Kartu Skor Berimbang: Karakteristik, Persyaratan, dan Tindakan Pencegahan!
Ciri-ciri Balanced Scorecard yang Baik:
Balanced scorecard agar efektif dan berguna harus memiliki karakteristik sebagai berikut:
- Balanced scorecard harus menyoroti strategi perusahaan dengan berfokus pada hubungan sebab akibat. Asumsikan, Hindustan Unilever Ltd. bertujuan untuk menjadi produsen berbiaya rendah dan mempercepat pertumbuhan. Balanced scorecard harus menentukan tujuan dan ukuran spesifik dalam ‘perspektif pembelajaran dan pertumbuhan’ yang dapat meningkatkan proses bisnis internal. Ini, pada gilirannya, akan menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih besar, pangsa pasar yang lebih besar, pendapatan operasional yang lebih tinggi, dan kekayaan pemegang saham.
- Balanced scorecard harus membantu dalam mengkomunikasikan strategi yang dirumuskan kepada semua anggota organisasi dengan menerjemahkan strategi ke dalam serangkaian target operasional yang dapat dipahami dan terukur yang koheren dan terkait. Selanjutnya, manajer dan karyawan mengambil tindakan, berdasarkan scorecard, untuk mencapai strategi perusahaan. Untuk memudahkan pengambilan keputusan dan tindakan yang sesuai dengan scorecard, sebaiknya dikembangkan scorecard pada tingkat divisi dan departemen.
- Dalam perusahaan pencari laba, balanced scorecard memberikan penekanan kuat pada tujuan dan ukuran keuangan. Terkadang manajer terlalu mementingkan inovasi, kualitas, dan kepuasan pelanggan meskipun mereka mungkin tidak menghasilkan manfaat yang nyata. Balanced scorecard yang baik mempertimbangkan ukuran non-keuangan sebagai bagian dari strategi atau program untuk mencapai dan meningkatkan kinerja keuangan di masa depan. Ketika ukuran kinerja keuangan dan nonkeuangan dihubungkan dengan benar dalam balanced scorecard, banyak ukuran nonkeuangan berfungsi sebagai indikator utama kinerja keuangan di masa depan.
- Balanced scorecard membatasi jumlah ukuran yang digunakan dengan mengidentifikasi hanya ukuran yang paling kritis. Menghindari proliferasi tindakan memusatkan perhatian manajemen pada hal-hal yang merupakan kunci penerapan strategi.
- Scorecard menyoroti pengorbanan suboptimal yang mungkin dilakukan manajer ketika mereka gagal mempertimbangkan langkah-langkah operasional dan keuangan secara bersamaan. Misalnya, sebuah perusahaan yang mengutamakan inovasi, dapat mencapai kinerja keuangan jangka pendek yang unggul dengan mengurangi pengeluaran untuk R&D. Balanced scorecard yang baik akan memberi sinyal bahwa kinerja keuangan jangka pendek mungkin telah dicapai dengan mengambil tindakan yang merugikan kinerja keuangan masa depan karena indikator utama kinerja tersebut, pengeluaran R&D dan keluaran R&D, telah menurun.
Persyaratan Balanced Scorecard:
Balance scorecard membutuhkan sistem perencanaan yang memadai dan pemahaman tentang proses organisasi agar sesuai dengan tujuan utama organisasi. Namun, mengembangkan dan menggunakan kartu skor berimbang untuk pengukuran kinerja adalah tugas yang sulit.
Berikut ini adalah persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi sebelum mengadopsi balanced scorecard:
1. Manajemen harus menentukan tujuan utama organisasi:
Ini biasanya dilakukan dengan baik karena sebagian besar organisasi pencari laba memiliki tujuan utama yang sempit, yaitu meningkatkan kekayaan pemegang saham. Dalam organisasi pencari laba yang memiliki tujuan utama yang mencakup tujuan sosial dan kekayaan pemilik, manajemen harus menetapkan bagaimana para pembuat keputusan harus menimbang masing-masing tujuan tersebut. Dalam organisasi nirlaba seperti pemerintah, manajemen harus menyatakan tujuannya dengan tepat.
2. Organisasi harus memahami bagaimana pemangku kepentingan dan proses berkontribusi pada tujuan utamanya:
Banyak manajer mengakui bahwa ini bermasalah. Misalnya, literatur perilaku organisasi tidak jelas tentang apakah peningkatan motivasi karyawan harus diterjemahkan ke dalam peningkatan kinerja karyawan dan laba. Banyak organisasi, meskipun menerapkan program kualitas besar-besaran, benar-benar tidak memahami pengaruh kualitas pada kinerja dan lebih memilih untuk berbicara dengan kata-kata hampa ketika mereka mengatakan, misalnya, “kualitas bukanlah masalah, Anda harus memiliki kualitas hanya untuk berada dalam permainan. .”
3. Organisasi harus mengembangkan serangkaian tujuan sekunder yang menjadi pendorong kinerja tujuan utama:
Langkah ini mungkin yang paling menantang dan penting dalam menerapkan balanced scorecard. Untuk menyelesaikan tugas ini, diperlukan proses dan hasil yang menyatu. Organisasi harus menginvestasikan sumber daya untuk mendukung strategi yang dirasa akan membuahkan hasil. Tugas ini mencari jawaban atas pertanyaan seperti berapa banyak yang harus diinvestasikan dalam pelatihan karyawan, sistem kepuasan pelanggan, sistem peningkatan kualitas, atau sistem logistik yang ditingkatkan? Keputusan tersebut harus didasarkan pada pemahaman tentang bagaimana peningkatan pengeluaran meningkatkan hasil proses, seperti peningkatan kepuasan pelanggan, yang pada gilirannya menghasilkan peningkatan kinerja pada tujuan utama organisasi.
