Mari kita telaah secara mendalam tujuan dan langkah pengendalian belanja modal.
Tujuan Pengendalian Belanja Modal:
Berikut adalah tujuan utama pengendalian belanja modal:
(1) Untuk membuat perkiraan belanja modal dan untuk melihat bahwa total pengeluaran kas berada dalam sumber keuangan perusahaan.
(2) Untuk memastikan arus kas masuk tepat waktu untuk proyek sehingga tidak tersedianya uang tunai tidak menjadi masalah dalam pelaksanaan proyek.
(3) Untuk memastikan bahwa semua belanja modal disetujui dengan benar.
(4) Untuk benar mengkoordinasikan proyek-proyek dari berbagai departemen.
(5) Menetapkan prioritas di antara berbagai proyek dan memastikan tindak lanjutnya.
(6) Membandingkan pengeluaran aktual secara periodik dengan anggaran yang dianggarkan untuk menghindari kelebihan pengeluaran.
(7) Untuk mengukur kinerja proyek.
(8) Untuk memastikan bahwa jumlah belanja modal yang cukup dikeluarkan untuk mengikuti perkembangan teknologi yang cepat.
(9) Untuk mencegah over-ekspansi.
Langkah-langkah dalam Pengendalian Belanja Modal:
Berbagai langkah yang terlibat dalam pengendalian belanja modal adalah:
(a) Persiapan anggaran belanja modal.
(b) Otorisasi yang tepat untuk belanja modal.
(c) Pencatatan dan pengendalian pengeluaran.
(d) Evaluasi kinerja proyek.
(a) Penyusunan Anggaran Belanja Modal:
Langkah pertama dalam pengendalian belanja modal adalah menyiapkan anggaran belanja modal. Anggaran menetapkan jumlah perkiraan pengeluaran yang akan dikeluarkan untuk aset tetap selama periode anggaran. Karena jumlah yang terlibat dalam belanja modal biasanya tinggi, hal ini membutuhkan perhatian yang cermat dari manajemen puncak.
Anggaran didasarkan pada prakiraan belanja modal tahunan dari berbagai divisi atau departemen. Setiap divisi atau departemen dari suatu organisasi mengirimkan perkiraan belanja modal tahunan departemennya sendiri ke Komite Sanksi Pengeluaran Modal. Komite setelah mempertimbangkan profitabilitas belanja modal sanksi pengeluaran dan kemudian jumlahnya dimasukkan dalam anggaran.
Spesimen Anggaran Belanja Modal diberikan di bawah ini:
(b) Pengesahan Pengeluaran Modal yang Benar:
Penyusunan anggaran belanja modal dan penggabungan proyek tertentu ke dalam anggaran tidak dengan sendirinya memberikan wewenang untuk melanjutkan pelaksanaan proyek. Permintaan otoritas untuk membelanjakan jumlah tersebut selanjutnya harus diajukan ke Komite Pengeluaran Modal yang mungkin ingin meninjau profitabilitas proyek dalam keadaan yang berubah untuk melihat:
(a) Apakah proyek tersebut sebaik saat dianggarkan?
(b) Apakah dana tersedia sesuai anggaran? dan
(c) Apakah ada alternatif penggunaan dana yang lebih baik yang muncul sejak persetujuan anggaran?
Setelah membuat review baru, Komite menyetujui pengeluaran. Proyek yang hanya melibatkan pengeluaran dalam jumlah kecil dapat disetujui oleh manajer senior tanpa mengacu pada Komite.
Contoh Permohonan dan Sanksi Belanja Modal adalah sebagai berikut:
(c) Pencatatan dan Pengendalian Pengeluaran:
Setelah belanja modal sepatutnya disetujui, catatan belanja modal yang tepat harus dibuat. Pencatatan belanja modal dilakukan berdasarkan informasi yang tercantum dalam Formulir Permohonan dan Sanksi Belanja Modal. Lembar Proyek Modal dengan nomor seri digunakan untuk tujuan ini dan semua detail proyek yang disetujui ditulis dalam Lembar Proyek.
Setiap proyek belanja modal diberi nomor untuk membedakannya dari proyek lain. Semua pengeluaran yang dikeluarkan dicatat dalam lembar proyek secara berkala. (Spesimen Lembar Proyek Belanja Modal diberikan). Berbagai biaya eksternal dicatat dari catatan permintaan material, lembar waktu atau kartu tenaga kerja dan laporan pemulihan overhead.
Total pengeluaran modal yang dikeluarkan secara berkala dibuat dalam Lembar Proyek Pengeluaran Modal untuk memiliki kendali berkelanjutan atas pengeluaran. Kemajuan pengeluaran yang terjadi pada suatu proyek dilaporkan dari waktu ke waktu kepada manajemen melalui Pernyataan Kemajuan Pengeluaran Modal.
Jika ada proyek yang mungkin melebihi pengeluaran resmi, maka sanksi tambahan harus diperoleh. Harus dilihat bahwa tidak ada pengeluaran yang terjadi melebihi jumlah yang disetujui. Laporan Kemajuan Pengeluaran Modal membantu dalam mengambil keputusan tepat waktu sebelum terlambat untuk memperbaikinya.
Spesimen Laporan Kemajuan Pengeluaran Modal diberikan di bawah ini untuk referensi:
(d) Evaluasi Kinerja Proyek:
Tahap terakhir dalam pengendalian belanja modal adalah evaluasi kinerja proyek. Evaluasi ini dilakukan melalui audit pasca penyelesaian yang memberikan perbandingan antara pengeluaran aktual yang dikeluarkan pada proyek dengan pengeluaran yang dianggarkan atau diestimasi.
Audit pasca penyelesaian harus dilakukan oleh tim ahli yang independen dari mereka yang memulai proyek. Evaluasi kinerja proyek semacam itu membantu dalam mengembangkan kebijakan belanja modal dan perencanaan untuk masa depan.
Terakhir pemeriksaan keseluruhan dilakukan dengan menghitung pengembalian dari investasi untuk melihat apakah proyek menghasilkan pengembalian yang diantisipasi atau tidak. Jika suatu proyek gagal memberikan pengembalian investasi yang diantisipasi, penyebab varians harus ditemukan sehingga tindakan korektif dapat diambil untuk masa depan.
