Komunikasi formal mengacu pada pertukaran informasi secara resmi. Arus komunikasi dikendalikan dan merupakan upaya yang disengaja. Hal ini memungkinkan informasi untuk mencapai tempat yang diinginkan tanpa halangan apapun, dengan sedikit biaya dan dengan cara yang tepat. Ini juga dikenal sebagai ‘Melalui Saluran Komunikasi yang Tepat.’
Karakteristik
Berikut ini adalah karakteristik utama dari komunikasi formal:
(1) Tertulis dan Lisan:
Komunikasi formal dapat berupa tulisan dan lisan. Pekerjaan sehari-hari ditangani melalui komunikasi lisan, sedangkan urusan kebijakan membutuhkan komunikasi tertulis.
Sumber Gambar : iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg
(2) Hubungan Formal:
Komunikasi ini diadopsi di antara para karyawan di mana hubungan formal telah ditetapkan oleh organisasi. Pengirim dan penerima memiliki semacam hubungan organisasi.
(3) Jalan yang Ditentukan:
Komunikasi harus melewati saluran tertentu saat berpindah dari satu orang ke orang lain. Misalnya, untuk menyampaikan perasaan seorang pekerja kepada manajer, harus dicari bantuan mandor.
(4) Pesan Organisasi:
Saluran ini hanya berkaitan dengan pesan organisasi resmi dan pesan pribadi berada di luar yurisdiksinya.
(5) Upaya Sengaja:
Saluran komunikasi ini tidak dibangun secara otomatis tetapi harus dilakukan upaya untuk penciptaannya. Itu diputuskan dengan tetap melihat tujuan organisasi.
Keuntungan
Komunikasi formal memiliki keuntungan sebagai berikut:
(1) Pemeliharaan Kewibawaan Pejabat:
Komunikasi formal mempertahankan hubungan yang konstan antara atasan dan bawahan sebagai akibatnya martabat atasan tetap terjaga. Akibatnya, mudah untuk mengontrol bawahan dan memperbaiki tanggung jawab mereka yang mutlak diperlukan untuk kontrol yang efektif dan sukses.
(2) Komunikasi yang Jelas dan Efektif:
Dalam komunikasi formal, ada kontak langsung antara manajer dan bawahan. Keduanya saling memahami kemampuan, kebiasaan, perasaan, dll. Manajer tahu kapan dan dalam kondisi apa bawahan mereka membutuhkan informasi. Dengan cara ini, komunikasi ini mampu menyediakan informasi tepat waktu. Oleh karena itu, jelas dan efektif.
(3) Arus Informasi Tertib:
Informasi harus melewati rute tertentu dari satu orang ke orang lain. Oleh karena itu, aliran informasi bersifat sistematis.
(4) Pengetahuan Mudah tentang Sumber Informasi:
Dalam jenis komunikasi ini, sumber dari setiap informasi dapat dengan mudah ditemukan.
Keterbatasan
Berikut adalah kekurangan atau keterbatasan komunikasi formal:
(1) Kelebihan Beban Kerja:
Dalam organisasi bisnis modern banyak informasi, banyak pesan dan hal-hal lain yang harus dikomunikasikan. Di bawah komunikasi formal, mereka dialihkan melalui saluran tertentu dan ini menghabiskan banyak waktu para atasan dan dengan demikian beberapa pekerjaan penting lainnya tidak diperhatikan.
(2) Distorsi Informasi:
Cara ini bisa menjadi penghambat arus informasi. Terkadang jarak antara pengirim dan penerima begitu besar sehingga informasi harus melewati banyak tangan dan pada saat sampai ke penerima informasi itu terdistorsi. Dengan demikian ia gagal memenuhi tujuannya.
(3) Petugas yang acuh tak acuh:
Petugas kurang memperhatikan saran dan keluhan bawahan. Dalam kasus seperti itu, bawahan mungkin kehilangan kepercayaannya pada efektivitas komunikasi.
