Rapat: Jenis, Tujuan, Kelebihan dan Kekurangan!
Rapat adalah berkumpulnya (umumnya) tiga orang atau lebih untuk bertukar informasi secara terencana dan mendiskusikan masalah yang ditetapkan sebelum mereka sampai pada keputusan, memecahkan masalah, dll.
Pertemuan bisa formal atau informal. Mengenai pertemuan formal, ada aturan yang ditetapkan untuk menyelenggarakannya dan memimpinnya, dengan catatan tertulis tentang prosesnya. Itu membutuhkan pemberitahuan yang merupakan panggilan, undangan untuk menghadirinya.
Ini memiliki agenda atau daftar hal-hal yang harus ditangani, dan hasilnya ditulis secara sistematis dalam bentuk risalah. Pertemuan informal dapat dilakukan tanpa pemberitahuan tertulis, misalnya rapat serikat pekerja di ruang makan siang untuk membahas piknik.
Rapat memiliki penyelenggara yang memanggilnya dan seorang pemimpin atau ketua yang mengarahkannya.
Jenis pertemuan:
Rapat secara luas terdiri dari tiga jenis:
(i) Informatif, dimana tujuannya adalah untuk memberikan informasi kepada peserta tentang skema baru, produk, dll.
(ii) Konsultatif, dimana para anggota dimusyawarahkan untuk memecahkan suatu masalah.
(iii) Eksekutif, di mana keputusan diambil oleh mereka yang diberdayakan untuk melakukannya.
Dalam praktiknya, sebagian besar pertemuan melayani lebih dari satu tujuan. Beberapa klasifikasi tambahan dari rapat adalah – rapat untuk tujuan negosiasi, rapat untuk memberikan instruksi, dll.
Tujuan pertemuan:
Tujuan mengadakan pertemuan tercantum di sini dalam bentuk kerangka:
Untuk mencapai keputusan/kesepakatan bersama
Untuk memecahkan masalah
Untuk memahami suatu situasi, bertukar pikiran dan pengalaman
Untuk menginformasikan, menjelaskan, menyajikan ide
Untuk memberi dan mendapatkan umpan balik tentang ide-ide baru
Untuk memberikan pelatihan
Untuk merencanakan dan mempersiapkan tindakan
Untuk menyelesaikan perbedaan dan kesalahpahaman
Untuk membangkitkan semangat dan mencari kerja sama
Untuk meninjau kinerja masa lalu dan mengevaluasinya
Menciptakan rasa kesinambungan dan solidaritas dalam kerja tubuh.
Di zaman mekanis ini, persatuan adalah kekuatan, dan pekerjaan yang bersatu dilakukan melalui pertemuan. Diperkirakan di seluruh dunia, jutaan pertemuan dilakukan setiap hari, dan jumlah serta kegunaannya terus meningkat.
Itu sebabnya meskipun banyak komentar negatif dibuat tentang penggunaan pertemuan; secara keseluruhan kami menemukan bahwa pertemuan adalah alat yang berguna untuk pengambilan keputusan dan tindakan kolektif.
Keuntungan Rapat:
(i) Hemat waktu:
Karena seseorang dapat bertemu sejumlah orang sekaligus secara interaktif, rapat dapat menghemat waktu.
(ii) Kelompok alamat:
Seseorang dapat membagi audiens sesuai dengan latar belakang dan kebutuhan mereka, dan menyapa mereka kelompok demi kelompok.
(iii) Mengatasi ledakan informasi:
Teknologi baru dan peraturan baru semakin tebal dan cepat. Pertemuan memungkinkan kita mengatasi situasi ini.
(iv) Dukungan sosial dan emosional:
Anggota mendapatkan dukungan pribadi dari satu sama lain ketika mereka bertemu dan bertukar pikiran.
(v) Merasa dimintai pendapat:
Anggota merasa bahwa mereka telah diajak berkonsultasi dan ini berguna untuk mendapatkan kerja sama yang cerdas dan mau.
(vi) Fungsi demokrasi:
Demokrasi bertujuan untuk mencapai kesejahteraan semua orang dengan keterlibatan semua orang. Hal ini dimungkinkan melalui pertemuan.
(vii) Pengembangan ide:
Ide-ide dipupuk silang secara sistematis, dianalisis dan diperbaiki oleh suatu kelompok.
(viii) Menjinakkan pembuat onar:
Dengan kolektivitas kekuatan konstruktif, pembuat onar dapat diisolasi dalam pertemuan dan tindakan positif dimulai. Lawan dari suatu rencana mendapatkan forum untuk menyuarakan oposisi mereka, yang dapat diatasi di hadapan sekelompok orang yang mendukung.
(ix) Keputusan yang lebih berani:
Secara kolektif kita dapat mengambil keputusan yang lebih berani karena kekuatan yang bersatu.
(x) Berbagai kelompok kepentingan diwakili:
Dalam sebuah pertemuan banyak kelompok kepentingan dapat diwakili dan minoritas juga dapat diperhatikan.
(xi) Mencegah kesalahan:
Pertemuan membantu menghindari kesalahan dengan fokus kolektif dan banyak sudut pada masalah.
Kekurangan:
- Memakan waktu:
Rapat membutuhkan sejumlah orang untuk berkumpul pada waktu dan tempat yang sama. Ini memakan waktu karena pekerjaan lain harus dikesampingkan demi pertemuan itu.
- Ketidakmampuan untuk mengambil keputusan:
Sama seperti “dua kepala lebih baik dari satu”, juga benar bahwa “terlalu banyak juru masak merusak sup”. Banyaknya pandangan dan sikap keras kepala pribadi para anggota dapat menghalangi rapat untuk mengambil keputusan yang mungkin diambil sendiri oleh kepala eksekutif.
- Kurangnya keseriusan:
Banyak rapat mengalami kelemahan karena para anggota datang tanpa persiapan dan merasa bahwa yang lain akan berpikir dan berbicara. Mereka merasa bisa mengambil tumpangan gratis. “Pekerjaan semua orang bukanlah pekerjaan siapa pun.”
- Ketua yang tidak ahli:
Sama seperti pesawat yang dikemudikan oleh seorang pilot, rapat dipiloti oleh ketua. Kurangnya keterampilan dan kegagalan/bias pribadinya dapat membuat rapat gagal.
- Mahal:
Rapat mahal untuk diatur – mereka membutuhkan tempat, dokumen, komunikasi sebelumnya, dan perjalanan oleh para peserta.
- Terbuka terhadap gangguan:
Sebuah rapat rawan diganggu oleh unsur yang bertentangan dengan tujuannya. Ada kalanya penolakan satu penumpang untuk menyesuaikan diri menunda seluruh penerbangan. Hal yang sama untuk rapat. Semangat memberi-dan-menerima mungkin hilang di beberapa peserta.