Alasan Perbedaan Pass Book dan Cash Book!
1. Cek Yang Sudah Dicatat Dalam Buku Kas Tetapi Belum Dikreditkan Oleh Bank :
Cek yang diterima dicatat dalam Buku Kas segera setelah diterima. Mungkin ada penundaan satu atau dua hari dalam mengirimkan cek ke bank. Selain itu, bank biasanya tidak mengkredit pelanggan sampai cek direalisasikan; jika mereka berada di bank lain, itu berarti penundaan. Sementara itu, Buku Kas akan menunjukkan saldo yang lebih banyak daripada yang ditunjukkan oleh bank di rekening nasabah.
2. Cek yang Dikeluarkan tetapi Belum Diserahkan untuk Pembayaran:
Segera setelah cek dikeluarkan, cek tersebut dimasukkan ke dalam Buku Kas, tetapi bank, sekali lagi, tidak membuat entri sampai cek tersebut benar-benar disajikan untuk pembayaran dan dibayarkan. Ini berarti bahwa bank menunjukkan saldo yang lebih tinggi untuk klien daripada yang ditunjukkan oleh Buku Kas klien.
3. Biaya Bank:
Bank sering membebankan biaya untuk layanan yang diberikannya; ini dikenal sebagai biaya bank. Jika ada cerukan, bank juga akan membebankan bunga. Biaya dan bunga bank ini dimasukkan ke dalam Buku Pass dan pencatatan umumnya dilakukan di Buku Kas hanya ketika Buku Pass diterima.
4. Penerimaan Langsung oleh Bank:
Bank sering dipercayakan dengan tugas menagih bunga atas sekuritas atau dividen atas saham atau bahkan menagih jumlah yang harus dibayar atas surat wesel atau surat promes. Bank akan mengkredit pelanggan segera setelah jumlah diterima tetapi entri oleh pelanggan di Buku Kas-harus menunggu penerimaan informasi oleh pelanggan dari bank.
5. Pembayaran oleh Bank sesuai Standing Instructions:
Bank juga dapat melakukan pembayaran sesuai dengan instruksi tetap dari klien atau sehubungan dengan instruksi khusus seperti pembayaran atas penyerahan dokumen untuk penyediaan barang dimana letter of credit telah dibuka sebelumnya. Pembukuan dalam Buku Kas dalam hal demikian dilakukan setelah menerima advis dari bank.
Penundaan ini biasanya tidak menjadi masalah, karena cepat atau lambat, baik bank maupun klien akan membuat entri. Namun demikian, untuk mengetahui posisinya dengan jelas dan untuk memastikan tidak ada kesalahan yang dilakukan, maka harus ada pernyataan yang menjelaskan mengapa terdapat selisih antara saldo yang tertera pada Buku Pass dengan yang tertera pada Buku Kas pada tanggal tertentu.
Pernyataan tersebut dikenal sebagai Pernyataan Rekonsiliasi Bank. Itu harus disiapkan paling lambat setiap bulan. Jika transaksi bank jumlahnya besar, pernyataan itu dapat dibuat pada setiap akhir minggu. Ini membantu manajemen untuk memeriksa keakuratan entri yang dibuat dalam Buku Kas dan melacak cek, dll, yang mungkin telah dikirim ke bank untuk penagihan. Penyusunan laporan rekonsiliasi bank adalah teknik pengendalian yang sangat penting. Ini sering mengungkapkan penipuan yang dilakukan oleh staf yang menangani uang tunai dan cek.
Terlepas dari penyalahgunaan uang tunai, dicatat sebagai terkirim ke bank tetapi tidak benar-benar terkirim, hal itu dapat mengungkapkan kepenuhan dan muatan juga ketika uang tunai yang dimaksudkan untuk disimpan digunakan oleh kasir untuk keperluan pribadinya dan perbankan dilakukan dari pengumpulan selanjutnya. Tanggal pencatatan di Buku Kas dan Buku Izin sehubungan dengan uang tunai harus sama atau paling banyak berbeda satu hari saja. Setiap cek yang tidak dikliringkan untuk jangka waktu yang tidak masuk akal harus ditelusuri dan alasan-alasan penundaannya dipastikan.