Buku besar berfokus pada kategori akun utama.
Seorang jenderal buku laporan adalah dokumen yang berisi rekening rinci dari setiap transaksi yang dilakukan oleh sebuah bisnis untuk jangka waktu tertentu. Di masa lalu, buku besar ini sering ditulis dengan tangan, meskipun buku besar ini sebagian besar telah digantikan oleh laporan terkomputerisasi yang memproses semua informasi yang berbeda jauh lebih ringkas dan nyaman. Penting bagi laporan buku besar untuk memuat semua informasi keuangan terkait yang telah dikumpulkan oleh bisnis, seperti pendapatan, pengeluaran, aset, kewajiban, dan kepemilikan ekuitas. Sebagian besar halaman atau lembaran buku besar dibagi di tengah untuk menunjukkan bagaimana keseimbangan antara penambahan positif dan negatif pada akun bisnis.
Untuk bisnis besar, mencatat semua transaksi yang dilakukan dalam jangka waktu lama harus dilakukan untuk menyediakan pembukuan yang akurat bagi perusahaan.
Untuk bisnis besar, mencatat semua transaksi yang dilakukan dalam jangka waktu yang lama bisa sangat sulit. Namun ini harus dilakukan untuk menyediakan pembukuan yang akurat bagi perusahaan dan untuk memastikan bahwa pembukuannya tetap mutakhir. Karena ini masalahnya, pemegang buku bisnis menggunakan program komputer yang mengambil semua yang dilakukan perusahaan dalam urusan bisnisnya dan mengubahnya menjadi laporan buku besar.
Penting bagi laporan buku besar untuk memiliki akses ke setiap transaksi yang dilakukan oleh bisnis. Ini berarti bahwa catatan berbagai tagihan atau faktur harus disertakan di suatu tempat dalam laporan. Dari transaksi dasar ini, pengelompokan yang lebih besar seperti neraca dan laporan laba rugi dapat diturunkan. Sub-pengelompokan yang lebih besar ini kemudian akan digabungkan menjadi satu laporan yang menunjukkan aspek paling relevan dari urusan bisnis perusahaan.
Detail seperti itu memungkinkan perusahaan untuk berkonsultasi dengan laporan buku besar jika ada inkonsistensi atau kebingungan dalam hal keuangan. Dengan hanya pergi ke area yang diperlukan dari buku besar dan melacak akun terkait, pemegang buku bisa mendapatkan semua informasi yang diperlukan untuk menjelaskan perbedaan tersebut. Untuk alasan ini, sangat penting bahwa laporan tidak meninggalkan informasi yang terungkap.
Masing-masing komponen laporan buku besar harus dibagi di tengah untuk menunjukkan debit dan kredit ke akun tertentu. Misalnya, neraca akan memiliki aset yang terdaftar sebagai kredit dan kewajiban terdaftar sebagai debit. Pendapatan dan beban akan dibagi dengan cara yang sama dalam laporan laba rugi. Hal ini memungkinkan semua informasi menjadi seimbang, yang merupakan langkah penting dalam proses akuntansi. Selain kegunaannya untuk akuntansi, laporan buku besar juga dapat digunakan sebagai alat analisis oleh manajer yang mencari cara untuk meningkatkan bisnis mereka.