Kegiatan Yang Terlibat Dalam Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Berbagai kegiatan yang terlibat dalam proses perencanaan sumber daya manusia kini dibahas satu per satu.

1. Menganalisis rencana dan tujuan organisasi:

Proses Perencanaan sumber daya manusia dimulai dengan menganalisis keseluruhan rencana dan tujuan organisasi. Alasannya karena rencana sumber daya manusia berasal dari rencana bisnis. Analisis rencana bisnis ke dalam rencana sub-bagian dan fungsional seperti teknologi, produksi, keuangan, pemasaran, diversifikasi ekspansi memberikan penilaian kebutuhan sumber daya manusia untuk setiap kegiatan di setiap bagian dan departemen.

Demikian pula analisis tujuan organisasi juga menyediakan sumber daya manusia yang dibutuhkan oleh suatu organisasi. Misalnya, jika tujuan organisasi adalah pertumbuhan dan perluasan yang cepat, maka akan membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia untuk semua area fungsionalnya. Dengan demikian, jelas bahwa perencanaan sumber daya manusia perlu dibuat sesuai dengan rencana dan tujuan organisasi secara keseluruhan.

2. Menganalisis tujuan Perencanaan Sumber Daya Manusia:

Tujuan utama dari perencanaan sumber daya manusia adalah mencocokkan kemampuan karyawan dengan persyaratan perusahaan, dengan penekanan pada pengaturan masa depan daripada saat ini. Menurut Sikula, “misi akhir atau tujuan perencanaan sumber daya manusia adalah untuk menghubungkan sumber daya manusia masa depan dengan kebutuhan perusahaan di masa depan sehingga dapat memaksimalkan pengembalian investasi sumber daya manusia di masa depan”. Untuk ini, manajer perlu menentukan tujuan perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan pemanfaatan sumber daya manusia dalam organisasi.

Saat mengembangkan tujuan khusus perencanaan sumber daya manusia, pertanyaan-pertanyaan tertentu perlu ditangani seperti:

1. Apakah lowongan, ketika dan ketika ini muncul, akan diisi oleh promosi, transfer atau dari sumber eksternal?
2. Bagaimana prosedur seleksinya?
3. Bagaimana ketentuan dibuat untuk pelatihan dan pengembangan karyawan?
4. Bagaimana merestrukturisasi posisi pekerjaan, yaitu bagaimana menghapus pekerjaan lama atau membosankan dan menggantinya dengan pekerjaan yang menantang?
5. Bagaimana cara mengecilkan organisasi dalam menghadapi perubahan lingkungan bisnis dan industri ­?

3. Peramalan Permintaan Sumber Daya Manusia:

Permintaan sumber daya manusia dalam suatu organisasi dapat bervariasi dari waktu ke waktu, tergantung pada faktor eksternal dan internal Faktor eksternal meliputi persaingan, iklim ekonomi dan politik, perubahan teknologi, kebijakan pemerintah, dll.

Di antara faktor internal termasuk pertumbuhan dan ekspansi, desain dan perubahan struktural, filosofi manajemen, perubahan gaya kepemimpinan, pengunduran diri karyawan, pensiun ­, pemutusan hubungan kerja, kematian, dll. dipertimbangkan.

Peramalan permintaan sumber daya manusia baik untuk beberapa alasan karena dapat membantu:

(i) Menghitung jumlah pekerjaan yang dibutuhkan pada waktu tertentu untuk memproduksi sejumlah barang tertentu atau menawarkan sejumlah jasa tertentu,

(ii) Memastikan komposisi staf yang diperlukan pada waktu yang berbeda di masa mendatang dan

(iii) Memastikan ketersediaan orang yang memadai dengan berbagai kualifikasi dan keterampilan sebagaimana dan bila diperlukan dalam organisasi.

Bagaimana meramalkan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan? Ada berbagai teknik yang bervariasi dari yang sederhana hingga yang canggih yang digunakan dalam peramalan sumber daya manusia.

Ini termasuk:

1. Pertimbangan Manajemen
2. Metode Kerja-Studi
3. Analisis Rasio-Tren
4. Teknik Delphi
5. Model Aliran
6. Model Matematika.

Ini dijelaskan satu per satu:

sebuah. Pertimbangan Manajemen:

Teknik ini sangat sederhana dan hemat waktu. Di bawah teknik ini, baik pendekatan “bottom-up” atau “top-down” digunakan untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia di masa mendatang dari suatu organisasi. Dalam kasus pendekatan dari bawah ke atas, manajer kapur menyiapkan persyaratan departemen untuk sumber daya manusia dan menyerahkannya kepada manajer puncak untuk ditinjau dan dipertimbangkan.

