Kepegawaian: Artinya, Sifat dan Pentingnya!
Arti dari Kepegawaian:
Istilah ‘Staffing’ berkaitan dengan perekrutan, seleksi, pengembangan, pelatihan dan kompensasi dari personil manajerial. Kepegawaian, seperti semua fungsi manajerial lainnya, adalah tugas yang dilakukan oleh manajemen puncak setiap saat. Dalam perusahaan yang baru dibuat, penempatan staf akan datang sebagai a. langkah ketiga—di samping perencanaan dan pengorganisasian—tetapi dalam perusahaan yang sedang berjalan, proses penempatan staf berlangsung terus menerus.
Untuk mendefinisikan dan mengklarifikasi kelompok karyawan yang termasuk dalam konsep kepegawaian, harus dinyatakan bahwa fungsi kepegawaian berkaitan dengan penempatan, pertumbuhan dan perkembangan semua anggota organisasi yang fungsinya untuk menyelesaikan sesuatu melalui satu upaya individu lain.
Definisi ini mencakup semua tingkatan manajemen karena mereka yang akan menempati posisi di dua atau tiga tingkat manajemen teratas lima belas atau dua puluh tahun dari sekarang kemungkinan besar akan ditemukan di tingkat yang lebih rendah saat ini.
“Fungsi manajerial kepegawaian melibatkan pengelolaan struktur organisasi melalui seleksi, penilaian, dan pengembangan personel yang efektif dan tepat untuk mengisi peran yang dirancang ke dalam struktur.” – Koontz dan O’Donnell
Sifat Kepegawaian:
Staffing merupakan bagian integral dari manajemen sumber daya manusia. Ini memfasilitasi pengadaan dan penempatan orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat.
Sifat dari fungsi kepegawaian dibahas di bawah ini:
- Berpusat pada Orang:
Kepegawaian berpusat pada orang dan relevan di semua jenis organisasi. Ini berkaitan dengan semua kategori personel dari atas ke bawah organisasi.
Klasifikasi personel yang luas mungkin sebagai berikut:
(i) Pekerja kerah biru (yaitu, mereka yang mengerjakan mesin dan terlibat dalam pemuatan, pembongkaran, dll.) dan pekerja kerah putih (yaitu, pegawai administrasi).
(ii) Personel manajerial dan non-manajerial.
(iii) Profesional (seperti Chartered Accountant, Sekretaris Perusahaan, Pengacara, dll.).
- Tanggung Jawab Setiap Manajer:
Staffing adalah fungsi dasar dari manajemen. Setiap manajer terus terlibat dalam menjalankan fungsi kepegawaian. Dia secara aktif terkait dengan perekrutan, seleksi, pelatihan dan penilaian bawahannya. Kegiatan ini dilakukan oleh kepala eksekutif, manajer departemen dan mandor dalam kaitannya dengan bawahan mereka. Dengan demikian, penempatan staf adalah fungsi manajemen yang meresap dan dilakukan oleh para manajer di semua tingkatan.
Merupakan tugas setiap manajer untuk melakukan kegiatan kepegawaian seperti seleksi, pelatihan, penilaian kinerja dan konseling karyawan. Di banyak perusahaan. Departemen Personalia dibuat untuk melakukan kegiatan ini.
Tetapi itu tidak berarti bahwa para manajer pada tingkat yang berbeda dibebaskan dari tanggung jawab yang berkaitan dengan kepegawaian. Departemen Personalia didirikan untuk memberikan bantuan kepada para manajer dalam menjalankan fungsi kepegawaian mereka. Dengan demikian, setiap manajer harus berbagi tanggung jawab kepegawaian.
- Keterampilan Manusia:
Fungsi kepegawaian berkaitan dengan pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia. Setiap manajer harus menggunakan keterampilan hubungan manusia dalam memberikan bimbingan dan pelatihan kepada bawahan. Keterampilan hubungan manusia juga diperlukan dalam penilaian kinerja, transfer dan promosi bawahan. Jika fungsi kepegawaian dilakukan dengan baik, maka hubungan manusia dalam organisasi akan terjalin dengan baik.
- Fungsi Berkelanjutan:
Fungsi kepegawaian harus dilakukan secara terus menerus. Ini sama pentingnya dalam organisasi yang sudah mapan dan organisasi baru. Dalam sebuah organisasi baru, harus ada perekrutan, seleksi dan pelatihan personil. Dalam menjalankan organisasi, setiap manajer terlibat dalam berbagai kegiatan kepegawaian. Dia harus membimbing dan melatih para pekerja dan juga mengevaluasi kinerja mereka secara terus menerus.
Pentingnya Kepegawaian:
Sangat penting bagi organisasi bahwa jenis orang yang tepat dipekerjakan. Mereka harus diberikan pelatihan yang memadai sehingga pemborosan minimal. Mereka juga harus dibujuk untuk menunjukkan produktivitas dan kualitas yang lebih tinggi dengan menawarkan insentif kepada mereka.
Bahkan, kinerja yang efektif dari fungsi staf diperlukan untuk mewujudkan manfaat berikut:
- Performa Efisien dari Fungsi Lain:
Staffing adalah kunci untuk kinerja yang efisien dari fungsi manajemen lainnya. Jika sebuah organisasi tidak memiliki personel yang kompeten, maka tidak dapat melakukan fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian dengan baik.
- Penggunaan Teknologi dan Sumber Daya Lainnya Secara Efektif:
Ini adalah faktor manusia yang berperan penting dalam pemanfaatan teknologi terbaru, modal, material, dll secara efektif. Manajemen dapat memastikan jenis personel yang tepat dengan melakukan fungsi kepegawaian.
- Pemanfaatan Sumber Daya Manusia Secara Optimal:
Tagihan gaji yang menjadi perhatian besar cukup tinggi. Mereka juga menghabiskan uang untuk rekrutmen, seleksi, pelatihan dan pengembangan karyawan. Untuk mendapatkan output yang optimal dari personel, fungsi kepegawaian harus dilakukan secara efisien.
- Pengembangan Sumber Daya Manusia:
Pihak manajemen diharuskan untuk menentukan kebutuhan tenaga kerja jauh-jauh hari. Juga untuk melatih dan mengembangkan personel yang ada untuk kemajuan karir. Ini akan memenuhi kebutuhan perusahaan di masa depan.
- Motivasi Sumber Daya Manusia:
Perilaku individu dibentuk oleh banyak faktor seperti tingkat pendidikan, kebutuhan, faktor sosial budaya, dll. Oleh karena itu, aspek manusia dalam organisasi menjadi sangat penting. Para pekerja dapat dimotivasi melalui insentif finansial dan non-finansial.
- Membangun Semangat Tinggi:
Jenis iklim yang tepat harus diciptakan bagi para pekerja untuk berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi. Dengan menjalankan fungsi kepegawaian secara efektif, manajemen dapat menunjukkan signifikansi yang melekat pada personel yang bekerja di perusahaan. Hal ini akan meningkatkan moral karyawan.