Jenis Komunikasi Formal
Komunikasi formal ada dua jenis:
(1) Komunikasi Vertikal:
(i) Komunikasi ke Bawah
(ii) Komunikasi ke Atas
(2) Komunikasi Horisontal. Semua jenis ini telah diklarifikasi dalam diagram berikut:
(Komunikasi Ke Bawah) (Komunikasi Horizontal) (Komunikasi Ke Atas)
(1) Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri dari dua jenis berikut:
(i) Komunikasi ke Bawah:
Komunikasi oleh hierarki atas dengan bawahannya disebut komunikasi ke bawah. Komunikasi ini mencakup perintah, aturan, informasi, kebijakan, instruksi, dll. Keuntungan utama dari komunikasi ke bawah adalah bawahan mendapatkan informasi tepat waktu yang berguna yang membantu mereka dalam kinerja mereka,
(ii) Komunikasi ke Atas:
Ini cukup kebalikan dari komunikasi ke bawah. Ini mengalir dari bawahan ke atasan. Subjek komunikasi ini meliputi saran, reaksi, laporan, keluhan, dll. Komunikasi semacam ini membantu atasan dalam mengambil keputusan.
(2) Komunikasi Horisontal
Komunikasi horizontal terjadi ketika dua individu pada tingkat yang sama bertukar informasi. Komunikasi horizontal digunakan oleh pejabat setingkat untuk memecahkan masalah yang sifatnya serupa dan memanfaatkan pengalaman orang lain. Pokok bahasan komunikasi horizontal meliputi informasi, permintaan, saran, masalah bersama, dan informasi terkait koordinasi.
Jaringan Komunikasi Formal
Cara di mana komunikasi formal dilakukan, dikenal sebagai jaringan komunikasi formal. Komunikasi formal dapat dilakukan dengan berbagai cara-itu mungkin komunikasi vertikal atau komunikasi horizontal. Berbagai bentuk jaringan komunikasi formal telah ditunjukkan dalam diagram berikut:
(1) Komunikasi Rantai:
Rantai komunikasi mengacu pada komunikasi antara atasan dan bawahan. Semua orang dalam organisasi dari atas ke bawah dihubungkan dengan bantuan rantai skalar seperti yang ditunjukkan pada diagram (1). A ditempatkan pada peringkat tertinggi, B adalah bawahan A, C adalah bawahan B, D adalah bawahan C dan E adalah bawahan D.
(2) Komunikasi Roda:
Dalam bentuk komunikasi ini, semua bawahan atasan berbicara satu sama lain melalui medianya. Superior berfungsi sebagai hub roda. Pada diagram (2), A adalah atasan dan B, C, D, dan E adalah bawahan. Keempat bawahan berkomunikasi melalui media A.
(3) Komunikasi Sirkuler:
Komunikasi ini terjadi di antara anggota kelompok. Setiap anggota grup dapat berkomunikasi dengan dua anggota terdekat. Pada diagram (3), A dapat berkomunikasi dengan B dan E. Demikian pula B dapat berkomunikasi dengan A dan C. Hal yang sama berlaku untuk semua anggota kelompok. Dalam hal ini komunikasi bergerak dengan kecepatan lambat.
(4) Komunikasi Arus Bebas:
Bentuk komunikasi ini juga terjadi di antara anggota kelompok yang berbeda. Fitur khususnya adalah setiap anggota grup dapat berbicara dengan semua orang lain dalam grup.
Hal ini telah diperjelas dalam diagram (4). A dapat berbicara langsung dengan B, C, D, E. Dengan cara yang sama B dapat berbicara langsung dengan A, C, D, dan E. Hal yang sama berlaku untuk semua anggota grup. Dalam hal ini, komunikasi bergerak dengan sangat cepat.
(5) Komunikasi ‘V’ Terbalik:
Dalam bentuk komunikasi ini, seorang bawahan diperbolehkan berkomunikasi dengan atasan atasannya. Dalam bentuk komunikasi ini pesan bergerak dengan kecepatan tinggi, pada diagram (5), C dan D adalah bawahan B yang pada gilirannya adalah bawahan A. Di sini C dan D dapat berbicara langsung dengan A yang terjadi menjadi bos B