Dalam pendekatan ‘top-down’, manajer puncak menyiapkan ramalan departemen yang ditinjau bersama kepala atau manajer departemen. Namun, tidak satu pun dari pendekatan ini yang akurat. Prakiraan berdasarkan pendekatan ini mengalami subjektivitas. Teknik ini hanya cocok untuk perusahaan kecil atau organisasi di mana database yang memadai tidak tersedia.

1. Metode Studi Kerja:

Metode ini dapat digunakan ketika memungkinkan untuk mengukur pekerjaan dan menetapkan standar dan ketika metode pekerjaan tidak sering berubah. Dalam metode ini seperti yang digunakan oleh Fredrick Winslow Taylor dalam studi waktu dan gerak ‘Manajemen Ilmiah’ digunakan untuk memastikan waktu standar untuk melakukan pekerjaan standar. Berdasarkan hal ini, jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan standar ditentukan. Contoh berikut mengilustrasikan metode ini.

Misalkan, rentang kendali adalah sepuluh, maka akan diperlukan lima (50/10) pengawas juga untuk mengawasi pekerjaan 50 pekerja seperti yang diperkirakan di atas.

1. Analisis Rasio-Tren:

Ini adalah salah satu teknik peramalan tercepat. Dengan metode ini, peramalan kebutuhan sumber daya manusia di masa depan dibuat berdasarkan data deret waktu. Dengan kata lain, teknik ini melibatkan studi rasio masa lalu (misalnya, total output/jumlah volume/jumlah tenaga penjualan, pekerja langsung dibuat untuk pekerja tidak langsung) dan, berdasarkan peramalan ini dibuat untuk rasio masa depan.

Saat menghitung retio masa depan, tunjangan dapat dibuat untuk perubahan yang diharapkan dalam organisasi, metode, dan pekerjaan. Permintaan sumber daya manusia dihitung berdasarkan rasio yang ditetapkan antara dua variabel. Perhatikan ilustrasi berikut. Ini akan membantu Anda memahami bagaimana Analisis Rasio-Tren digunakan untuk memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia suatu organisasi.

Jika terjadi perubahan kesehatan mental dan fisik karyawan pada tahun 2000-2001, perkiraan di atas perlu direvisi agar dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya manusia yang tepat pada tahun 2000-2001.

1. Teknik Delphi:

Teknik Delphi dinamai dari oracle Yunani kuno di kota Delphi Ini adalah salah satu metode penilaian untuk meramalkan kebutuhan sumber daya manusia. Ini adalah teknik yang lebih kompleks dan memakan waktu yang tidak memungkinkan anggota kelompok untuk bertemu secara langsung. Oleh karena itu, tidak memerlukan kehadiran fisik anggota kelompok.

Langkah-langkah berikut mencirikan teknik Delphi :

1. Para anggota diminta untuk memberikan perkiraan kebutuhan sumber daya manusia mereka melalui serangkaian kuesioner yang dirancang dengan cermat.
2. Setiap anggota secara anonim dan mandiri mengisi kuesioner pertama.
3. Hasil kuesioner pertama disusun di lokasi pusat, ditranskrip, dan disalin.
4. Setiap anggota menerima salinan hasilnya.
5. Setelah melihat hasilnya, anggota kembali diminta untuk mereview estimasinya. Hasil awal biasanya memicu perkiraan baru atau menyebabkan perubahan pada posisi semula.
6. Langkah 4 dan 5 diulang sesering yang diperlukan sampai tercapai kesepakatan.

Teknik Delphi melindungi anggota kelompok dari pengaruh yang tidak semestinya dari orang lain. Selain itu, karena tidak memerlukan kehadiran fisik dari anggota grup, bahkan perusahaan global dapat menggunakan teknik ini dengan anggota/manajer yang ditempatkan di berbagai negara.

Karena teknik ini sangat memakan waktu, seringkali tidak tepat ketika keputusan cepat diperlukan Lebih lanjut, ­teknik tersebut mungkin tidak mengembangkan kumpulan alternatif yang kaya seperti yang dilakukan oleh kelompok interaksi atau nominal. Ide-ide yang mungkin muncul dari panasnya interaksi tatap muka mungkin tidak akan pernah muncul.

1. Model Aliran:

Di antara model aliran, yang paling sederhana disebut model Markov.

Model ini melibatkan hal-hal berikut:

(i) Penentuan periode waktu yang akan dicakup dalam prakiraan.

(ii) Penetapan kategori pegawai juga disebut negara bagian. Tidak boleh ada tumpang tindih di antara berbagai kategori.

(iii) Pencacahan aliran tahunan di antara berbagai kategori negara lembu untuk beberapa periode waktu.

