Agar kelompok dapat mencapai hasil yang efektif dan agar anggota dapat mencapai konsensus, beberapa pedoman yang bermanfaat telah ditentukan dan harus dipatuhi.
Gambar Curtsey: blog.compete.com/wp-content/uploads/2013/05/success1.jpg
Beberapa pedoman pembentukan kelompok dan tata kerja serta perilaku anggota disarankan oleh Cyril O’Donnell sebagai berikut:
Untuk Grup:
- Tujuan kelompok atau panitia harus didefinisikan dengan jelas sehingga diskusi dapat terfokus pada tujuan tersebut.
- Kewenangan panitia harus ditentukan. Apakah komite dibentuk murni untuk merekomendasikan solusi atau berwenang untuk melaksanakan keputusannya?
- Ukuran kelompok harus ditentukan dengan hati-hati. Jika berbagai departemen terlibat, maka perwakilan yang tepat dari masing-masing departemen mungkin diperlukan. Biasanya kelompok yang terdiri dari tujuh sampai sepuluh anggota sudah cukup.
- Pemimpin kelompok harus ditunjuk atau dipilih berdasarkan kemampuannya untuk menjalankan rapat. Dia harus memiliki keahlian teknis serta keterampilan dalam hubungan interpersonal.
- Agenda rapat yang tepat harus dikomunikasikan kepada semua anggota dan semua bahan pendukung rapat harus disediakan. Catatan tertulis tentang aspek-aspek penting dari diskusi harus dipelihara.
Untuk Anggota:
- Anggota harus memastikan bahwa suasana rapat komite santai dan informal.
- Setiap anggota berperan aktif dalam diskusi dan menyatakan posisinya secara jelas dan logis. Dia juga mendengarkan reaksi apa pun dengan tenang dan memberikan sudut pandang yang berlawanan, jika ada.
- Seorang anggota tidak boleh berkompromi hanya untuk mencapai keharmonisan. Ketidaksepakatan tidak boleh diabaikan, tetapi harus diselesaikan. Kritik harus diarahkan pada masalah dan bukan pada orang.
- Anggota harus memastikan bahwa pemimpin kelompok tidak terlalu mendominasi. Pandangannya tidak boleh dianggap final. Pandangannya harus diperlakukan dengan cara yang sama seperti pandangan anggota lainnya.
- Anggota harus memastikan bahwa perbedaan pendapat tidak melibatkan pribadi, tetapi hanya opini. Selain itu, perselisihan ini tidak boleh berlanjut atas dasar pribadi setelah pertemuan selesai, jika tidak, ini tidak hanya akan merusak secara teknis dan sosial tetapi juga dapat menyebabkan perselisihan yang tidak perlu dengan orang yang sama di pertemuan mendatang.
Harus ada semangat kerja sama daripada kompetisi antar anggota. Kerja sama semacam itu akan mengarah pada tanggapan yang lebih positif satu sama lain, saling menghormati pendapat satu sama lain, lebih banyak keterlibatan dan komitmen dengan tugas yang ada dan kepuasan yang lebih besar dengan keberhasilan tugas.
Pedoman ini bila diikuti dengan benar akan meningkatkan efisiensi dan efektivitas tim.