Apa itu Koordinasi Periklanan?
Upaya periklanan hanya mewakili satu pembicaraan dalam roda bauran pemasaran. Ini adalah salah satu dari empat P bauran pemasaran yaitu, produk, harga, tempat dan promosi. Oleh karena itu, koordinasi periklanan mengandung arti membangun kesatuan pikiran, tujuan dan tindakan antara usaha periklanan dan usaha orang lain yang berkaitan dengan usahanya.
Ini membangun hubungan internal dan eksternal ke departemennya dan vertikal dan horizontal dalam pengaturan organisasi.
Area fungsional lain yang dibungkus dengan iklan adalah penjualan pribadi, promosi penjualan, hubungan masyarakat, penelitian, produksi, keuangan, dan distribusi. Dalam konteks ini, perkataan Profesor NH Borden dan Profesor MV Marshall patut diulangi.
“Manajemen yang cakap harus melanjutkan atas dasar bahwa iklan terkait erat dengan semua elemen lain dari operasi bisnis dan pemasaran dan bahwa keputusannya mengenai iklan harus dibuat berdasarkan pemahaman menyeluruh tentang elemen-elemen lain tersebut dan bisnisnya, merchandising dan strategi penjualan yang melibatkan sumber daya perusahaan untuk jangka panjang”.
Bidang Koordinasi:
Manajer periklanan harus menjaga hubungan dua arah memberi dan menerima dengan area fungsional lain dari organisasi. Artinya, bagaimana upayanya dilengkapi dan didukung oleh upaya orang lain dan bagaimana dia melengkapi dan mendukung upaya orang lain.
Bidang-bidang keterlibatan dan minatnya adalah:
1. Penjualan pribadi:
Tidak mungkin ada bauran promosi tanpa penjualan pribadi. Personal selling adalah bentuk komunikasi langsung yang berbeda dengan periklanan dan publisitas. Penjualan pribadi membantu upaya periklanan dengan membuat orang tetap berpikiran penjualan, memberikan informasi langsung, materi, dan saran, serta mendukung koordinasi dealer.
Sebagai imbalannya, upaya periklanan mendukung upaya penjualan pribadi dengan pra-penjualan barang dan layanan kepada dealer dan konsumen, meningkatkan daya jual tenaga penjualan, menciptakan iklim yang diperlukan untuk penjualan dan memperluas penjualan. Keduanya harus berkoordinasi mengenai tema penyalinan, USP, tata letak, media, penjadwalan media, dan kontak dekat dengan bagian distribusi.
2. Promosi penjualan:
Promosi penjualan adalah alat promosi ‘menangkap semua’. Kegiatan apa pun selain penjualan pribadi, periklanan, dan penjualan pribadi disebut sebagai promosi penjualan. Ini adalah upaya untuk memindahkan produk melalui saluran distribusi dengan merangsang penjual perusahaan dan memberikan insentif tambahan kepada perantara dan pelanggan.
Ini terdiri dari promosi konsumen dan dealer dan kegiatan terkait yang dirancang untuk mendukung upaya dengan mengajar salesman tentang periklanan, menyusun portofolio periklanan salesman, mengelola periklanan langsung titik penjualan, menangani spesialisasi periklanan dan merangsang konsumen.
Di sisi lain, upaya periklanan mendukung kegiatan promosi penjualan dengan memberikan informasi yang diperlukan, menawarkan bimbingan dan bantuan, menyediakan bahan dan melakukan pekerjaan promosi. Titik koordinasi adalah mencocokkan isi pesan dan waktu peluncuran kampanye sehingga baik perusahaan maupun konsumen tetap senang.
3. Humas:
Humas adalah fungsi manajemen yang menentukan sikap dan pendapat publik perusahaan dan merumuskan serta melaksanakan program tindakan untuk mendapatkan pemahaman dan niat baik publik.
Upaya hubungan masyarakat mendukung periklanan dengan menekankan kesehatan perusahaan, merencanakan dan menempatkan rilis publisitas dan menyempurnakan iklan perusahaan.
Sebagai imbalannya, upaya periklanan mendukung hubungan masyarakat dengan menyediakan saluran bagi publik, membangun iklan institusional, dan menciptakan suasana yang menyenangkan. Koordinasi dicapai melalui pertukaran ide dan saran dengan berkumpul secara teratur untuk tujuan tersebut.