(iv) Estimasi probabilitas aliran atau pergerakan dari satu kategori ke kategori lain berdasarkan tren masa lalu dalam hal ini.

Namun, model Markovian menderita kelemahan seperti ketergantungan yang tinggi pada data masa lalu, yang mungkin tidak akurat dalam situasi abnormal seperti periode perubahan yang bergejolak, dan akurasi individu dalam ramalan dikorbankan dengan biaya akurasi kelompok.

1. Model Matematika:

Model matematika mengungkapkan hubungan antara variabel independen ­(misalnya produksi, penjualan, dll) dan variabel dependen (misalnya jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan). Berikut ini adalah salah satu model matematika yang banyak digunakan untuk meramalkan kebutuhan karyawan:

Di mana, E _n = (Lagg _n + G) ^1/% / Y

E _n adalah perkiraan jumlah pekerja yang dibutuhkan dalam n tahun. Lagg mengacu pada nilai keseluruhan (dalam rupiah) dari operasi bisnis saat ini. G menunjukkan pertumbuhan keseluruhan dalam aktivitas bisnis selama n tahun pada nilai saat ini yaitu dalam rupee.

Y menyiratkan peningkatan rata-rata dalam produktivitas yang diperkirakan selama n tahun.

Y adalah tingkat aktivitas bisnis per pekerja. Mengikuti formula di atas, perkiraan kebutuhan tenaga kerja di masa depan dibuat. Tunjangan jatuh tempo juga dapat dibuat untuk perubahan yang diharapkan dalam strategi bisnis di masa depan.

4. Peramalan Pasokan Sumber Daya Manusia:

Setelah meramalkan permintaan sumber daya manusia, tugas selanjutnya yang terlibat dalam perencanaan sumber daya manusia adalah meramalkan pasokan sumber daya manusia. Prakiraan pasokan sumber daya manusia memberikan kuantitas dan kualitas orang yang tersedia dari sumber pasokan tenaga kerja internal dan eksternal, setelah membuat tunjangan untuk ketidakhadiran, transfer promosi, perubahan jam kerja, dan kondisi kerja lainnya”.

Peramalan sumber daya manusia dimulai dengan inventarisasi sumber daya manusia saat ini, disebut juga audit sumber daya manusia. Audit sumber daya manusia dibahas secara terpisah, secara rinci, nanti di pelantun 29. Singkatnya, inventarisasi sumber daya manusia berisi informasi tentang sumber daya manusia yang ada dalam organisasi.

Ini mengungkapkan apa yang tersedia dalam stok tenaga kerja dan apa yang bisa diharapkan di masa depan. Dengan demikian, dapat menunjukkan apakah pasokan sumber daya manusia lebih sedikit dari permintaannya atau lebih dari permintaannya. Apa pun situasinya, hal yang sama akan dibuat baik sesuai dengan itu.

5. Mencocokkan Permintaan dan Penawaran:

Setelah permintaan dan pasokan sumber daya manusia dari suatu organisasi diperkirakan, keduanya perlu direkonsiliasi. Rekonsiliasi tersebut akan mengungkapkan kekurangan atau kelebihan sumber daya manusia di masa depan.

Oleh karena itu, rencana aksi akan disusun untuk menghadapi situasi tersebut, yaitu untuk mencapai keseimbangan antara keduanya. Dalam kasus kekurangan sumber daya manusia, ini akan dipenuhi melalui rekrutmen, transfer, promosi, pelatihan dan pengembangan, retensi, dll.

Sebaliknya, dalam hal kelebihan sumber daya manusia, hal itu dapat diperbaiki melalui skema seperti pemindahan, penghematan; skema pensiun sukarela (VRS) melalui jabat tangan emas dll. akan direkomendasikan dan diterapkan. Ya, perampingan harus dilakukan dengan berkonsultasi dengan serikat pekerja. Ini akan membantu menghindari resistensi karyawan untuk perubahan pekerjaan.

6. Pemantauan dan Pengendalian:

Langkah keenam dan terakhir yang terlibat dalam perencanaan sumber daya manusia adalah ­pemantauan dan pengendalian. Setelah rencana aksi diimplementasikan, ini perlu ditinjau, diatur dan dipantau terhadap standar yang ditetapkan.

Pemantauan rencana aksi dan program membantu mengungkap kekurangan, jika ada Tindakan korektif membantu menghilangkan kekurangan dan, dengan demikian, mengendalikan implementasi ­rencana aksi ke arah yang benar. Jika terjadi perubahan dalam lingkungan bisnis, rencana tindakan yang dirumuskan sebelumnya perlu dimodifikasi sehubungan dengan perubahan kebutuhan organisasi dalam lingkungan yang berubah tersebut.