Kelebihan dan Kegunaan Human Resource Information System (HRIS)!
Keuntungan:
HRIS yang dikembangkan dengan baik menawarkan keuntungan sebagai berikut:
- Pengurangan biaya penyimpanan data di sumber daya manusia.
- Kecepatan pengambilan dan pemrosesan data yang lebih tinggi.
- Pengurangan duplikasi upaya yang mengarah pada pengurangan biaya.
- Tersedianya data SDM yang akurat dan tepat waktu.
- Analisis yang lebih baik yang mengarah pada pengambilan keputusan yang lebih efektif.
- Perencanaan dan konseling karir yang lebih bermakna di semua tingkatan.
- Peningkatan kualitas laporan.
- Kemampuan yang lebih baik untuk menanggapi perubahan lingkungan.
- Lebih transparan dalam sistem.
Alastair’ Evans telah mencantumkan potensi manfaat berikut yang dapat diperoleh dari HRIS:
Efektivitas biaya:
- Komputerisasi catatan kepegawaian menawarkan opsi untuk dipertimbangkan ketika fungsi kepegawaian menghadapi tekanan yang bertentangan untuk memberikan lebih banyak informasi sementara pada saat yang sama mengurangi biaya overhead administrasi. Karena biaya perangkat keras komputer turun relatif terhadap biaya mempekerjakan staf administrasi, maka penerapan sistem komputerisasi menjadi semakin hemat biaya.
- Pengurangan sepertiga waktu yang dibutuhkan untuk memproses karyawan baru.
- Penghematan antara 55 dan 90 persen waktu yang dibutuhkan untuk memberikan informasi rutin dengan metode manual.
- Penghematan administrasi lebih dari 600 jam per tahun dalam menyediakan data untuk patroli, lebih dari 800 jam per tahun dalam menyiapkan laporan mingguan dan hampir 500 jam per tahun dalam menyiapkan laporan bulanan, triwulanan, dan tahunan.
- Peningkatan akurasi data yang diperbarui secara berkala, seperti gaji, catatan pribadi, dll.
Kegunaan HRIS:
Tujuan utama pemeliharaan sistem HRIS adalah untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, merekam, dan menyebarkan informasi yang diperlukan untuk pengelolaan sumber daya manusia yang efisien dan efektif dalam organisasi.
Berbagai penggunaan HRIS dalam suatu organisasi dapat dicantumkan sebagai berikut:
Administrasi Personalia:
Ini mencakup informasi pribadi seorang karyawan. Ini mungkin termasuk nama, alamat, tanggal lahir, status perkawinan, dan tanggal bergabung dengan organisasi. Ini juga berisi nama dan alamat kerabat terdekat dari karyawan yang bersangkutan. Informasi ini menggambarkan karyawan.
Administrasi Gaji:
Salah satu fungsi HRIS adalah menyediakan laporan yang berisi informasi seperti gaji sekarang, tunjangan, kenaikan gaji terakhir dan usulan kenaikan di masa mendatang.
Peningkatan Cuti/Ketidakhadiran:
HRIS juga digunakan untuk mengontrol cuti/absensi karyawan. Hal ini dilakukan dengan mempertahankan riwayat cuti masing-masing karyawan. Setiap karyawan dapat mengeluarkan kartu identitas yang menuliskan nomor token setiap karyawan yang dikodekan di atasnya. Masuk dan keluar karyawan dari organisasi harus dicatat pada kartu identitas. Hal ini mengurangi kemungkinan terjadinya malpraktik atau kekeliruan dalam menghitung upah bagi setiap karyawan.
Inventaris Keterampilan:
Mencatat keterampilan karyawan dan memantau basis data keterampilan adalah penggunaan lain dari HRIS. Catatan keterampilan semacam itu membantu mengidentifikasi karyawan dengan keterampilan yang diperlukan untuk posisi atau pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi.
Riwayat kesehatan:
HRIS juga digunakan untuk memelihara data kesehatan kerja yang diperlukan untuk keperluan keselamatan industri, pemantauan kecelakaan, dan sebagainya.
Penilaian Kinerja:
Untuk membentuk gambaran menyeluruh tentang seorang karyawan, HRIS menyimpan data penilaian kinerja seperti tanggal jatuh tempo penilaian, potensi promosi, skor masing-masing kriteria kinerja dan sejenisnya. Informasi tekstual dapat digabungkan dengan data faktual yang diperoleh dari HRIS dan kombinasi informasi tersebut dapat digunakan untuk memberikan pelatihan dan mempengaruhi mobilitas karyawan dalam bentuk transfer dan promosi.
Perencanaan Tenaga Kerja:
HRIS juga digunakan untuk perencanaan tenaga kerja. Itu menyimpan informasi persyaratan organisasi dalam hal posisi. HRIS menghubungkan karyawan dengan posisi yang dibutuhkan dalam organisasi. Ini juga digunakan untuk mengidentifikasi lowongan dan menetapkan karyawan di atasnya. HRIS juga dapat membantu mengidentifikasi jalur perkembangan yang logis dan langkah-langkah yang harus diambil untuk kemajuan/kemajuan karyawan.
Pengerahan:
Rekrutmen membentuk fungsi HRM yang paling penting. HRIS membantu dalam proses rekrutmen secara besar-besaran dengan mencatat detail kegiatan yang terlibat dalam rekrutmen karyawan. Ini mungkin termasuk biaya dan metode rekrutmen dan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi posisi, misalnya.
Rencana karir:
Dengan memberikan informasi yang diperlukan seperti karyawan mana yang telah dialokasikan untuk posisi tertentu, HRIS memfasilitasi kemajuan posisi karyawan. Dengan kata lain, HRIS membantu dalam perencanaan suksesi.
Perundingan bersama:
HRIS melalui terminal komputer dapat memberikan informasi, fakta dan angka yang relevan dan terkini yang relevan dan, dengan demikian, dapat memfasilitasi perundingan bersama. Ia dapat melakukan perundingan bersama sebagai “analisis bagaimana jika” daripada sebagai perasaan dan fiksi. Dengan cara yang sama, HRIS juga dapat membantu menjaga hubungan manusia yang lebih baik dalam organisasi.
Kini berbagai kegunaan atau aplikasi HRIS dapat disandingkan sebagai berikut: 
