Faktor-faktor berikut dapat dipertimbangkan saat mengevaluasi kinerja pemasok: i. Pengiriman tepat waktu ii. Kelengkapan pesanan yang dikirimkan iii. Kualitas barang iv. Daya saing harga v. Kekuatan kondisi keuangan vi. Kemampuan melayani pesanan khusus vii. Kualitas layanan pelanggan viii. Keahlian perwakilan penjualan dan staf teknis ix. Konsistensi pada faktor-faktor di atas!
Gambar Courtesy: infineon.com/export/sites/default/media/company/Procurement-Logistics/supplier_management.jpg
Setelah menentukan apa yang ingin Anda beli, Anda perlu mencari tahu siapa yang ingin menjual barang yang dibutuhkan kepada Anda. Anda dapat dengan mudah menemukan pemasok dengan menelusuri daftar di halaman kuning, direktori industri, dan berbagai sumber online.
Jika Anda telah bekerja di sektor ini selama beberapa waktu, Anda akan mengetahui pemasok yang dapat diandalkan; jika tidak, beberapa karyawan Anda yang berpengalaman akan membantu Anda menemukan pemasok yang baik.
Pendekatan lain yang menarik untuk menemukan pemasok adalah dengan bertanya kepada pemasok lain. Orang yang berurusan dengan suku cadang mesin cetak kemungkinan besar mengenal orang lain yang merupakan pemasok tinta cetak atau kertas yang baik.
Faktor-faktor berikut dapat dipertimbangkan saat mengevaluasi kinerja pemasok:
i. Pengiriman tepat waktu
- Kelengkapan pesanan dikirim
aku ii. Kualitas barang
- Daya saing harga
- Kekuatan kondisi keuangan
- Kemampuan untuk melayani pesanan khusus
- Kualitas layanan pelanggan
viii. Keahlian perwakilan penjualan dan staf teknis
- Konsistensi pada faktor-faktor di atas
Situasi Pembelian:
Umumnya ada tiga jenis situasi pembelian-pembelian ulang langsung, pembelian ulang yang dimodifikasi, dan tugas baru.
Langsung Beli Ulang:
Ini terjadi dalam kasus barang yang biasa dibeli secara teratur. Misalnya, minyak pelumas dibeli secara teratur di semua perusahaan manufaktur. Dalam kasus seperti itu, vendor, harga, dan mekanisme pengiriman lebih atau kurang ditentukan. Persyaratan baru harus dikomunikasikan kepada vendor. Terkadang, bahkan jumlah pesanan sudah ditentukan sebelumnya.
Pembelian ulang yang dimodifikasi:
Ini terjadi dalam kasus pembelian kebiasaan di mana beberapa perubahan terjadi setiap saat. Mungkin ada sedikit perbedaan harga, atau vendor baru mungkin dicoba dari waktu ke waktu. Mungkin juga ada kasus dengan sedikit modifikasi pada spesifikasi produk. Misalnya, percetakan mungkin meminta ketebalan kertas yang sedikit berbeda untuk klien baru.
Tugas Baru:
Ini adalah situasi pembelian di mana pasokan yang sama sekali baru dicari untuk dibuat. Dalam hal ini, proses pembelian sangat kompleks dan mencakup semua langkah yang dibahas di atas seperti menentukan spesifikasi produk, mencari vendor, dll.
Menerima Barang:
Orang yang bertanggung jawab harus bertanggung jawab untuk menerima barang. Daftar pengepakan akan menyertai pesanan yang diterima. Daftar pengepakan harus dicocokkan terlebih dahulu dengan pesanan pembelian dan kemudian dengan barang yang diterima. Pada beberapa barang, mungkin perlu untuk memeriksa kualitas barang sebelum menerimanya. Misalnya, dalam industri es krim, suhu es krim biasanya diperiksa saat menerima.
Tidak praktis untuk memberikan kepentingan yang sama untuk semua pembelian. Beberapa item pembelian mungkin perlu lebih diperhatikan daripada yang lain. Aturan praktis berikut mungkin berguna untuk memutuskan item yang perlu lebih diperhatikan.
Biaya Satuan:
Barang-barang yang lebih mahal tentunya patut mendapat perhatian lebih daripada barang-barang yang harganya sangat murah. Secara khusus, barang-barang murah juga menawarkan banyak ruang untuk tawar-menawar.
Total biaya:
Dalam beberapa kasus, total volume transaksi dalam item mungkin sangat tinggi. Item seperti itu akan menjadi penting meskipun biaya unitnya rendah.
Waktu Pengiriman:
Jika suatu barang memiliki waktu tunggu yang lama, yaitu waktu yang lama antara pemesanan dan penerimaannya, status pengirimannya harus diperiksa secara berkala.
