Bentuk komunikasi modern – Faks, Email, dan konferensi video!
Kemajuan teknologi beberapa dekade terakhir telah memungkinkan pengiriman pesan cetak, gambar, dan bahkan pertunjukan langsung ke seluruh penjuru dunia dengan cepat.
Dengan satu sentuhan, Anda dapat mengirimkan komunikasi ke sejumlah tujuan. Tidak hanya rumah bisnis besar tetapi bahkan bisnis menengah dan kecil pun menggunakannya dalam pekerjaan sehari-hari. Di antara sarana tersebut adalah faks, internet/email dan konferensi video.
Fax:
Sama seperti telepon konvensional yang membawa suara, mesin faks atau faksimili membawa pesan tercetak (kata-kata dan gambar dalam bentuk fotokopi) dari alat pengirim ke alat penerima.
Pengirim pesan faks menyiapkan salinannya pada selembar (umumnya tidak lebih besar dari ukuran A4) yang dapat dimasukkan ke dalam mesin faks. Dia menghubungi nomor tujuan, mendapatkan nada faks dan memasukkan pesan ke dalam mesin.
Pesan yang dicetak diubah menjadi sinyal elektronik saat kertas digulung melalui mesin faks. Pesan ini diterima dalam bentuk yang sama di ujung lainnya pada gulungan kertas yang terpasang pada mesin.
Mesin faks mungkin memiliki fitur tambahan berikut:
(A) Aktivasi jarak jauh:
Pemilik dapat menggunakan perangkat remote control untuk mengoperasikan mesin.
Meskipun listrik padam:
(B) Mesin faks dapat dibuat berfungsi meskipun listrik padam.
(C) Memori:
Pesan yang dikirim dapat disimpan dalam memori mesin. Di sisi penerima, jika tidak ada kertas, pesan dapat direkam di mesin untuk mencetak setelahnya.
(D) Mesin penjawab:
Di pihak penerima, tidak perlu ada operator untuk menerima pesan masuk. Mereka diterima secara otomatis.
Keuntungan:
(A) Faks memungkinkan pengiriman dokumen yang akurat termasuk gambar dan tulisan tangan. Faks berwarna juga dimungkinkan.
(B) Faks dapat dikirim melalui komputer, dalam hal ini terbatas pada pesan yang dibuat di komputer.
(C) Pesan faks dapat dikonfirmasi melalui telepon untuk memastikan keasliannya.
(D) Faks dapat diterima sebagai bukti di pengadilan. Dalam hal ini mereka lebih unggul dari email.
(E) Dengan fasilitas pemanggilan ulang, nomor sibuk dapat dihubungi segera setelah bebas.
Kekurangan:
(a) Itu mahal dibandingkan dengan email dan pos.
(b) Kadang-kadang penerimaan kabur karena cacat saluran atau kegagalan mekanis di kedua ujungnya.
(c) Pada pihak pengirim atau penerima, dokumen kepada orang yang salah dapat terungkap. Oleh karena itu seringkali sulit untuk menjaga kerahasiaan dalam pengiriman dan penerimaan pesan faks.
(d) Di pihak penerima, pesan dicetak atas biaya penerima. Jika pesan yang tidak diinginkan masuk, penerima harus menanggung biayanya.
Pesan faks spesimen:
Ada konvensi baru tentang menyusun dan menyusun pesan faks. Ada kecenderungan untuk meminimalkan ruang vertikal surat itu.
Jika surat bisnis akan dikirim melalui faks, maka diformat dengan salah satu cara berikut:
Nomor faks spesimen. 1:
Perusahaan ABC:
1, Jalan MG, Nagpur
Pesan Faks:
Kepada LMN Inc., Mumbai
Dari Joseph De Cunha
Subyek Kekurangan dalam konsinyasi Anda
Tanggal 4 Juli 2011
Halaman 1
Kami ingin Anda segera mencatat kekurangan dalam kiriman Anda tertanggal 1 Juli 2011 kepada kami yang seharusnya berisi 40 bak stainless steel tetapi hanya berisi 30. Kami percaya Anda akan memeriksa bagian pengiriman Anda dan memperbaiki kekurangan tersebut paling awal. Harap konfirmasi melalui faks.
