Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi

Poin-poin berikut menyoroti tujuh aspek utama untuk merancang sistem akuntansi terkomputerisasi. Aspek-aspek tersebut adalah: 1. Klasifikasi Transaksi 2. Menu-Driven Accounting System 3. Modul Sistem Akuntansi 4. Analisis, Desain dan Implementasi 5. Sistem Pengupahan 6. Sistem Kontrol Produksi 7. Outsourcing Fungsi Akuntansi.

Aspek-aspek Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi:

1. Mengklasifikasikan Transaksi
2. Sistem Akuntansi Berbasis Menu
3. Modul Sistem Akuntansi
4. Analisis, Desain dan Implementasi
5. Sistem Pengupahan 6. Sistem Pengendalian Produksi
6. Pengalihdayaan Fungsi Akuntansi

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #1.

Mengklasifikasikan Transaksi:

Mencatat transaksi dalam sistem akuntansi membutuhkan langkah tambahan yang selama ini kita lewati. Bisnis dengan ukuran apa pun harus mengklasifikasikan transaksi berdasarkan jenis untuk penanganan yang efisien.

Dalam sistem manual, penjualan kredit, pembelian secara kredit, penerimaan kas, dan pembayaran tunai diperlakukan sebagai empat kategori terpisah, dengan masing-masing jenis dimasukkan ke dalam jurnal khusus. Misalnya, penjualan kredit dicatat dalam jurnal khusus yang disebut jurnal penjualan.

Penerimaan kas dimasukkan ke dalam jurnal penerimaan kas, dan seterusnya. Transaksi yang tidak sesuai dengan jurnal khusus, seperti ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode dicatat dalam jurnal umum, yang berfungsi sebagai “jurnal pilihan terakhir”.

Sistem komputerisasi juga mengharuskan Anda mengklasifikasi ulang transaksi. Misalkan Anda menambah biaya gaji (Beban Gaji debet; Hutang Gaji kredit). Dalam sistem manual, Anda mencatat data dalam jurnal umum dan memposting ke buku besar.

Tapi tidak ada “kumpulan buku” dalam sistem komputerisasi. Untuk merekam entri ini, Anda memilih dalam perangkat lunak sistem lingkungan pemrosesan yang sesuai dari menu. Menu adalah daftar opsi untuk memilih fungsi komputer.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #2.

Sistem Akuntansi Berbasis Menu:

Sistem terkomputerisasi diatur berdasarkan fungsi, atau tugas. Akses ke fungsi diatur dalam bentuk menu. Dalam sistem berbasis menu seperti itu, pertama-tama Anda mengakses grup fungsi yang paling umum, yang disebut menu utama. Anda kemudian memilih dari satu atau lebih submenu hingga Anda akhirnya mencapai fungsi yang Anda inginkan. Sebagian besar sistem terkomputerisasi memiliki fungsi yang serupa, tetapi struktur menunya berbeda.

Posting dalam sistem terkomputerisasi dapat dilakukan secara terus-menerus karena transaksi dicatat—pemrosesan on-line—atau lebih baru untuk sekelompok transaksi serupa—pemrosesan batch. Dalam kedua kasus posting otomatis.

Pemrosesan batch data akuntansi memungkinkan akuntan untuk memeriksa keakuratan entri sebelum mempostingnya. Akibatnya, data transaksi “diparkir” di komputer untuk menunggu pengiriman, yang hanya memperbarui saldo akun. Output adalah laporan akuntansi yang merupakan tahap akhir dari pengolahan data. Dalam sistem komputerisasi laporan keuangan dapat dicetak secara otomatis.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #3.

Modul Sistem Akuntansi:

Paket akuntansi terkomputerisasi diatur oleh modul, unit terpisah namun terintegrasi yang kompatibel dan berfungsi bersama. Modul dalam sistem akuntansi berbeda-beda sesuai dengan paket akuntansi yang digunakan.

Namun, modul yang paling umum ditemukan di semua paket adalah seperti:

sebuah. Penjualan/Piutang usaha

1. Pembelian Hutang Dagang
2. Sistem akuntansi Bank/Kas
3. Kontrol inventaris
4. Akuntansi penggajian.

Perubahan yang memengaruhi satu modul akan memengaruhi yang lain, misalnya, entri dan posting transaksi penjualan akan memperbarui dua modul—Piutang Usaha/penjualan dan inventaris/harga pokok penjualan.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #4.

Analisis, Desain dan Implementasi:

Sistem Kontrol Inventaris:

Tujuan dari sistem pengendalian persediaan adalah untuk menyediakan bahan untuk produksi dengan harga ekonomis, dalam kuantitas dan kualitas yang sesuai dengan kehabisan stok dan biaya penyimpanan persediaan. Fungsi pengendalian persediaan penting karena menghilangkan modal besar sebagai modal kerja.