Kualitas:
Jika ada barang yang memiliki riwayat masalah kualitas, maka perhatian khusus perlu diberikan. Terkadang, mengubah vendor mungkin merupakan jalan keluar terbaik.
Pentingnya:
Jika Anda merasa sulit untuk mendapatkan dan bisnis Anda bergantung padanya, maka pengadaannya harus diberi prioritas yang sangat tinggi.
Pertimbangan Membeli:
Membeli selalu menjadi masalah rumit bagi perusahaan baru. Karyawan dan pemasok selalu menyarankan cara untuk meningkatkan proses pembelian. Seiring waktu, beberapa praktik terbukti bermanfaat bagi perusahaan baru. Beberapa pertimbangan penting dalam hal ini dibahas di sini.
Beli dengan Bijak:
Selalu ada godaan untuk membeli banyak ketika mengantisipasi kenaikan harga. Ini mungkin bukan ide bagus. Ada biaya lain untuk menyimpan persediaan yang akan meniadakan keuntungan yang diperoleh dari kenaikan harga. Juga, jika kenaikan harga yang diantisipasi tidak terjadi, Anda akan kalah. Anda harus ingat bahwa bisnis inti Anda adalah menghasilkan uang dengan menjual produk akhir untuk mendapatkan keuntungan dan bukan dengan menimbun bahan mentah.
Tentu saja, kadang-kadang, itu bisa menjadi peluang yang sangat bagus, dan tidak ada salahnya mengambil risiko kecil yang telah Anda perhitungkan.
Demikian pula, jangan terlalu konservatif saat membeli di pasar dengan harga jatuh. Jangan tunda pembelian barang-barang penting karena mengantisipasi penurunan harga.
Bandingkan Vendor:
Selain untuk beberapa pembelian yang sangat tidak signifikan, melibatkan banyak penjual. Sebelum memutuskan vendor, undang sejumlah vendor, evaluasi penawaran mereka, lalu buat pilihan akhir.
Jika itu adalah barang yang dibeli secara teratur (beli ulang langsung), Anda mungkin tidak mengubah vendor Anda secara teratur, tetapi ada baiknya untuk tetap memperhatikan apa yang mungkin ditawarkan oleh vendor lain. Vendor reguler Anda akan waspada selama mereka menyadari bahwa Anda terbuka untuk berbisnis dengan orang lain.
Tersedia Diskon:
Ada sejumlah diskon yang akan diberikan oleh vendor Anda kepada Anda. Beberapa diskon yang biasa ditawarkan dapat dikelompokkan bersama seperti yang diberikan di sini.
Diskon kuantitas:
Diskon kuantitas ditawarkan ketika banyak bahan yang dibeli. Itu dapat diberikan dalam satu pembelian besar atau atas dasar pembelian kumulatif selama suatu periode. Misalnya, pembeli dapat memenuhi syarat untuk mendapatkan diskon 10 persen jika minimal 100 kilo bahan dibeli dalam satu lot. Selain itu, pembeli mendapat tambahan diskon 5 persen jika lebih dari 1000 kilo bahan dibeli dalam setahun.
Potongan harga:
Diskon ini ditawarkan jika pembeli membayar tunai dan tidak meminta jangka waktu kredit. Terkadang juga ditawarkan jika pembeli membayar dalam waktu yang ditentukan. Misalnya, jika Anda membayar seluruh jumlah untuk membeli apartemen, pembangun memberi Anda diskon dari jumlah total yang akan Anda bayarkan selama beberapa kali cicilan.
Antisipasi:
Ini adalah istilah yang digunakan untuk diskon tambahan yang diberikan ketika pembeli membayar jauh sebelum waktu yang ditentukan. Misalnya, jika pembeli dapat memperoleh diskon tunai dengan membayar dalam waktu 45 hari, penjual dapat memberikan diskon tambahan jika pembeli membayar dalam waktu 5 hari.
Diskon di luar musim:
Diskon ini ditawarkan saat Anda membeli barang di periode di mana permintaannya sedikit. Khususnya di sektor jasa seperti hotel, jasa perjalanan, dll, diskon besar-besaran ditawarkan di masa-masa sulit.
Laporan penilaian:
Kami sekarang telah mengenal parameter untuk menilai vendor. Merupakan praktik yang baik untuk menilai vendor dan mencatat penilaian kuantitatif dan kualitatif dalam ‘laporan penilaian vendor’. Catatan ini mungkin berisi data yang berkaitan dengan harga yang ditawarkan, kecenderungan untuk memberikan diskon, riwayat kualitas, dan bahkan informasi tentang siapa di perusahaan yang mudah ditangani.