Joseph De Cunha
Manajer pembelian
Nomor faks spesimen. 2
Importir-Eksportir Puncak:
1244 Dock Yard Street, Mumbai.
Pesan Faks:
Kepada Kiran Jhaver Inc. Dari Raj Desai
Fax No. AIE/233 Subjek Perpanjangan L/C
Tanggal 30 Juni 2011 Halaman 2, termasuk yang ini
Seperti yang Anda minta, kami telah mengatur untuk memperpanjang L/C tanggal 1 Januari 2011, yang akan berakhir pada tanggal 30 Juni, menjadi 31 Juli 2011. Salinannya dikirimkan bersama. Kami harap Anda akan memanfaatkan ini dan mengirimkan pakaian dalam tanggal ini. Jika Anda tidak dapat melakukannya, kami akan terkendala untuk membatalkan pesanan. Harap tetap berhubungan dan beri tahu kemajuan dalam pengiriman pesanan.
Raja Desai
Dy. Direktur pengatur
Internet dan email:
Internet adalah jaringan komputer internasional yang menghubungkan komputer dari sektor-sektor seperti instansi pemerintah, rumah bisnis, lembaga pendidikan dan individu. Ia menerima informasi, menyimpannya, dan memungkinkannya untuk dibaca dengan kondisi tertentu yang memuaskan.
Penyedia Layanan Internet (ISP) mengizinkan seseorang untuk membuat ID email gratis, dengan harapan dapat memulihkan biaya melalui iklan yang ditampilkan kepada pengguna selama penggunaan email. Alamat email biasa berbunyi [dilindungi email]. Beberapa ISP lainnya adalah bsnl, yahoo, hotmail, dan Gmail.
Perhatikan penggunaan hanya email huruf kecil (kecil) dalam ID.
Setiap kali pengguna ingin mengirim pesan atau memeriksa surat masuk, ia dapat mencapai ID-nya dengan mengetikkan kata sandi yang menjadikan akun surat itu pribadi. Namun, setelah Anda mengirimkan ke mekanisme email, Anda tidak tahu siapa yang mungkin membaca informasi “pribadi” ini jauh-jauh. Karena email tersebut tidak menjamin kerahasiaan 100%.
Keuntungan:
(a) Email sejauh ini merupakan cara termurah dan tercepat untuk mengirimkan informasi tercetak (verbal maupun non-verbal). Dengan satu klik tombol, ratusan halaman informasi dapat dikirim ke ratusan alamat email di seluruh dunia (untuk dicatat oleh penerima saat memeriksa surat masuk atau kotak masuk).
(b) Tidak diperlukan kertas. Pesan dapat dibuat langsung di komputer, dan ditambahkan dari berbagai file komputer, CD, disket, dll.
(c) Fasilitas ini sekarang tersedia dalam banyak bahasa daerah di India.
(d) Ini informal dan memungkinkan pengirim untuk tetap anonim (karena dia dapat menggunakan nama apa pun sebagai ID emailnya. Misalnya JK Singh dapat menggunakan udankhatola sebagai nama emailnya).
(e) Organisasi dan penerbit memperhatikan pesan yang datang melalui email. Surat kabar dan majalah mencetak surat yang datang melalui email.
(f) Selama Anda membawa kata sandi, Anda dapat membuka akun email Anda di komputer manapun di dunia yang memiliki fasilitas ini. Anda tetap tidak terbebani bahkan dengan handset seluler. Anda tinggal masuk warnet, membayar sewa dan menggunakan email. Email luar biasa portabel.
(g) Anda dapat memiliki buku alamat di akun email Anda, merekam surat masuk, dan mengeditnya dan seterusnya.
(h) Saat Anda membalas pesan email, pesan pengirim secara otomatis dikirim kembali kepadanya untuk referensi siap pakai.
(i) Karena kebutuhan dan imajinasi manusia memandu, lebih banyak inovasi dimungkinkan.
(j) Email dapat mengaktifkan konferensi elektronik yang sedang berlangsung. Orang-orang di seluruh dunia dapat “bertemu” di internet dan berunding tentang topik yang menjadi minat bersama.
(k) Penerima tidak perlu menjawab sekaligus seperti pada telepon tetapi dapat menggunakan waktunya. Mengirim email membantu menghindari antarmuka langsung.
(l) Dalam suatu organisasi, bawahan dapat dengan cepat dan langsung menghubungi atasan melalui email. Email membuat organisasi lebih demokratis (karena individu memiliki lebih banyak kesempatan untuk didengarkan oleh orang yang tepat bahkan jika dia beberapa tingkat lebih tinggi).
Kerugian:
(i) Email, karena potensi anonimitasnya, tetap menjadi saluran komunikasi informal.