4. Organisasi harus mengembangkan serangkaian tindakan untuk memantau kinerja pada tujuan primer dan sekunder:
Ini adalah peran konvensional untuk akuntansi manajemen. Langkah ini menimbulkan masalah tentang bagaimana mengukur variabel yang diminati. Misalnya, bagaimana organisasi mengukur motivasi atau komitmen karyawan terhadap organisasi? Ukuran kinerja ini penting karena mereka menerjemahkan strategi menjadi fokus, karena ukuran yang diperintahkan orang untuk dikelola akan mendorong kinerja mereka.
Jika organisasi memilih serangkaian tindakan yang salah, itu akan memotivasi kinerja yang tidak tepat. Anggaplah, misalnya, bahwa organisasi, yang tidak memiliki kemampuan untuk mengukur motivasi, menyamakan motivasi dengan kompensasi insentif yang berlebihan dan mengukur motivasi dengan jumlah kompensasi insentif yang dibagikan kepada karyawan. Namun, kompensasi insentif sebenarnya mungkin memiliki efek inkremental yang kecil terhadap motivasi.
5. Organisasi harus mengembangkan serangkaian proses dengan kontrak implisit dan eksplisit yang menyertainya dengan pemangku kepentingan untuk mencapai tujuan utama tersebut:
Meskipun persyaratan manajemen ini dipahami dengan baik, tingkat kerumitan yang disyaratkan oleh balanced scorecard jauh lebih dalam daripada yang dilakukan dalam praktik normal. Misalnya, berdasarkan pengalaman tahun 1980-an, banyak manajer mengembangkan moto “kualitas dengan biaya berapa pun”. Di bawah balanced scorecard, manajer akan menilai biaya dan manfaat skema untuk meningkatkan kualitas.
6. Organisasi harus membuat pernyataan spesifik dan publik tentang keyakinannya tentang bagaimana proses menciptakan hasil:
Pernyataan publik dan komitmen khusus untuk tindakan dan hasil yang diharapkan memberikan dasar untuk akuntabilitas. Oleh karena itu, mereka mewakili unsur risiko manajemen karena manajemen dapat dipertanyakan lebih akurat tentang kegagalannya. Banyak manajer senior mungkin menganggap tingkat risiko ini tidak menyenangkan. Namun, pemilik mungkin menganggap pernyataan publik seperti itu mencerahkan.
Tindakan Pencegahan dalam Menggunakan Balanced Scorecard:
Balanced scorecard adalah teknik strategis, komprehensif dan integral untuk mengukur kinerja dan mengelola perusahaan untuk mencapai visi dan tujuannya. Namun, saat menerapkan kartu skor berimbang, manajer harus melakukan tindakan pencegahan terbaik dan menghindari kejahatan atau perangkap tertentu saat menjalankan kartu skor berimbang.
Tindakan pencegahan tersebut adalah sebagai berikut:
- Hubungan sebab-akibat yang diasumsikan dalam balanced scorecard mungkin tidak setepat yang diklaim sebelum menerapkan balanced scorecard. Lebih baik bagi organisasi untuk mengumpulkan bukti keterkaitan ini dari waktu ke waktu. Upaya harus dilakukan untuk mengembangkan balanced scorecard dari waktu ke waktu daripada merancang atau menerapkan balanced scorecard di awal.
- Perbaikan dalam semua tindakan secara bersamaan atau sepanjang waktu tidak boleh ditargetkan. Ada kebutuhan untuk keseimbangan atau pertukaran di berbagai tujuan strategis. Misalnya, menekankan kualitas dan kinerja tepat waktu di luar poin mungkin tidak bermanfaat—peningkatan lebih lanjut dalam tujuan ini mungkin tidak konsisten dengan maksimalisasi keuntungan.
- Pengukuran non-finansial tidak boleh diabaikan. Manajer umumnya cenderung lebih fokus pada kinerja dan ukuran keuangan. Jika ukuran dan kinerja non-keuangan tidak dipertimbangkan saat mengevaluasi kinerja, maka akan meminimalkan pentingnya balanced scorecard sebagai alat pengukuran dan manajemen strategis.
- Jangan hanya menggunakan ukuran objektif dalam kartu skor. Kartu skor dapat mencakup kedua ukuran objektif (seperti pendapatan operasional dari kepemimpinan biaya, pangsa pasar, dan hasil manufaktur), serta ukuran subjektif (seperti peringkat kepuasan pelanggan dan karyawan). Namun, ketika menggunakan ukuran subjektif, manajemen harus berhati-hati untuk memperdagangkan manfaat dari informasi yang lebih kaya yang diberikan oleh ukuran ini terhadap ketidaktepatan dan potensi manipulasi.
- Jangan gagal untuk mempertimbangkan biaya dan manfaat inisiatif seperti pengeluaran untuk teknologi informasi dan penelitian dan pengembangan sebelum memasukkan tujuan ini ke dalam kartu penilaian. Jika tidak, manajemen dapat memfokuskan organisasi pada tindakan yang tidak akan menghasilkan keuntungan finansial jangka panjang secara keseluruhan.