Bank di seluruh dunia telah kehilangan miliaran karena penipuan, justru karena tidak diterimanya dasar-dasar kewaspadaan preventif. Oleh karena itu, perlu untuk menetapkan pendekatan proaktif/preventif untuk mencegah penipuan serta tetap kompetitif. Selanjutnya, terapkan strategi dan sistem serta perkenalkan budaya kepatuhan.
Untuk proses implementasi, strategi harus dikembangkan dan diadopsi oleh masing-masing bank, yang mencakup pencegahan penipuan, memastikan tingkat kepatuhan yang sangat tinggi yang mencakup komponen-komponen penting sebagai berikut:
A. Rekening Deposito:
- Patuhi norma KYC dengan ketat. Dapatkan bukti alamat yang memuaskan
- Saat membuka akun baru, harus mendapatkan referensi pengantar dan melakukan wawancara yang tepat
- Kirim surat ucapan terima kasih kepada pengantar dan pemegang akun melalui pos dan tindak lanjut untuk pengakuan
- Tempelkan label Perhatian
- Dapatkan foto
- Pastikan otorisasi oleh pejabat yang kompeten
- Spesimen tanda tangan sangat penting, demikian pula pemeliharaan dan penyimpanan yang tepat serta verifikasi sebelum pembayaran dan
- Harus berhati-hati tentang operasi apa pun di Akun Dorman
B. Uang Muka:
- Norma eksposur bank harus dipenuhi
- Orang yang lalai dan orang/perusahaan dalam daftar peringatan harus dijauhi
- Wawancara yang baik terhadap calon peminjam harus dilakukan secara rutin sebelum memberikan uang muka
- Survei/inspeksi pra-sanksi harus dilakukan dengan cermat, dan rincian wawancara, survei, dll., harus dicatat dalam aplikasi itu sendiri atau dengan cara melampirkannya
- Kriteria kelayakan pemberian pinjaman harus diikuti dengan cermat
- Penilaian pinjaman harus dilakukan sesuai dengan pedoman yang telah ditetapkan
- Pengajuan pengembalian kontrol pinjaman setelah pemberian sanksi pinjaman adalah suatu keharusan
- Perhatian khusus harus diberikan dalam hal keamanan dan dokumentasi
- Pencairan harus dilakukan setelah kepatuhan terhadap persyaratan dan penggunaan akhir dana yang tepat telah dipastikan
- Memperoleh laporan berkala saham/buku hutang dan laporan keuangan lainnya sangat penting
- Pemeriksaan pascasanksi/pencairan harus dilakukan sesuai pedoman
- Catatan buku harian yang harus diambil untuk mengirimkan pemberitahuan tepat waktu kepada peminjam yang gagal bayar dan
- Verifikasi jaminan agunan melalui sumber independen
C. Untuk Komputerisasi Cabang:
Ada beberapa aspek keamanan fisik untuk cabang yang terkomputerisasi :
- Ada akses terbatas ke ruang sistem
- Finalisasi/pengujian rencana bencana/pemulihan harus dilakukan secara berkala
- Hardware/Annual Maintenance Contract (AMC) harus dicatat dan
- Pemeliharaan preventif harus dilakukan secara berkala
D. Aspek Keamanan Logis:
- Petugas Kontrol, selain administrator sistem, harus diidentifikasi
- Hak Administrator Sistem harus diberikan hanya kepada orang yang berwenang
- Kerahasiaan password harus dijaga
- Pengguna harus dihapus saat ditransfer secara permanen
- Pengguna logout saat cuti
- SOD (Start of Day) dilakukan pada awal hari dan bukan pada hari sebelumnya setelah EOD (End of Day)
- Pengguna harus log off ketika sementara jauh dari sistem dan
- Kerahasiaan kata sandi harus dijaga dan ini juga harus sering diubah
E. Aspek Integritas Data:
- Kaset cadangan harus diberi label dengan benar dan dimasukkan ke dalam ‘Daftar Rekaman Media Penyimpanan’
- Pengecekan rekening suspense sistem dan rekening jual/beli mata uang asing harus dilakukan setiap hari
- Personel harus mencermati ‘Transaksi Terlambat’
- Laporan kontrol dan laporan pengecualian perlu diperiksa dengan hati-hati
- Posting transaksi harus melalui menu yang tepat dan
- Buku harian harus diperiksa dan diteliti dengan baik
F. Meminimalkan Terjadinya Fraud:
Meskipun tidak mungkin untuk memberikan daftar lengkap tentang semua yang harus dilakukan bank untuk mencegah atau meminimalkan terjadinya kecurangan, disarankan untuk memusatkan perhatian khusus pada:
(a) Menyeimbangkan dan memeriksa catatan rekening;
(b) Rekonsiliasi entri;
(c) Menjawab laporan inspeksi dan audit setelah dipatuhi;
(d) Melatih staf dan menyadarkan mereka akan peraturan dan pedoman terbaru;
(e) Memastikan pengaturan keamanan yang tepat; dan
(f) Mencatat pengaduan yang berasal dari berbagai sumber.
Setiap pegawai bank harus senantiasa waspada terhadap upaya-upaya penipuan, baik untuk kepentingan pribadi maupun kepentingan bank. Tingkat pertanggungjawaban harus dilampirkan pada setiap tingkat karena gagal memastikan kewaspadaan preventif dalam lingkup pekerjaan individu. Sementara pejabat atau karyawan harus diperbaiki jika ada penipuan yang terjadi karena kelalaiannya atau diam-diam aktif, pejabat atau karyawan yang telah membantu mendeteksi atau meminimalkan tindakan yang tidak diinginkan tersebut harus diberi imbalan yang sesuai dengan insentif keuangan dan peluang yang lebih baik. untuk kemajuan karir.
Hal-hal tersebut harus didokumentasikan dengan baik dan diabadikan dengan baik dalam kondisi pelayanan pejabat/pegawai setiap bank. Tidak seorang pun, yang dinyatakan bersalah atas penipuan dan penyimpangan keuangan, harus diampuni dan dibiarkan tanpa hukuman. Jika ada niat kriminal yang terlihat, pelakunya harus didakwa berdasarkan ketentuan hukum negara yang sesuai.
Daftar ilustratif berikut ini memberikan gambaran tentang area kewaspadaan preventif tertentu yang harus dipraktikkan oleh semua karyawan bank:
- Berhati-hatilah saat membuka rekening baru
- Berhati-hati lebih dari biasanya sambil mengizinkan penarikan – terutama dalam jumlah besar – dari rekening yang baru dibuka atau tidak aktif dalam jangka waktu lama. ‘Kenali Pelanggan Anda’ adalah prasyarat penting kewaspadaan preventif.
- Rotasi pekerjaan: Mengubah tugas staf secara berkala dan menerapkan kebijakan transfer.
- Pelaporan kegiatan penipuan senior oleh bawahan
- Melakukan pemeriksaan menyeluruh dan cerdas atas transaksi setiap hari
- Menandai beberapa cek pertama sebagai ‘Akun Baru’ untuk Akun yang baru dibuka
- Pengawasan yang ketat terhadap operasi di rekening yang baru dibuka, sesuai pedoman yang ada
- Pengembalian cek yang sering pada rekening tertentu harus dipantau
- Pengawasan yang cermat terhadap transaksi debit atau kredit bernilai tinggi sangat penting dan
- Pemeliharaan catatan untuk pembayaran tunai dalam jumlah besar juga diperlukan.