Rapat yang efektif adalah milik semua orang, bukan hanya milik ketua atau penyelenggara. Kami menuai apa yang kami lihat.
1. Kejelasan tujuan:
Tujuan pertemuan harus jelas dan pendekatan harus diuraikan dengan baik. Kemudian diskusi dapat berorientasi pada tujuan.
2. Ketua yang cocok:
Ketua harus sesuai dengan kesempatan itu. Inggris memilih Churchill sebagai perdana menteri masa perang tetapi ketika perdamaian ditegakkan.
3. Pengarahan yang baik:
Semua anggota harus memiliki pengarahan yang baik dan dorongan untuk berkontribusi pada pertemuan tersebut.
4. Pastikan ketepatan waktu:
Karena waktu semua orang terlibat, ketua harus mengambil langkah-langkah untuk memastikan ketepatan waktu. Harus ada penghargaan untuk itu dan hukuman (bahkan jika yang halus) karena tidak mempertahankannya karena kebiasaan belaka.
5. Manajemen waktu:
Untuk memulai dan mengakhiri tepat waktu dan agar sesuai dengan agenda, ketua harus merencanakan waktu dengan baik. Item individual dalam agenda dapat diberikan waktu tetap untuk menyeimbangkan alokasi waktu.
6. Memiliki strategi:
Sejak kriket satu hari datang, kami sering mendengar tentang strategi. Kondektur pertemuan harus memiliki strategi yang telah direncanakan sebelumnya tentang cara menangani orang tertentu, masalah tertentu, dan situasi antisipasi tertentu.
7. Keputusan yang jelas:
Keputusan harus jelas dan pembagian tugas sesuai dengan kemampuan dan kemauan. Harus ada komitmen yang jelas dari anggota.
8. Semangat demokrasi:
Demokrasi adalah untuk pembangunan yang adil bagi semua orang. Biarkan semua orang berkontribusi, diwakili, ditangani dalam keputusan rapat.
9. Dorong mendengarkan:
Mendengarkan didorong ketika hal-hal menarik bagi semua orang. Tetapi motif yang berbeda menarik bagi orang yang berbeda. Non-pendengar menghadapi kemungkinan penolakan dan kecaman.
10. Selesaikan konflik:
Benturan pandangan harus diselesaikan. Alih-alih melewati masalah, seseorang dapat menghadapinya secara langsung.
11. Jelaskan sisi positif dan negatifnya:
Ketua atau juru bicara yang berpengetahuan harus menjelaskan yang baik dalam sebuah ide dan juga yang buruk. Politik berbasis isu adalah yang terbaik. Pendekatan rasional dan kritis, pengetahuan dan non-emosional harus didorong.
12. Gunakan perbedaan pendapat:
Jika ketidaksepakatan muncul dalam proses, itu mungkin menjadi sumber ide yang lebih baik.
13. Komentar non-pribadi:
Anggota tidak perlu masuk ke dalam kehidupan pribadi orang lain ketika pertemuan itu tentang masalah, bukan kehidupan pribadi siapa pun.
14. Berikan pilihan ganda:
Untuk memberikan perasaan kepada para anggota bahwa mereka telah memilih dan memutuskan, adalah berguna untuk memberi mereka berbagai pilihan dan mendapatkan yang terbaik.
15. Pemenuhan diri:
Pertemuan tersebut harus memuaskan dalam hal kualitas keputusan dan kualitas partisipasi. Dalam suasana yang bersahabat, dengan kepemimpinan yang tidak memihak, perasaan ini lebih mudah berkembang. Para anggota perlu memiliki kepuasan emosional mereka.
16. Dapatkan solusi akhir:
Alih-alih solusi setengah jalan atau kompromi, solusi tegas perlu diambil.
Jebakan:
Dalam melakukan rapat, kita harus menjaga terhadap:
(a) Start tertunda
(b) Terjebak dalam masalah kecil
- Melampaui batas waktu
(d) Interupsi
(e) Monopoli oleh anggota atau subkelompok
(f) Obrolan silang
(g) Bicara tangensial
(h) Gejolak emosional
(i) Kursi yang lemah atau bias
(j) Tidak adanya pemain kunci
(k) Agenda yang terlalu ambisius
(l) Pertemuan sebagai pengganti pemikiran dan tindakan (semacam penuangan masalah pada kelompok dan mencari kambing hitam)
Daftar periksa untuk pelaksanaan pertemuan yang baik:
Sebagai penyelenggara pertemuan, Anda mungkin menganggap daftar periksa ini bermanfaat.
- Kursi, meja, dll harus ditata dengan baik.
- Jika anggota memiliki papan nama, lencana dll, ini harus diatur.
- Barang-barang alat tulis seperti pin, klip, selotip, kertas, pulpen, dll harus disediakan.
- Sistem alamat publik harus diuji.
- Untuk proyeksi visual, peralatan harus diuji.
- Item tampilan harus siap dan, bila perlu, diperbaiki.
- Aula harus rapi dan bebas untuk memudahkan pergerakan. Tidak ada kabel di lantai tempat orang bisa tersandung.
- Harus ada pengaturan untuk makanan ringan, air, dll., jika diperlukan. Beberapa percaya bahwa “Tidak ada pertemuan tanpa makan.”
- Memastikan anggota telah menerima pemberitahuan. Memastikan mereka datang siap. Pengaturan waktu telepon Anda kepada mereka adalah penting.
- Tenaga ahli dari luar perlu penanganan khusus. Pengaturan harus dibuat untuk menerima dan mengawal mereka.
- Harus memperhatikan pencahayaan, ventilasi, akustik (penyebaran suara) dan temperatur tempat pertemuan.
- Mengorganisir rapat besar itu sendiri merupakan tugas kepanitiaan. Kita harus melihat bahwa co-arranger diberi pengarahan dengan baik dan jalur komunikasi terbuka dengan mereka.
- Setelah pertemuan, tindak lanjut harus segera dilakukan. Kesuksesan sebuah pertemuan dan pujian untuk itu bisa membuat kita begitu puas diri sehingga kita menjadi malas.
- Kita harus mengejar rencana aksi dengan membentuk rantai pengawasan. Ini akan menghilangkan kritik terpenting yang berlaku bahkan untuk pertemuan yang dilakukan dengan baik – semua pembicaraan dan tidak ada tindakan.