4. Penelitian:
Penelitian adalah industri penemuan. Ini adalah proses identifikasi masalah yang sistematis dan objektif, pengumpulan data, analisis data, interpretasi data dan merekomendasikan solusi yang layak untuk masalah tersebut.
Kegiatan penelitian mendukung upaya periklanan dengan memberikan mereka informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan, dengan menyempurnakan tema iklan dan elemen penyalinan, dengan memutuskan titik jenuh iklan untuk melanjutkan atau menghentikan program iklan.
Pada gilirannya, upaya iklan mendukung kegiatan penelitian dengan partisipasi aktif dalam semua tahapan program penelitian dan berbagai bidang seperti pasar, produk, harga, distribusi, dan penjualan. Berbicara tentang koordinasi, departemen periklananlah yang menerima lebih dari apa yang dibayarkannya.
5. Produksi:
Sekilas, tampak bahwa tidak ada hubungan yang erat antara kegiatan produksi dan periklanan. Namun, tidak demikian. Upaya produksi menyediakan personel periklanan dengan program produksi yang dilakukan, menawarkan barang untuk copywriting, menunjukkan apa yang dibutuhkan konsumen.
Sebagai gantinya, orang-orang periklanan membantu orang-orang produksi dengan memberikan standardisasi produksi, dengan mempengaruhi moral karyawan dan berusaha mengurangi biaya produksi.
Titik awal penjualan yang sukses adalah produk yang memuaskan. Koordinasi adalah suatu keharusan tentang apa yang dikatakan iklan dan apa yang dijual di toko tentang berbicara tentang spesialisasi produk.
6. Keuangan:
Keuangan adalah minyak mesin bisnis dan darah kehidupan organisasi yang dinamis. Keuangan memberikan pergerakan ke sumber daya yang kaku atas perintah perusahaan, itu adalah pengontrol yang merencanakan dan melaksanakan atas perintah perusahaan.
Pengendalilah yang merencanakan dan melaksanakan rencana keuangan. Dia memenuhi kebutuhan setiap kegiatan departemen yang menjamin bantuan keuangan.
Seperti kegiatan lainnya, periklanan membutuhkan dana yang sangat besar. Departemen keuangan terus memperbarui alokasi catatan dan kontrol atas rencana keuangan yang dirancang, membuka kemungkinan, membatasi upaya iklan dan menyajikan anggaran departemen untuk teliti dan persetujuannya.
7. Distribusi:
Produksi tidak ada artinya kecuali didistribusikan kepada mereka yang membutuhkan dan mampu. Dengan demikian, distribusi adalah hub dari suatu organisasi. Harus ada integrasi total strategi distribusi dan program periklanan dan penjadwalan.
Ketika sebuah iklan berbicara tentang produk atau rentang produk ketersediaannya di gerai ritel, langkah-langkah yang perlu diambil untuk memastikan bahwa barang tersedia di gerai ritel tersebut sesuai dengan spesifikasi waktu, kuantitas, kualitas, dan harga.
Kegagalan sistem distribusi adalah ketidakpuasan konsumen atau goncangan kepercayaan. Loyalitas konsumen dipertaruhkan. Itulah mengapa; harus ada aliansi yang erat antara keduanya.
Sarana Koordinasi:
Mengingat pentingnya hubungan yang erat antara aktivitas periklanan dan non-iklan dalam organisasi, koordinasi yang sangat diperlukan dapat dilakukan dengan cara yang berbeda.
Cara yang terbuka adalah:
- Struktur organisasi yang efektif.
- Keputusan yang tepat.
- Kebijakan dan prosedur.
- Pengetahuan dan pemahaman.
- Hubungan pribadi
- Sistem komunikasi yang efektif dan
- Sistem kontrol.
1. Struktur organisasi yang efektif:
Koordinasi internal sangat tergantung pada struktur organisasi. Koordinasi internal berarti hubungan dua arah antara karyawan baik horizontal maupun vertikal. Hubungan vertikal berarti hubungan antara pejabat tinggi dan bawahan dan hubungan horizontal antara departemen paralel dan seksi.
Terlepas dari varian bentuk yang diambil, organisasi internal adalah sarana untuk mencapai koordinasi karena menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab.
