Empat langkah yang terlibat dalam perancangan HRIS adalah sebagai berikut: 1. Penentuan Kebutuhan Informasi 2. Perancangan Sistem 3. Implementasi 4. Monitoring dan Evaluasi.
1. Penentuan Kebutuhan Informasi:
Data dan informasi merupakan input dasar untuk aktivitas pengambilan keputusan. Manajer pada tingkat yang berbeda mungkin memerlukan jenis informasi yang berbeda. Oleh karena itu, identifikasi informasi yang dibutuhkan oleh para manajer menjadi langkah awal dalam merancang HRIS. Ini melibatkan studi cerdas tentang kegiatan yang dilakukan dalam organisasi.
Pola kerja, hubungannya dan kendala yang mempengaruhi HRIS juga perlu dianalisis. Ya, faktor-faktor ini mungkin berbeda dari organisasi ke organisasi dan dari industri ke industri dan bahkan dari waktu ke waktu dalam kasus organisasi dan industri yang sama.
2. Merancang Sistem:
Pada tahap ini arus informasi disusun sedemikian rupa sehingga ekonomis dan sesuai dengan kebutuhan informasi para manajer. Penting untuk diketahui bahwa HRIS sebagai sub-sistem dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) tidak memerlukan desain tersendiri. Namun, merancang HRIS mungkin memerlukan pengembangan teknik pemrosesan yang disukai untuk kumpulan data yang diinginkan oleh manajer di berbagai tingkatan.
3. Implementasi:
Ini adalah tahap ketika HRIS benar-benar diatur. Untuk menangani sistem secara efektif, karyawan diberi keterampilan yang diperlukan melalui program orientasi dan pelatihan. Selain itu, fasilitas ditingkatkan dan ditingkatkan, prosedur disederhanakan dengan baik dengan tujuan untuk mengintegrasikan HRIS dengan berbagai komponen organisasi yang ada di tingkat pusat.
4. Pemantauan dan Evaluasi:
Ini melibatkan pengukuran kinerja, atau katakanlah, kontribusi sistem terhadap keseluruhan manajemen sumber daya manusia organisasi. Dengan demikian, kesenjangan diidentifikasi dan langkah-langkah korektif diambil untuk memastikan kelancaran operasinya. Sistem tersebut dievaluasi secara berkala sehingga dievaluasi berdasarkan perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu di dalam dan di luar organisasi.