(ii) Kelebihan penggunaan dan membanjiri pesan yang tidak diinginkan (terutama dari pengiklan) merupakan kelemahan utama dari sistem ini. Kecuali seseorang berhati-hati untuk memblokir iklan yang tidak diinginkan, seseorang menemukan kotak masuknya penuh dengan penawaran yang mungkin meragukan dan tidak tulus. Mengarungi bongkahan email adalah salah satu masalah terbesar bagi mereka yang bergantung pada email untuk kebutuhan komunikasi mereka.
(iii) Seseorang tidak boleh bersifat pribadi saat menggunakan komputer untuk mengirim email. Sejauh itu kerahasiaannya hilang.
(iv) Jika penerima tidak dapat membuka akun emailnya segera setelah pesan diterima, pesan tersebut tidak dapat bekerja untuknya.
Pedoman penggunaan email:
Email adalah sarana komunikasi yang baru dan aneh, membawa konvensi sendiri:
(1) Pesan email Anda dapat dibaca oleh lebih banyak orang dari yang dimaksudkan. Jadi, Anda harus berhati-hati.
(2) Pada pesan email harus memiliki semua unsur komposisi yang baik seperti singkat, jelas, santun.
(3) Anda dapat menggunakan mekanisme pemeriksa ejaan di komputer untuk memastikan ejaan yang benar.
(4) Format email di komputer menyediakan pengiriman dan penyebutan cc (carbon copy) dan subject line. Ini dapat ditulis untuk kenyamanan penerima.
(5) Jika satu email berisi pesan untuk berbagai bagian organisasi, email tersebut dapat dipisahkan pada tahap penulisan.
(6) Anda tidak boleh menggunakan huruf besar semua dalam menulis pesan karena ini terlihat canggung dan kasar.
(7) Saat menanggapi pesan, hanya bagian penting saja yang boleh dikutip dan sisanya dihapus.
(8) Anda dapat membuat pesan di program lain (seperti WordPad atau notepad) dan mentransfernya ke email Anda.
(9) Jika Anda mengoreksi di layar komputer, berhati-hatilah.
Dapat dicatat bahwa tanggal dan waktu pengiriman pesan dan ID email pengirim secara otomatis disampaikan pada email. Tetap merupakan kebiasaan untuk menuliskan alamat email Anda di badan pesan email.
ID email diberikan di badan pesan terutama saat Anda mengundang respons di ID yang berbeda. Jika ada jeda waktu antara menulis pesan dan mengirimkannya, untuk alasan apapun, maka tanggal penulisan dapat ditulis.
Konferensi video dan telekonferensi:
Mode komunikasi ini dimulai dengan telekonferensi. Sejumlah telepon secara bersamaan terhubung satu sama lain. Telekonferensi adalah fasilitas yang memungkinkan orang-orang di berbagai belahan dunia melakukan pertemuan audio (berlawanan dengan dialog), menghemat waktu transit dan menginap di hotel. Ini membantu dalam mengeluarkan berbagai pendapat tentang suatu subjek untuk mencapai kesimpulan yang lebih cepat.
Kemajuan lebih lanjut dalam teknologi ini adalah telekonferensi komputer. Para peserta dapat bereaksi terhadap pesan dan masukan untuk pengetahuan orang lain. Mereka bahkan mungkin tidak hadir secara bersamaan untuk telekonferensi komputer tetapi menambahkan kontribusi mereka sesuai keinginan mereka.
Videoconference, bagaimanapun, adalah yang paling dekat untuk melihat dan mendengar satu sama lain tanpa hadir bersama. Teknologi yang digunakan dalam videoconference adalah: layar monitor, kamera, microphone, codec (compressor-decompress or), pad kontrol peralatan di setiap lokasi, dan konektivitas internet. Dengan berlalunya waktu, ini menjadi lebih populer dan lebih mudah digunakan. Anda sering melihatnya di wawancara TV.
Anda sering melihatnya di wawancara TV. Untuk videoconference, para peserta masuk ke ruangan khusus di lokasi masing-masing yang dilengkapi gadget. Mereka dapat melihat, mendengar, berbicara dengan orang lain dan menunjukkan pameran tanpa kehadiran fisik bersama.
Seluruh proses dapat direkam pada kaset video. Seperti yang dikatakan seseorang dengan bercanda, kecuali makanan ringan dan kopi, semua hal lain dapat ditransmisikan dalam konferensi video. Saat ini, hak istimewa rumah bisnis yang lebih kaya, konferensi video diatur untuk mendapatkan popularitas yang lebih luas.
Ruang kelas video adalah kemungkinan lain di bidang ini, di mana anggota fakultas ahli dapat mengajar sejumlah kelas di sejumlah kota secara bersamaan dan menjawab pertanyaan para peserta.