Rekayasa Ulang Proses Bisnis: Komponen Organisasi untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis adalah sebagai berikut: 1. Pemimpin Tim BPRE 2. Pemilik Proses 3. Tim Reengineering 4. Non anggota (pegawai lain) yang terlibat dalam proses rekayasa ulang!
Rekayasa ulang proses memerlukan penataan organisasi dengan pengurangan lapisan organisasi (perubahan dari struktur vertikal ke struktur horizontal), menyelaraskan kembali fungsi/kelompok kerja di sekitar proses bisnis atau pelanggan, dan mendesentralisasi pengambilan keputusan dengan memberdayakan karyawan.
Sumber Gambar: fernieassociates.org/wp-content/uploads/2012/08/BPR-Domain.jpg
Berbagai komponen organisasi untuk Rekayasa Ulang Proses Bisnis dibahas di bagian berikut:
1. Ketua Tim BPRE:
Pemimpin tim harus menjadi eksekutif tingkat manajemen puncak karena hasil dari upaya rekayasa ulang proses sangat bergantung pada kualitas kepemimpinan. Idealnya chief executive officer (CEO) adalah orang yang paling cocok untuk memimpin tim BPRE. Tetapi CEO tidak mungkin memimpin tim BPRE karena ketidakmampuannya mencurahkan sebagian besar waktunya untuk upaya rekayasa ulang proses. Pemimpin tim BPRE dapat ditunjuk sebagai chief operating officer (COO). Dia mungkin bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan internal perusahaan dan oleh karena itu memiliki kekuasaan dan wewenang untuk memastikan bahwa departemen terkait secara ketat mematuhi instruksinya untuk melaksanakan kegiatan yang diperlukan untuk proses rekayasa ulang.
Dalam organisasi besar yang terdiri dari beberapa divisi yang terlibat dalam berbagai jenis bisnis, kepala unit bisnis strategis (SBU) dapat mengepalai tim BPRE, tetapi dia hanya dapat merekayasa ulang proses yang terbatas pada SBU-nya.
Selain memegang posisi manajemen puncak, pemimpin tim BPRE harus memiliki beberapa atribut pribadi seperti keyakinan, komitmen, persuasif, ketegasan dan optimisme. Pengalaman dan firasat mungkin memainkan peran penting dalam mengambil keputusan untuk melakukan latihan reengineering.
Pada dasarnya, pemimpin tim harus yakin bahwa cara lama dalam melakukan sesuatu tidak lagi dapat dipertahankan di dunia bisnis modern dan beberapa proses bisnis utama memerlukan perbaikan drastis. Proses ini mungkin harus diubah sebagian atau seluruhnya, beberapa tugas mungkin harus dimodifikasi atau diganti dengan yang ditingkatkan secara radikal.
Selain keyakinan, pemimpin harus mampu menunjukkan komitmennya terhadap BPRE dan meyakinkan karyawan tentang perlunya merekayasa ulang proses bisnis. Pemimpin harus mengidentifikasi pemilik proses untuk proses yang akan direkayasa ulang dan harus dapat diakses oleh mereka.
Dia harus menunjukkan minat pribadi dalam memantau kegiatan pemilik proses dengan bertemu mereka dari waktu ke waktu. Juga pemimpin harus menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk anggota tim untuk keberhasilan pelaksanaan proses rekayasa ulang. Pemimpin harus mengidentifikasi dan mengambil kinerja tinggi dari departemen yang berbeda untuk membentuk tim BPRE. Pemimpin harus memiliki visi untuk meramalkan kebutuhan akan perubahan dalam proses bisnis dan harus mampu membujuk manajemen puncak untuk mengambil langkah proaktif yang diperlukan bahkan jika beberapa manajer tingkat atas mungkin menentang langkah tersebut.
Pemimpin harus memiliki perasaan naluriah untuk memulai perubahan demi perbaikan dramatis dan dia memiliki tugas berat untuk meyakinkan manajemen puncak tentang perlunya perubahan drastis yang tampaknya tidak diperlukan dan status-quo cukup baik untuk dijalankan.
