Mari kita pelajari secara mendalam pengertian, unsur, jenis dan proses pemasangan Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Pengertian Sistem Informasi Manajemen :
Bisnis saat ini beroperasi di bawah lingkungan yang lebih sulit dan kompleks, dibandingkan dengan waktu sebelumnya. Pertumbuhan ukuran bisnis mengharuskan pendelegasian wewenang di berbagai tingkat manajemen. Ada masalah kontrol, koordinasi dan komunikasi. Pengambilan keputusan telah menjadi tugas yang sulit.
Keputusan memiliki konsekuensi yang lebih luas untuk bisnis dan keputusan yang salah dapat menyebabkan penutupannya. Manajemen membutuhkan informasi lengkap sebelum mengambil keputusan apapun. Keputusan yang baik dapat meminimalkan biaya dan mengoptimalkan keuntungan. Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat membantu manajemen dalam menjalankan fungsi-fungsi manajerial dengan lancar dan efektif.
Ini adalah pendekatan untuk memberikan informasi yang tepat waktu, memadai dan akurat kepada orang yang tepat dalam organisasi yang membantunya dalam mengambil keputusan. Jadi, sistem informasi manajemen adalah pendekatan terencana dan terorganisir untuk mentransfer kecerdasan dalam suatu organisasi untuk organisasi manajemen. Informasi tersebut dilengkapi dengan pengetahuan kuantum yang berguna dalam bentuk laporan.
Elemen Sistem Informasi Manajemen:
Sistem SIM yang efektif mengumpulkan data dari semua sumber yang memungkinkan. Informasi diproses dan disimpan dengan benar untuk digunakan di masa mendatang.
Berikut ini adalah elemen-elemen MIS:
(1) Elemen pertama SIM adalah penentuan kebutuhan informasi. Jenis informasi apa yang akan dibutuhkan dan apa sumbernya, dll.? Ketika pertanyaan-pertanyaan ini diputuskan maka akan memungkinkan untuk memutuskan modus yang dibuka untuk mengumpulkan data yang diperlukan, dll.
(2) Informasi yang dikumpulkan harus diproses, dipilah, dan disimpan dengan benar.
(3) Unsur lain dari MIS adalah menentukan waktu dan jumlah informasi yang dibutuhkan. Informasi dikirim ke tingkat manajerial yang diinginkan dalam waktu yang ditentukan.
(4) MIS juga melibatkan proses pengukuran kecukupan tujuan yang dilayani. Jika informasi belum cukup dan tujuan yang diinginkan belum terlayani maka dasar pengumpulannya harus diperluas atau diubah.
Jenis Sistem Informasi Manajemen:
Sistem informasi manajemen terdiri dari dua jenis:
1. Sistem Operasi Manajemen:
Sistem ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen tingkat bawah dan menengah. Informasi yang diberikan umumnya berkaitan dengan operasi bisnis. Angka-angka tentang keuangan, bahan mentah, tenaga kerja, produksi, penjualan, dll.; diberikan kepada orang-orang yang bersangkutan. Informasi operasional diperlukan untuk melihat kecepatan kerja dan melakukan perubahan yang diperlukan, jika diperlukan. Pasokan informasi cepat dan teratur. Penggunaan perangkat elektronik dilakukan untuk mengolah dan menganalisis data.
2. Sistem Pelaporan Manajemen:
Sistem ini dirancang untuk memberikan informasi kepada manajemen tingkat atas untuk pengambilan keputusan. Informasi disajikan dengan cara yang memungkinkan manajemen untuk mengambil keputusan dengan cepat. Terkadang, informasi komparatif disajikan untuk melihat kinerja saat ini dalam kaitannya dengan kinerja masa lalu. Tujuan dari informasi ini adalah untuk menyajikan kepada manajemen posisi sebenarnya dari perusahaan. Penyaluran informasi ini lambat karena informasi dari berbagai sumber dipatuhi terlebih dahulu. Pengambilan keputusan memerlukan informasi lengkap tentang semua bidang penting perusahaan.
