ke berbagai unit dalam organisasi. Poin dasarnya adalah bahwa penyusunan anggaran tidak ada nilainya kecuali diketahui oleh orang yang dituju. Manajer tidak bertanggung jawab atas anggaran kecuali anggaran tersebut dikomunikasikan dengan jelas, ringkas dan dengan cara yang berwibawa kepada mereka.
(4) Penerimaan dan Kerjasama:
Penganggaran yang berhasil juga mensyaratkan bahwa anggaran harus diterima oleh orang-orang yang harus melaksanakannya. Penganggaran harus memiliki kerjasama aktif dari seluruh organisasi dari atas ke bawah. Kerja sama untuk anggaran dapat dicapai dengan beberapa cara.
(5) Fleksibilitas yang Wajar:
Program penganggaran harus mengandung fleksibilitas yang masuk akal jika situasinya menuntut. Namun, perlu dicatat bahwa terlalu banyak fleksibilitas dan terlalu banyak kekencangan sama-sama tidak diinginkan. Terlalu banyak fleksibilitas akan melemahkan pengendalian biaya dan anggaran akan menjadi tidak beroperasi. Demikian pula, terlalu banyak kekakuan yang tidak memungkinkan terjadinya penyimpangan yang wajar akan menimbulkan masalah dan pembatasan dalam pelaksanaan anggaran. Jika kondisi telah berubah membuat perkiraan dan anggaran tidak akurat, anggaran harus direvisi.
(6) Memberikan Kerangka Evaluasi:
Penganggaran memberikan dasar untuk mengevaluasi kinerja berbagai departemen. Anggaran yang komprehensif, dikembangkan dengan baik, pada awalnya akan berisi tujuan dan harapan organisasi dan selanjutnya dapat digunakan sebagai teknik evaluasi yang efektif.
Desain Penganggaran untuk Keberhasilannya:
Menurut Shields, kunci keberhasilan penganggaran terletak pada mendasarkan desainnya bukan pada anggaran keuangan, melainkan pada tujuan strategis organisasi, faktor penentu keberhasilan, dan ukuran kinerja terkait.
Dia telah memberikan lima rekomendasi untuk desain penganggaran yang baik untuk bisnis, yaitu yang memaksimalkan manfaat yang direalisasikan dari penganggaran:
1. Ukur Output bukan Input:
i. Fokus pada input menginduksi perilaku yang rabun, diarahkan ke dalam, meminimalkan biaya, dan menyalahkan.
- Output termasuk kinerja keuangan, kualitas, pangsa pasar, kepuasan pelanggan, dan inovasi.
aku ii. Ukur output dalam metrik keuangan atau nonkeuangan yang sesuai.
2. Rencanakan Dulu, Anggaran Nanti:
i. Hindari memperpanjang anggaran tahun lalu (misalnya anggaran berikutnya = anggaran terakhir +/- Rs X).
- Secara berurutan, kembangkan rencana jangka panjang, anggaran jangka panjang, rencana jangka pendek, dan akhirnya anggaran —operasional—jangka pendek.
aku ii. Tetapkan biaya program diskresioner selama proses perencanaan jangka panjang dan jangan mengubahnya selama proses perencanaan dan penganggaran jangka pendek. Misalnya, jangan menguranginya di masa-masa sulit atau ketika total agregat sub-anggaran tidak konsisten dengan kinerja masa depan organisasi yang diinginkan.
- Kecualikan beberapa sumber daya strategis dari anggaran subunit jika ada tekanan untuk mengurangi anggaran operasional atau pengeluaran yang dianggarkan.
3. Penganggaran adalah untuk Manajer, bukan Akuntan:
i. Jangan mendasarkan desain penganggaran pada akuntansi keuangan atau peraturan dan praktik pajak.
- Ikat penganggaran dengan perencanaan strategis dan operasional, bukan akuntansi keuangan dan pajak.
4. Desain melawan Turf Wars:
i. Anggaran yang dirancang di sekitar departemen fungsional seperti pemasaran dan manufaktur yang terhubung secara vertikal dengan unit fungsional serupa mengarah pada perilaku rabun yang dimaksudkan untuk melindungi departemen fungsional dengan mengorbankan organisasi dan pelanggannya.
- Atur anggaran berdasarkan pelanggan, geografi, produk, teknologi, dan proses bisnis, untuk memfokuskan karyawan dan anggaran pada pelanggan.
5. Bangun Pengeluaran Anggaran ke dalam Sistem:
i. Kembangkan rencana darurat selama penganggaran untuk mempromosikan perencanaan dan reaksi cepat terhadap perubahan SWOT.
- Izinkan revisi anggaran untuk memasukkan produk dan proses baru setelah anggaran disetujui.