Juga, BPRE tidak mungkin berhasil dalam iklim organisasi yang ditandai dengan skeptisisme, keraguan, dan frustrasi di antara sebagian besar karyawan. Pemimpin harus sangat optimis dan harus mampu mengerahkan upaya tanpa henti untuk meyakinkan karyawan bahwa cara lama dalam melakukan sesuatu tidak lagi valid atau produktif dalam dunia bisnis yang berubah dengan cepat. Pemimpin harus mampu membawa perubahan dalam budaya organisasi yang akan mendukung upaya rekayasa ulang yang akan dilakukan oleh tim. Pemimpin harus memiliki tekad yang sangat kuat untuk berhasil dalam usahanya.
Pemimpin harus terus-menerus menyadari inisiatif yang diambil oleh pesaing untuk menghasilkan perbaikan besar di beberapa bidang utama proses bisnis mereka. Para pemimpin harus mampu menandai proses bisnis yang terbaik di kelasnya dan merekayasa ulang proses perusahaannya agar setara dengan perusahaan terbaik di kelasnya.
Pemimpin harus bertekad kuat untuk berhasil meskipun dia mungkin menghadapi banyak tantangan dan masalah selama pelaksanaan proses rekayasa ulang. Dia harus memiliki ketekunan untuk melihatnya dan mencapai perbaikan radikal dalam proses bisnis.
2. Pemilik Proses:
Karena pemimpin tim BPRE memiliki banyak tanggung jawab selain dari proses reengineering, dia harus menunjuk “pemilik proses†yang bertanggung jawab untuk merekayasa ulang proses individual dalam proyek reengineering.
Tujuan yang ingin dicapai oleh proses yang direkayasa ulang ditetapkan oleh pemimpin dengan berkonsultasi dengan pemilik proses. Pemilik proses secara langsung terlibat dalam tugas-tugas yang berkaitan dengan proses yang akan direkayasa ulang dan karena itu mereka berada dalam posisi yang lebih baik untuk menawarkan saran yang berharga untuk meningkatkan proses, dimana mereka ditunjuk sebagai pemilik proses. Dengan berpartisipasi dalam penetapan tujuan, (yakni menetapkan standar kinerja), pemilik proses merasa memiliki proses dan menjadi berkomitmen terhadapnya. Juga standar kinerja yang ditetapkan berdasarkan konsultasi antara pemilik proses dan pimpinan BPRE akan lebih realistis dan dapat dicapai karena pemilik proses berpartisipasi dalam proses pengambilan keputusan untuk menetapkan standar tersebut. Hal ini akan meningkatkan peluang keberhasilan BPRE.
Pemilik proses harus menjalani pelatihan yang memadai untuk memperoleh pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk merekayasa ulang suatu proses. Selain pengetahuan dan keterampilan teknis, mereka harus memiliki karakteristik perilaku tertentu seperti kepemimpinan, kemampuan komunikasi, kerja tim, sikap positif, kurang tahan terhadap perubahan, dll., Yang dapat mereka peroleh melalui pelatihan yang sesuai. Juga pemilik proses harus sangat optimis tentang keberhasilan proyek BPRE. Mereka harus bekerja seperti pemimpin tim di area operasi mereka dan memotivasi anggota tim mereka dan menyelesaikan masalah yang dihadapi anggota tim selama implementasi perubahan dalam tugas mereka.
Pemilik proses harus melakukan pertemuan dengan anggota tim mereka, mengatur sesi brainstorming untuk mengumpulkan ide-ide kreatif dari anggota tim dan mengukur manfaat yang diperoleh dari mereka.
3. Tim Rekayasa Ulang:
Setiap pemilik proses harus bekerja dengan tim rekayasa ulang untuk menerapkan proses rekayasa ulang. Tim rekayasa ulang adalah tim lintas fungsi yang memiliki anggota dengan keahlian di berbagai bagian proses.
Tujuan dari tim ini adalah untuk mengintegrasikan tugas atau sub proses yang terfragmentasi ke dalam proses lengkap yang membawa perbaikan radikal.
