Tujuan surat pengakuan adalah untuk memberikan bukti bahwa Anda telah menerima dokumen tertentu atau jenis permintaan tertentu. Surat pengakuan sering digunakan untuk apa pun yang terlibat dalam proses hukum.
Elemen Surat
Seperti korespondensi bisnis atau profesional lainnya, Anda harus memulai surat Anda dengan beberapa elemen spesifik dan diharapkan:
- Nama, alamat, dan tanggal Anda di kanan atas
- Nama orang yang Anda tuju surat di kiri atas pada baris di bawah alamat Anda
- Nama perusahaan (jika sesuai)
- Alamat perusahaan atau individu
- Baris subjek yang secara singkat menyatakan tujuan surat yang dicetak tebal (seperti “Kasus Hukum No. 24”)
- Salam pembuka, seperti “Dear Mr. Smith”
Saat Anda memulai surat pengakuan, mulailah dengan kalimat singkat yang menyatakan bahwa ini memang surat pengakuan. Beberapa frasa yang dapat Anda gunakan antara lain:
- Dengan ini saya menyatakan telah menerima dokumen-dokumen berikut…
- Saya mengakui penerimaan…
- Kami akan memastikan bahwa orang yang bertanggung jawab menerima materi ini segera setelah kembali ke kantor.
Sisa surat itu harus menyertakan teks isi, di mana Anda menjelaskan dalam satu atau dua paragraf apa, khususnya, yang Anda akui. Di akhir badan surat, Anda dapat menawarkan bantuan jika diperlukan, seperti: “Jika saya dapat membantu lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi saya.” Akhiri surat dengan penutup standar, seperti: “Hormat kami, Tuan Joe Smith, Firma XX.”
Contoh Surat
Akan sangat membantu untuk melihat contoh template surat. Jangan ragu untuk menyalin format di bawah ini untuk surat pengakuan Anda. Meskipun tidak dicetak seperti itu di artikel ini, perhatikan bahwa Anda biasanya harus membuat alamat dan tanggal Anda rata dengan benar.
Joseph Smith
Acme Trading Company5555 S. Main StreetAnywhere, California 9000125 Maret 2018Re: Kasus Hukum No. 24
Yth. ______:Karena Tn. tanda terima surat Anda tertanggal 20 Maret 2018. Ini akan segera dia perhatikan setelah dia kembali. Jika saya dapat membantu selama ketidakhadiran Tuan Jones, jangan ragu untuk menelepon. Hormat saya, Joseph Smith
Tandatangani surat di bawah penutup, “Hormat saya,” tepat di atas nama Anda.
Pertimbangan Lain
Surat pengakuan memberikan dokumentasi bahwa Anda telah menerima surat, pesanan, atau keluhan dari pihak lain. Jika masalah tersebut menjadi perselisihan hukum atau bisnis, surat pengakuan Anda menunjukkan bukti bahwa Anda memang menanggapi permintaan dari pihak lain.
Jika Anda tidak terbiasa dengan gaya surat bisnis, luangkan waktu untuk mempelajari format dasar penulisan surat bisnis, dan tinjau berbagai jenis surat bisnis. Ini akan membantu Anda menyempurnakan keterampilan Anda untuk tujuan bisnis tertentu seperti mengajukan pertanyaan, menyesuaikan klaim, dan menulis surat pengantar.