Komunikasi Tertulis: Ciri dan Kegunaan (Kelebihan dan Keterbatasan)!
Sementara komunikasi lisan datang secara alami dan spontan kepada manusia, komunikasi tertulis membutuhkan banyak usaha. Pada hakikatnya menulis adalah hasil dari latihan yang cukup lama dan kesabaran dalam belajar. Tidak perlu diulangi bahwa ucapan datang lebih dulu dan tulisan datang sesudahnya. Dalam semua bahasa di dunia tulisan muncul berabad-abad setelah berbicara.
Sejarah peradaban menunjukkan kepada kita berbagai tahapan yang dilalui pembentukan huruf-huruf alfabet bahasa apa pun. Tapi satu hal yang jelas. Apa pun yang telah ditulis, kecuali dihancurkan, telah menjadi permanen. Kata-kata yang diucapkan, bagaimanapun, cenderung dilupakan. Itulah sebabnya komunikasi tertulis sangat diperlukan.
Ciri-Ciri Komunikasi Tertulis:
(i) Komunikasi tertulis adalah kegiatan kreatif yang membutuhkan banyak imajinasi dan usaha untuk sampai pada produk akhir. Sementara komunikasi lisan bersifat spontan, komunikasi tertulis didasarkan pada upaya sadar. Mari kita ambil contoh laporan yang ingin kita sajikan.
Pertama-tama kita harus mengumpulkan semua informasi yang diperlukan, mengaturnya dalam urutan logis dan kemudian menuliskannya dengan sangat hati-hati. Kami harus berhati-hati di setiap langkah. Itu tidak selalu terjadi dengan pesan lisan atau bentuk komunikasi lisan lainnya. Surat dan laporan, dibuat dengan baik, mencerminkan citra organisasi. Semakin kreatif dan imajinatif para penulis semakin cerah citra perusahaan.
(ii) Karakteristik penting lain dari komunikasi tertulis adalah faktor waktu yang terlibat di dalamnya. Pesan lisan, dalam situasi tatap muka atau melalui telepon segera sampai ke penerima dan umpan balik hampir selalu datang dengan segera. Ini tidak terjadi dengan komunikasi tertulis.
Pengirim harus merencanakan pesannya, yaitu surat atau laporan dengan hati-hati dan menyandikannya dengan sangat hati-hati. Kemudian dia mengirimkannya ke orang yang dimaksudkan. Penerima membutuhkan waktu sendiri dalam mendekodekannya. Kemudian dia memikirkannya dengan hati-hati atau menyaringnya melalui pikirannya dan merencanakan reaksinya terhadapnya. Mengirim kembali balasan atau komentarnya akan memakan waktu lama. Jadi perlu diingat bahwa komunikasi tertulis adalah kegiatan yang memakan waktu.
(iii) Ketiga, perlu dicatat bahwa komunikasi tertulis memiliki siklus yang lebih sedikit daripada komunikasi lisan atau tatap muka. Komunikasi lisan adalah peristiwa siklus ganda. Pesan lisan mendapat tanggapan langsung yang sering mengarah pada pertukaran kata lebih lanjut. Ini tidak mungkin dalam komunikasi tertulis. Sebagian besar ini adalah acara satu siklus.
Pentingnya Komunikasi Tertulis:
Komunikasi tertulis sangat penting sehingga tidak mungkin memikirkan organisasi bisnis tanpanya. Bekerjanya organisasi mana pun sangat bergantung pada pertukaran surat, laporan, dll. Ada berbagai alasan untuk itu.
Dan alasan yang paling penting adalah bahwa komunikasi tatap muka tidak selalu memungkinkan karena pekerja suatu organisasi dapat tersebar di jarak geografis yang tersebar luas. Oleh karena itu, kami harus bergantung pada pertukaran surat. Jarak teknologi modern tidak mengurangi pentingnya huruf. Mode transmisi telah berubah. Tetapi komunikasi tertulis tetap sama pentingnya seperti sebelumnya.
Keuntungan Komunikasi Tertulis:
(i) Ini memberi kami catatan, referensi, dll., yang menjadi dasar pengambilan keputusan penting.
(ii) Ini membangun pembelaan hukum organisasi melalui catatan, surat, instruksi dll.
(iii) Ini mempromosikan keseragaman kebijakan dan prosedur dan membangun pedoman yang tepat untuk kerja organisasi.
(iv) Membangun citra perusahaan.
(v) Itu membuat akurasi dan ketergantungan (Komunikasi lisan dapat diubah atau ditafsirkan dengan cara yang berbeda. Tetapi dalam komunikasi tertulis pesan / informasi dinyatakan dengan sangat jelas atau tidak ambigu).
(vi) Itu permanen.
(vii) Tanggung jawab dapat dengan mudah diberikan. (Seseorang dapat kembali pada kata-kata yang diucapkan. Tetapi tidak demikian pada pernyataan hitam putih).
Keterbatasan Komunikasi Tertulis:
(i) Ini membangun kekacauan kertas dan file yang tidak dapat dikelola. Biayanya banyak untuk organisasi.
(ii) Ini memakan waktu. Umpan balik langsung tidak mungkin.
(iii) Mahal dalam hal uang dan jam kerja.
(iv) Menjadi tidak efektif di tangan orang-orang yang miskin ekspresi.
(v) Tidak adanya klarifikasi segera. Kesimpulannya, kita dapat mengatakan bahwa komunikasi tertulis tetap menjadi tulang punggung organisasi; apapun kekurangan atau keterbatasannya. Hampir semua komunikasi formal dilakukan secara tertulis.