Di perusahaan manufaktur, tim rekayasa ulang dapat menyertakan akuntan biaya selain insinyur untuk mengerjakan analisis biaya-manfaat dari proses rekayasa ulang. Komposisi tim mungkin sangat berbeda dalam organisasi jasa bila dibandingkan dengan organisasi manufaktur. Para ahli dari berbagai departemen yang terkait dengan proses yang akan direkayasa ulang dipilih sebagai anggota tim reengineering.
Pimpinan tim BPRE harus memastikan bahwa kepala departemen melepaskan orang-orang terbaik dari departemennya untuk bekerja sebagai anggota tim reengineering untuk memastikan keberhasilan proyek reengineering. Anggota tim ini harus dinilai berdasarkan kinerja mereka sebagai anggota tim rekayasa ulang dan bukan berdasarkan kinerja mereka di posisi sebelumnya di departemen induk mereka.
Anggota tim ini mungkin harus bekerja dalam tim rekayasa ulang untuk jangka waktu yang cukup lama (katakanlah beberapa tahun) dan bahkan jika mereka berhasil menyelesaikan proyek BPRE, mereka dapat ditugaskan ke proyek BPRE lain untuk bekerja di tim BPRE yang baru dibentuk. Oleh karena itu mereka memiliki perubahan total dalam jalur karir mereka sebagai ahli BPRE. Mereka mungkin mengalami kualitas hidup yang lebih baik, kepuasan kerja yang lebih tinggi, dan tingkat motivasi yang lebih tinggi karena imbalan yang substansial untuk konstitusi mereka yang signifikan.
Anggota tim BPRE harus berkinerja tinggi dengan orientasi proses, perspektif holistik, kreativitas, antusiasme, kebutuhan tinggi untuk berprestasi, optimisme, ketekunan, kebijaksanaan dan keterampilan komunikasi. Mereka harus dapat melihat pekerjaan mereka tidak dalam isolasi, tetapi sebagai bagian dari keseluruhan proses, (yaitu, pandangan holistik). Mereka harus mampu berpikir kreatif dan menghasilkan ide-ide inovatif yang dapat membawa perbaikan drastis dalam proses yang ada.
Kemunduran atau kegagalan yang tak terduga tidak jarang terjadi dalam proyek BPRE. Dalam situasi yang merugikan seperti itu anggota tim BPRE dan pemilik proses harus antusias dan optimis tanpa menjadi putus asa atau kehilangan inisiatif. Mereka harus memiliki keyakinan bahwa kegagalan adalah batu loncatan menuju kesuksesan dan pada akhirnya mereka pasti akan berhasil dalam usaha mereka. Mereka harus memiliki ketekunan dan kebijaksanaan serta keterampilan komunikasi untuk meyakinkan karyawan non-anggota lainnya yang secara langsung berkontribusi pada peningkatan proses.
4. Non anggota (pegawai lain) yang terlibat dalam proses rekayasa ulang:
Pemilik proses dan anggota timnya didukung oleh karyawan lain yang bukan anggota tim rekayasa ulang tetapi dapat membantu anggota atau pemilik proses agar berhasil menerapkan proses rekayasa ulang. Karyawan ini mungkin diminta untuk memperoleh keterampilan baru melalui pelatihan yang memadai. Proses yang berhasil dilaksanakan membutuhkan kerja sama dan keterlibatan aktif mereka dalam tugas yang diberikan kepada mereka. Pemilik proses dan anggota timnya bertanggung jawab untuk memastikan bahwa tugas dilakukan dengan lancar dan efisien oleh non-anggota lainnya yang terlibat dalam proses rekayasa ulang.
Di beberapa organisasi, beberapa manajer tingkat menengah atau junior mungkin memainkan ‘peran katalisator’ untuk memulai proyek rekayasa ulang. Mereka mungkin orang yang sangat cakap dan berpikir kreatif yang tidak hanya puas melakukan pekerjaan rutin mereka dan melaksanakan tanggung jawab yang diberikan secara rutin. Mereka melakukan pemikiran yang “out-of-the-box” dan mengeluarkan ide-ide inovatif untuk memberikan kontribusi yang signifikan bagi upaya BPRE.