Memiliki sistem pengarsipan yang efektif dapat menghemat waktu dan energi Anda saat Anda memiliki informasi penting yang perlu ditarik kembali dengan cepat dari sejumlah besar file. Ada dua macam sistem pengarsipan, yaitu yang menggunakan angka atau sistem numerik, dan yang menggunakan sistem huruf atau abjad. Mempelajari cara menggunakan sistem ini sangat penting untuk memutuskan salah satu yang terbaik untuk Anda. Meskipun ada beberapa kategori, memahami dasar-dasar sistem pengarsipan ini mudah.
Tentukan jenis sistem abjad dan numerik yang paling cocok untuk jenis dokumen yang ingin Anda arsipkan. Ada tiga sistem abjad dasar untuk dipertimbangkan dan empat sistem numerik, yang paling umum adalah sistem desimal. Tiga sistem abjad adalah topikal, ensiklopedia, dan geografis.
Mulailah dengan mendefinisikan sistem “abjad topikal”. Ini juga dikenal sebagai sistem “kamus” dan paling mudah dipahami. Dalam hal ini setiap file diberi judul dan judul tersebut disusun dalam urutan abjad dari A sampai Z. Judul tersebut tidak dikelompokkan ke dalam subjek dan tidak memiliki kategori sehingga sistem ini biasanya paling baik untuk jumlah file yang lebih kecil.
Pahami sistem “ensiklopedia” atau “rahasia”. Dalam sistem ini, ada judul atau mata pelajaran besar yang menyeluruh, seperti sejarah atau filsafat, yang memiliki mata pelajaran yang lebih kecil yang dikelompokkan menurut abjad di dalamnya. Jika diperlukan, bisa ada file tambahan yang disusun menurut abjad di dalam subjudul ini. Misalnya, dalam sejarah Anda dapat memiliki subjudul dengan judul dekade dan di dalam file tersebut, file yang menunjukkan aspek sejarah tertentu seperti teknologi atau perang. Subkategori ini dapat berlanjut hingga Anda merasa sistem pengarsipan efisien untuk Anda.
Pertimbangkan mempelajari sistem “geografis” untuk dokumen yang berisi informasi yang berkaitan dengan tempat. Sama seperti sistem ensiklopedia, sistem ini memiliki kategori utama seperti negara atau negara bagian dengan subkategori seperti kota besar atau kecil yang diarsipkan di dalamnya dalam urutan abjad.
Pahami setidaknya dasar-dasar sistem pengarsipan desimal. Ini adalah Sistem Desimal Dewey yang paling sering digunakan oleh perpustakaan untuk mengkategorikan buku dan bahan referensi berdasarkan nomor panggil. Dalam hal ini, Anda dapat memiliki tidak lebih dari 10 kategori karena batasan desimal hanya menggunakan angka nol hingga sembilan. Sepuluh kategori ini kemudian dapat dibagi lagi menjadi 10 kategori tambahan sesering yang diperlukan dengan cara yang sama seperti sistem abjad ensiklopedia bekerja.
Hancurkan sistem desimal menjadi potongan-potongan yang mudah dipelajari. Misalnya, mungkin perpustakaan Anda saat ini mengharuskan Anda memiliki tiga tempat desimal sehingga sepuluh kategori Anda akan dicantumkan sebagai 000, 100, 200, dan seterusnya, masing-masing dengan judul. Di dalam masing-masing akan ada subkategori seperti 002 atau 103 sampai semua desimal telah diisi. Dalam hal ini 002 adalah singkatan dari kategori di tahun 000-an dan 103 adalah singkatan dari kategori di tahun 100-an. Sistem ini bagus untuk volume informasi yang sangat besar karena desimal dapat diperluas dan ditambahkan sesuai kebutuhan.
- Jika pelatihan formal membuat belajar lebih mudah, Anda dapat mempertimbangkan untuk mengambil kelas pengarsipan di departemen bisnis perguruan tinggi setempat atau Anda dapat mengambil kelas ilmu perpustakaan untuk sistem desimal yang lebih rumit.
lemari katalog kartu dalam gambar perpustakaan akademik oleh nextrecord dari Fotolia.com