2. Keputusan yang tepat:
Apa pun yang dilakukan seorang manajer, dia melakukannya melalui keputusan dan keputusan ini adalah sarana koordinasi di seluruh organisasi. Sebab, keputusan tidak hanya dibuat tetapi harus dipahami dan ditindaklanjuti oleh bawahan.
Spesialisasi dan departementalisasi menciptakan masalah kompleks keunggulan. Keputusan yang dibuat di atas mengikat mereka semua sebagai satu tim.
3. Kebijakan dan prosedur:
Peran kebijakan dan prosedur tidak dapat diremehkan dalam meningkatkan koordinasi, baik di dalam maupun di sekitar organisasi. Kebijakan ditentukan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dan, karenanya, setiap langkah tunduk pada kontrol. Ini adalah seperangkat kebijakan yang jelas dan pasti yang sangat membantu dalam meningkatkan koordinasi organisasi.
Di sisi lain, prosedur mengacu pada cara standar dalam melakukan sesuatu. Mereka meletakkan apa itu apa dan bagaimana caranya. Perusahaan dengan norma-norma tersebut, membawa kerjasama dan koordinasi.
4. Pengetahuan dan pemahaman yang sempurna:
Pengetahuan yang sempurna tentang hal-hal di dalam dan di sekitar organisasi adalah suatu keharusan. Dengan demikian, manajer periklanan harus mengetahui apa tugas dan tanggung jawab mereka yang bekerja di departemen penjualan, promosi penjualan, keuangan, personalia, produksi, dan hubungan masyarakat sehingga ia dapat menjalin hubungan resmi dan pribadi, dengan mereka untuk menyelesaikan pekerjaannya. . Pengetahuan yang sempurna saja tidaklah cukup. Dia harus memahami utilitas praktis dan penerapannya.
5. Hubungan pribadi:
Struktur organisasi dengan jelas mendefinisikan hubungan resmi antara karyawan di berbagai tingkat organisasi baik vertikal maupun horizontal. Hubungan resmi ini adalah suatu keharusan untuk menegakkan disiplin dan kesopanan dalam empat dinding organisasi.
Namun, hubungan pribadi atau kerja lebih penting dan dikenal untuk keajaiban kerja dengan mendorong kerja sama dan koordinasi penuh antara departemen dan orang. Semangat kerja sama yang tersembunyi dibawa ke permukaan melalui akomodasi bersama.
6. Sistem komunikasi yang efektif:
Setiap departemen organisasi tidak dapat bekerja dalam ruang hampa. Ia tidak mampu mengikuti kebijakan pintu tertutup. Orang-orang dari departemen lain harus mengetahui apa yang sedang terjadi di departemen periklanan sehingga gagasan, saran mengalir untuk kepentingan manajer periklanan.
Hal yang sama berlaku untuk departemen lain bahwa ide dan sarannya disambut dan diterima, jika bermanfaat. Pertukaran ide, poin, pendapat, dan fakta dua arah yang sehat adalah sarana koordinasi.
7. Sistem kontrol yang layak:
Untuk menghubungkan perencanaan dan pengendalian fungsi start dan terminal, koordinasi memainkan peran penyemenan. Fungsi perencanaan dan pengendalian menjadikan koordinasi sebagai fungsi yang rumit. Sayap utama dari sistem kontrol adalah sistem kontrol anggaran yang mengikat semua departemen bersama-sama. Dengan demikian, anggaran perusahaan adalah sarana perencanaan dan pengendalian untuk mencari koordinasi dari semua orang dari semua departemen karena menguraikan tujuan dan tugas departemen.
Singkatnya, koordinasi adalah hal yang diperlukan seiring dengan keberhasilan kerja suatu organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai efisiensi maksimum. Integrasi, penyeimbangan dan pengaturan waktu dilakukan baik secara internal maupun eksternal, horizontal dan vertikal. Koordinasi internal adalah tugas mengidentifikasi program periklanan sebagai alat manajerial. Koordinasi eksternal adalah masalah menghubungkan kegiatan periklanan dengan hubungan masyarakat, promosi penjualan, dan agensi.
Manajer periklanan harus menggunakan semua sarana koordinasi yang mungkin dalam mencapai tujuannya di latar belakang tujuan perusahaan.