Karena bahan merupakan komponen tunggal terbesar dari biaya produksi, maka diperlukan perhatian khusus sehubungan dengan harga, jumlah persediaan, dan pengendalian persediaan.

Harga adalah keputusan komersial yang dipengaruhi oleh keandalan pasokan, kualitas bahan, dan ketergantungan. Analisis terhadap semua aspek ini diperlukan sebelum menentukan harga. Sistem pendukung keputusan harus dikembangkan di sekitar parameter yang membutuhkan analisis.

Keputusan penting lainnya adalah mempertahankan persediaan atau tidak, jika ya maka apa yang seharusnya menjadi tingkat persediaan yaitu, stok minimum, stok maksimum, tingkat pemesanan ulang, jumlah pemesanan ekonomis dan sebagainya.

Selanjutnya keputusan selanjutnya adalah pada sistem pengendalian barang tersebut. Berbagai jenis kontrol dapat berupa kuantitas pesanan tetap dan sistem tingkat pemesanan ulang, sistem peninjauan berkala. Sistem kontrol inventaris yang berbeda tersedia dengan model inventaris statis dan dinamis dengan variasi sesuai dengan kebutuhan klien.

Untuk membuat keputusan ini, inventaris dianalisis dengan cara yang berbeda, yaitu Analisis ABC, VED—Vital, Penting, Analisis yang Diinginkan, dll. Laporan tersebut sebagian besar didasarkan pada aplikasi akuntansi dan sistem analisis keputusan dan dihasilkan secara berkala†”bulanan atau triwulanan.

Laporan ini dikembangkan untuk menjawab pertanyaan adhoc pada berbagai aspek:

Laporan penting seperti:

sebuah. Buku besar saham

1. Pernyataan nilai saham
2. Pernyataan kehabisan stok.
3. Biaya pembelian dan overrun.
4. Nilai inventaris dan analisis
5. Penundaan yang berlebihan dalam tindakan/inspeksi pembelian.
6. Keandalan pemasok
7. Penolakan lantai, dll.

Sistem kontrol menunjukkan apakah keputusan diimplementasikan atau tidak. Mungkin sering terjadi keputusan diambil dan didelegasikan untuk tindakan di tingkat yang lebih rendah. Menjadi perlu untuk mengetahui apakah tindakan diambil dan dampaknya, misalnya, dalam kasus kehabisan stok, tindakan dilakukan untuk membeli dengan meminta pesanan pembelian baru.

Perlu diketahui, apakah material di bawah pesanan pembelian baru telah tiba atau belum. Pembaruan tindakan ini akan berpusat pada parameter yang disebutkan sebelumnya.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #5.

Sistem Upah:

Dalam fungsi manajemen personalia aplikasi utamanya adalah sistem pengupahan atau sistem penggajian. Sistem ini digunakan untuk tujuan akuntansi dalam manajemen keuangan. Tujuannya adalah untuk mengontrol biaya personel pencairan upah/gaji tepat waktu dan penataan gaji.

Berbagai dokumen yang berfungsi sebagai input untuk fungsi ini adalah:

sebuah. Formulir aplikasi personel

1. Surat penunjukan
2. Catatan kehadiran dan cuti
3. Perjanjian upah/gaji
4. Data struktur upah/gaji
5. Laporan pinjaman, uang muka dan potongan
6. Pemberitahuan pemotongan menurut undang-undang

Analisis yang diperlukan untuk sistem penggajian adalah:

sebuah. Analisis kehadiran

1. Tinggalkan analisis
2. Tren dalam catatan cuti
3. Analisis struktur upah/gaji.
4. Analisis lembur
5. Analisis pencairan upah/gaji

Keputusan yang dihasilkan dari dan seperti:

sebuah. Analisis biaya personel dan perencanaan rekrutmen baru

1. Mengontrol tagihan gaji
2. Memasuki perjanjian baru
3. Analisis biaya lembur dan pengendaliannya
4. Dalam hal terjadi keterlambatan pencairan, tindakan pengendalian dilakukan.
5. Perencanaan pajak pendapatan karyawan untuk gaji/upah.
6. Dalam hal pemotongan menurut undang-undang, pembayaran tepat waktu yang sama.

Laporan yang dihasilkan berupa:

sebuah. Daftar Gaji

1. Provident Fund, Laporan ESI, Buku Besar & Pengembalian
2. Formulir Pajak Penghasilan 16, 24A
3. Pernyataan TDS—Pajak dipotong di sumber.

Sebagian besar laporan ini digunakan oleh orang-orang dalam manajemen keuangan dan operasi. Informasi tersebut diperlukan oleh manajemen puncak pada saat menyusun kebijakan.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #6.