Tujuan/Sasaran Sistem Informasi Manajemen:
- MIS harus dirancang sedemikian rupa sehingga meningkatkan komunikasi antar karyawan.
- MIS harus mengirimkan materi yang rumit dan kompleks ke seluruh perusahaan.
- MIS harus menyediakan sistem yang objektif untuk merekam, mengumpulkan, dan menggabungkan informasi.
- MIS harus dirancang sedemikian rupa sehingga mengurangi biaya sehubungan dengan aktivitas yang berhubungan dengan tenaga kerja dan manual.
- MIS harus membantu tujuan dan arah perusahaan.
Menginstal Sistem Informasi Manajemen:
Instalasi sistem informasi manajemen membutuhkan langkah-langkah berikut:
1. Pendahuluan:
Pengenalan SIM memerlukan studi yang tepat tentang tujuan bisnis, rencana, kebijakan, dll. Ini akan memungkinkan dalam menentukan jenis data yang diperlukan, sumbernya, dan tingkat yang diperlukan. Struktur organisasi harus mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan. Tingkat organisasi, otoritas, tanggung jawab, dll harus dipelajari untuk tujuan ini. Keberhasilan MIS akan bergantung pada dukungan manajemen tingkat atas. Manajemen juga harus mampu menyediakan keuangan yang diperlukan.
2. Perencanaan:
Kebutuhan informasi manajemen tingkat atas, menengah dan bawah harus dipelajari sehingga sistem direncanakan dengan tepat. Fungsi dari setiap tingkat manajemen juga harus dipelajari. Pertanyaannya seperti, data apa yang dibutuhkan? Kapan itu dibutuhkan? Siapa yang membutuhkannya dan; dibutuhkan dalam bentuk apa? harus dipelajari untuk membuat sistem yang efektif.
3. Implementasi:
MIS dapat diterapkan secara efektif hanya jika setiap orang dalam organisasi terlibat di dalamnya. Orang-orang juga harus diberikan pelatihan untuk menerapkan sistem ini. Manual sistem informasi harus disiapkan untuk merancang prosedur untuk itu. Perangkat manual dan mekanis yang diperlukan untuk memproses data juga harus dipilih. Proforma standar, dll. juga harus diputuskan untuk mengumpulkan informasi. Penekanan utama harus pada keterlibatan semua orang dalam organisasi.
4. Ulasan:
Peninjauan sistem sangat penting. Masalah dan kesulitan yang dihadapi dalam sistem dan persyaratan tambahan harus ditunjukkan. Peninjauan MIS akan memungkinkan kami untuk menemukan kelemahan dan tindakan korektif akan membuat sistem lebih efektif. Harus ditentukan apakah informasi yang diberikan sudah cukup atau tidak? Apakah informasinya relevan dan kritis? Apakah frekuensi pelaporan dibenarkan? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu dalam membuat perubahan dalam sistem. Tanpa tinjauan yang tepat, sistem akan berhenti efektif dan berguna setelah beberapa waktu. Ini harus selalu ditinjau dengan perubahan situasi dalam bisnis.
Sistem informasi manajemen (SIM) harus dirancang dalam suatu organisasi sedemikian rupa sebagai sistem saraf bekerja dalam tubuh manusia. Tugas utama MIS adalah memberikan informasi kepada manajemen tetapi ruang lingkup MIS mencakup sejumlah fungsi yang harus dilakukan secara bersamaan.
- SIM harus ditujukan untuk mengidentifikasi kebutuhan informasi manajemen.
- MIS harus ditujukan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen.
- MIS harus membantu pihak manajemen dalam mengolah informasi untuk proses pengambilan keputusan.
- MIS harus bertujuan untuk menyediakan informasi formal reguler yang dikumpulkan dari data komersial rutin.
- MIS harus cukup fleksibel untuk membantu manajemen memasukkan informasi informal dan tidak terstruktur ke dalam proses pengambilan keputusan.
- MIS dapat tumbuh secara informal atau tidak terencana yang tidak dirancang tetapi dapat membantu manajemen dalam proses pengambilan keputusan.