Sistem Kontrol Produksi:

Pengendalian produksi bertujuan untuk menyediakan jasa/produk manufaktur dengan kualitas tertentu dan dengan biaya tertentu dalam waktu yang ditentukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan. Fungsi ini didukung oleh fungsi lain seperti perencanaan & kontrol produksi, teknik industri, pemeliharaan dan kontrol kualitas. Fungsi ini saling terkait dengan sistem pengendalian persediaan.

Tujuan dari sistem pengendalian produksi adalah pemanfaatan penuh kapasitas manufaktur, penolakan minimal, penggunaan pabrik dan peralatan maksimum dan pengiriman tepat waktu, Produksi melibatkan investasi modal yang besar di pabrik, peralatan dan mesin serta tenaga kerja yang besar.

Berbagai dokumen masukan yang diperlukan untuk analisis adalah seperti program produksi, jadwal produksi, rencana, kartu pekerjaan, status pekerjaan, saran, saran kerusakan, jaminan kualitas, persyaratan bahan, daftar permintaan, pesanan pelanggan, dll. Kontrol ini dicari melalui perencanaan dan kontrol produksi , bill of material processing, gambar, penjadwalan dan sistem pemantauan.

Sistem ini harus memperhitungkan:

sebuah. Jumlah produksi sehubungan dengan periode waktu

1. Persyaratan bahan
2. Kuantitas penolakan
3. Kerusakan
4. Jam kerja
5. Penggunaan daya, bahan bakar dan bahan habis pakai lainnya.

Keputusan diperlukan untuk jangka panjang maupun jangka pendek. Analisis keputusan membantu membuat keputusan kebijakan oleh manajemen puncak seperti biaya, produktivitas, efisiensi, pemanfaatan fasilitas manufaktur yang tepat dan sumber daya lainnya, dll.

Keputusan tipikal seperti:

sebuah. Buat atau beli

1. Buat atau subkontrak
2. Penggunaan bahan alternatif
3. Penggunaan proses alternatif
4. Memutuskan bauran produk/bauran kerja/bauran pasar yang optimal.
5. Perencanaan & Penjadwalan pekerjaan
6. Penjadwalan ulang & Pemuatan pekerjaan.
7. Penggunaan mesin Manual/Semi-otomatis/Otomatis

i. Pemilihan fasilitas produksi.

1. Pemilihan kebijakan pemeliharaan alternatif.

Aplikasi analisis keputusan ini menyediakan laporan dengan keputusan kunci spesifik dalam fungsi produksi. Sistem pendukung keputusan banyak digunakan untuk memungkinkan manajemen mengambil keputusan.

Model pemrograman, teknik simulasi, sistem perencanaan kebutuhan material, kecerdasan buatan dan sistem berbasis pengetahuan, sistem perencanaan dan penjadwalan memberikan analisis berkelanjutan pada banyak masalah yang berkaitan dengan fungsi produksi.

Perancangan Sistem Komputerisasi Akuntansi: Aspek #7.

Pengalihdayaan Fungsi Akuntansi:

Baru-baru ini, tren yang berkembang telah berkembang untuk mengalihkan fungsi akuntansi ke pihak ketiga. Pertimbangan melakukan hal ini adalah untuk menghemat biaya dan memanfaatkan keahlian pihak outsourcing. Pihak ketiga memelihara perangkat lunak akuntansi dan data klien, melakukan pemrosesan dan menyerahkan laporan dari waktu ke waktu.

Keuntungan outsourcing fungsi akuntansi adalah:

seperti organisasi yang outsourcing mampu sekaligus berkonsentrasi pada area inti kegiatan bisnis organisasi mampu memanfaatkan keahlian pihak ketiga dalam melakukan pekerjaan akuntansi, penyimpanan dan pemeliharaan data berada di tangan orang-orang profesional, organisasi tidak peduli tentang orang yang meninggalkan organisasi di posisi kunci dan proposisi sering terbukti lebih masuk akal secara ekonomi.

Kerugian dari outsourcing adalah:

data organisasi diserahkan kepada pihak ketiga yang menimbulkan dua masalah keamanan dan kerahasiaan, layanan yang tidak memadai yang diberikan berarti pihak ketiga mungkin tidak dapat memenuhi standar yang diinginkan, biaya pada akhirnya mungkin lebih tinggi dari yang diperkirakan semula dan pihak ketiga dapat menunda dalam memberikan layanan.

Pemilihan vendor outsourcing dapat dilakukan dengan mempertimbangkan berbagai faktor seperti jumlah layanan yang diberikan dan apakah sesuai dengan persyaratan, reputasi dan latar belakang vendor, biaya perbandingan berbagai proporsi dan jaminan kualitas.